Verdienstausfallentschädigungen und Lohnsteuer

Abweichungen zwischen errechnetem und erstattetem Betrag

Die dem Arbeitgeber tatsächlich erstattete Verdienstausfallentschädigung weicht häufig von dem Betrag ab, den der Arbeitgeber bei der Gehaltsabrechnung berücksichtigt hat. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit Schreiben vom 25.01.2023 erläutert, wie vorzugehen ist, wenn eine Änderung des Lohnsteuerabzugs für das betreffende Jahr nicht mehr möglich ist.

Verdienstausfallentschädigung

Beschäftigte erhalten unter bestimmten Bedingungen eine steuerfreie Verdienstausfallentschädigung nach § 56 IfSG, etwa wenn sie sich auf Anordnung des Gesundheitsamtes in Quarantäne begeben müssen. Der Arbeitgeber ermittelt den Betrag und zahlt ihn aus. Er kann bei der zuständigen Behörde die Erstattung der Verdienstausfallentschädigung beantragen.

Die Entschädigung ist nach § 3 Nr. 25 EStG steuerfrei und unterliegt dem Progressionsvorbehalt. Der Arbeitgeber hat ihre Höhe in der Lohnsteuerbescheinigung anzugeben.

Änderung des Lohnsteuerabzugs

Stellt der Arbeitgeber nachträglich fest, dass die Entschädigung nicht zutreffend ermittelt wurde und die lohnsteuerliche Behandlung der Zahlung daher zu korrigieren ist, hat er dies grundsätzlich mit der nächsten Lohnzahlung zu tun (§ 41c Abs. 1 EStG). Wurden die Lohnsteuerbescheinigungen bereits übermittelt bzw. ausgestellt, ist eine Änderung des Lohnsteuerabzugs jedoch nicht mehr möglich (§ 41c Abs. 3 EStG). In diesem Fall ist laut BMF wie folgt vorzugehen:

Zu hoher Lohnsteuereinbehalt

Wenn der Arbeitgeber zu viel Lohnsteuer auf die Entschädigung abgeführt hat – etwa weil er irrtümlich davon ausgegangen ist, dass sie steuerpflichtig ist – trifft ihn keine Mitteilungspflicht gegenüber dem Betriebsstättenfinanzamt. Der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin kann die Erstattung der zu hoch einbehaltenen Lohnsteuer nur im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung geltend machen (H 41c.1 Stichwort „Erstattungsantrag“ LStH).

Zu geringer Lohnsteuereinbehalt

Hat der Arbeitgeber die ausgezahlte Entschädigung als steuerfrei behandelt und lehnt die zuständige Behörde die Erstattung ab oder gewährt sie einen niedrigeren Erstattungsbetrag als beantragt, wurde zu wenig Lohnsteuer einbehalten. Denn lediglich der erstattete Betrag ist nach § 3 Nr. 25 EStG steuerfrei.

Fordert der Arbeitgeber den überzahlten Betrag vom Arbeitnehmer bzw. der Arbeitnehmerin zurück, verringert dies den unter Nr. 15 der Lohnsteuerbescheinigung einzutragenden Betrag im Kalenderjahr der Rückzahlung. Gegebenenfalls ist ein Negativbetrag zu bescheinigen.

Falls der Arbeitgeber auf den Differenzbetrag verzichtet und auch keine andere Steuerbefreiung greift (§ 3 Nr. 11a, Nr. 11b oder Nr. 11c EStG), sind die Fälle nach § 41c Abs. 4 EStG unverzüglich dem Betriebsstättenfinanzamt anzuzeigen. Die Korrektur nimmt die Finanzbehörde im Rahmen der Veranlagung zur Einkommensteuer oder über eine Lohnsteuer-Nachforderung gegenüber dem Arbeitnehmer bzw. der Arbeitnehmerin vor.

Befreiung von der Anzeigepflicht – Nichtbeanstandung

Wurde zu wenig Lohnsteuer einbehalten und beträgt die Differenz zwischen gezahlter Verdienstausfallentschädigung und Erstattung höchstens 200 Euro pro Quarantänefall, beanstandet es die Finanzbehörde nicht, wenn der Arbeitgeber keine Anzeige nach § 41c Abs. 4 EStG vornimmt. In diesen Fällen haftet der Arbeitgeber nicht für die nicht vorschriftsmäßig einbehaltene Lohnsteuer und sie wird auch nicht vom Arbeitnehmer bzw. der Arbeitnehmerin nachgefordert.