Le choix d’un outil de pilotage de la performance (EPM) est une étape importante pour répondre aux besoins fonctionnels et aux défis des directions financières et extra financières.
Le marché de l’EPM est diversifié, avec des éditeurs offrant des fonctionnalités novatrices. Chaque direction doit définir ses critères spécifiques pour sélectionner l’outil EPM le plus approprié à ses besoins.
Le marché de l’EPM est composé de plus d’une dizaine d’éditeurs avec des positionnements stratégiques différents sur le marché, et disposant chacun d’avantages et d’inconvénients en termes de couverture fonctionnelle. Bien que tous proposent des fonctionnalités génériques, certains ont des approches plus financières, alors qu’à l’inverse, d’autres éditeurs proposent une organisation sous la forme de boîtes à outils, offrant des fonctionnalités répondant à tout type d’activités (suivi RH, logistique, achat, vente, etc.).
D’une direction à l’autre, l’outil EPM ne couvrira pas les mêmes besoins.
Certaines directions opérationnelles vont par exemple avoir tendance à privilégier des solutions agiles et flexibles permettant la mise en œuvre de restitution à la volée et une adaptation avec l’évolution de l’activité, tandis que d’autres attacheront de l’importance au cadre donné, à la production des états financiers statutaires en complément de la vision de la gestion à proprement parler. Chaque direction exploitera par ailleurs des sources de données hétérogènes, nécessitant de clarifier les liaisons et les règles lors de la phase de cadrage.
Quelques principes clés structurants pour la sélection de l’outil :
Penser la solution à moyen terme
Il est important de réfléchir à moyen terme et de se projeter pour tenir compte des besoins futurs de l’entreprise. Dans une logique d’intégration de nouveaux processus, de nouvelles activités ou de nouvelles entités dans la solution, il faut prévoir un outil évolutif capable d’intégrer de nouveaux modules qui communiquent ensemble et d’enrichir le modèle de données. Une certaine flexibilité est donc à prévoir. Il convient également de bien confirmer la capacité de l’éditeur à intégrer les prochains changements réglementaires.
Identifier les critères de sélection
Il n’est pas rare que les utilisateurs réalisent une longue liste de souhaits et d’attentes. Il convient de faire la distinction entre les besoins essentiels et non essentiels, non structurants ou non matures. Compte tenu de l’activité propre et des processus liés, il faut également veiller à faire ressortir les points spécifiques. Ces éléments peuvent être discriminants dans le choix de l’outil.
Intégrer toutes les parties prenantes
Les responsables de domaines fonctionnels dont les besoins seront couverts par la solution EPM doivent être intégrés au processus de sélection de la solution : consolidation, controlling, trésorerie, taxe, ESG, IT et BU locales. Certains chantiers et feuilles de route ont des contraintes qui peuvent être intégrées dans la sélection finale. La DSI gère par exemple les systèmes applicatifs de l’entreprise et doit donc être intégrée aux réflexions en matière de choix d’outil EPM.
Choix de l’architecture technique
Historiquement les solutions EPM étaient exclusivement proposées en « on-premise », installées et gérées directement sur les serveurs internes ou externes à l’entreprise.
On constate désormais que les éditeurs proposent des offres en modes SaaS (Software as a Service), PaaS (Platform as a Service), et IaaS (Infrastructure as a Service). Les schémas ci-dessous présentent les différents niveaux de services associés :
