Informativa sulla privacy per Yello

Luglio 2021

1. Introduzione

La presente Informativa sulla privacy ha lo scopo di descrivere le prassi adottate da EY in relazione a Yello ("Piattaforma") in materia di privacy di tutti gli individui i cui dati personali sono elaborati e conservati nella Piattaforma. La presente Informativa sulla privacy deve essere letta unitamente all'Informativa sulla privacy su ey.com e in caso di conflitto con l'Informativa sulla privacy su ey.com, prevarranno le Condizioni della presente Informativa sulla privacy.  Leggere attentamente la presente Informativa sulla privacy. 

2. Chi gestisce la Piattaforma?

Con "EY" si intendono una o più società associate a Ernst & Young Global Limited ("EYG"), ciascuna delle quali rappresenta un'entità giuridica separata e può determinare le finalità e i mezzi per il trattamento dei dati in modo indipendente (ovvero, agire in qualità di titolare del trattamento dei dati o in virtù di una qualifica analoga). L'entità che, fornendo la Piattaforma attraverso il quale saranno trattati e conservati i dati personali dell'utente, agisce in qualità di titolare del trattamento dei dati (o qualifica analoga) è EY Global Services Limited, che ha ottenuto in licenza tale Piattaforma da RECSOLU, Inc., DBA Yello, 55 E. Monroe Suite 3600, Chicago, IL 60603. I dati personali trattati nella Piattaforma sono condivisi da EY Global Services Limited con una o più aziende associate a EYG (consultare la sezione 6, "Chi ha accesso ai dati personali dell'utente?", di seguito).

La Piattaforma e’ gestita in hosting sui server di Amazon Web Services in Irlanda e Francoforte.

3.   Perché abbiamo bisogno dei dati personali dell'utente?

La piattaforma è un sistema basato su cloud che migliorerà il sostegno alla società da parte dei team Talent EY e supporterà le iniziative di reclutamento nei campus EY. La piattaforma ha due funzionalità: (i) fungere da strumento di reclutamento per la presentazione delle domande di lavoro; e (ii) fungere da pool di candidati per le varie posizioni professionali.

Per quanto riguarda i candidati, i dati personali elaborati nella Piattaforma vengono utilizzati per le seguenti finalità:

  • Creazione dell'account;
  • Accesso a Yello;
  • Invio di inviti per gli eventi del campus e relativa gestione;
  • Presentazione delle domande di lavoro;
  • Conduzione di colloqui digitali;
  • Valutazione delle domande di lavoro;
  • Gestione della formazione dei candidati e della comunicazione (ad esempio, e-mail di marketing destinati a quei candidati/richiedenti inclusi nel pool di talenti);
  • Selezione di candidati idonei per l'assunzione;
  • Pianificazione dei colloqui; e
  • Aggiornamenti dopo i colloqui.

 

Per i dati non sensibili, il trattamento dei dati personali dell'utente è necessario ai fini dei legittimi interessi perseguiti dal titolare del trattamento dei dati o da terzi, a meno che tali interessi non siano superati dagli interessi o dai diritti e dalle libertà fondamentali dell'interessato che richiedono la protezione dei dati personali. Gli interessi legittimi specifici sono:

  • Gestione delle risorse umane, comprese le analisi delle prestazioni e il reclutamento;
  • Successo delle pratiche di reclutamento di EY, tra cui ricerca, reclutamento, selezione e assunzione.

L'utente ha il diritto di negare in qualsiasi momento, per motivi correlati alla propria situazione particolare, il trattamento dei propri dati personali in base ai legittimi interessi di cui sopra.

Tratteremo i dati personali sensibili dell'utente sulla base del suo consenso. Il conferimento dei propri dati personali a EY è facoltativo. Tuttavia, se non l'utente fornisce, in toto o in parte, i propri dati personali, EY potrebbe non essere in grado di adempiere le finalità del trattamento. L'utente ha il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento.

Per quanto riguarda gli utenti EY della Piattaforma, i dati personali elaborati nella Piattaforma vengono utilizzati per le seguenti finalità:

  • Creazione dell'account;
  • Accesso a Yello;
  • Creazione di richieste di lavoro ed eventi;
  • Invio di inviti per gli eventi del campus e relativa gestione;
  • Conduzione di colloqui digitali;
  • Valutazione delle domande di lavoro;
  • Gestione della formazione dei candidati e della comunicazione;
  • Selezione di candidati idonei per l'assunzione;
  • Pianificazione dei colloqui;
  • Aggiornamenti dopo i colloqui;
  • Identificazione degli intervistatori. 

Il trattamento dei dati personali dell'utente è necessario ai fini dei legittimi interessi perseguiti dal titolare del trattamento dei dati o da terzi, a meno che tali interessi non siano superati dagli interessi o dai diritti e dalle libertà fondamentali dell'interessato che richiedono la protezione dei dati personali. Gli interessi legittimi specifici sono:

  • Gestione delle risorse umane, comprese le analisi delle prestazioni e il reclutamento;
  • Successo delle pratiche di reclutamento di EY, tra cui ricerca, reclutamento, selezione e assunzione.

L'utente ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi correlati alla propria situazione particolare, al trattamento dei propri dati personali in base ai legittimi interessi di cui sopra.

 

Per quanto riguarda i rappresentanti dei campus, i dati personali trattati nella Piattaforma vengono utilizzati per le seguenti finalità:

  • Creazione dell'account;
  • Accesso allo Piattaforma;
  • Invio di inviti per gli eventi del campus e relativa gestione;
  • In fase di selezione dei candidati idonei per l'assunzione.

Il trattamento dei dati personali dell'utente è necessario ai fini dei legittimi interessi perseguiti dal titolare del trattamento dei dati o da terzi, a meno che tali interessi non siano superati dagli interessi o dai diritti e dalle libertà fondamentali dell'interessato che richiedono la protezione dei dati personali. Gli interessi legittimi specifici sono:

  • Gestione delle risorse umane, comprese le analisi delle prestazioni e il reclutamento;
  • Successo delle pratiche di reclutamento di EY, tra cui ricerca, reclutamento, selezione e assunzione.

L'utente ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi correlati alla propria situazione particolare, al trattamento dei propri dati personali in base ai legittimi interessi di cui sopra.

4.   Che tipo di dati personali vengono trattati nella Piattaforma?

Per quanto riguarda i candidati o i richiedenti, la Piattaforma elabora le seguenti categorie di dati personali:

  • Informazioni sul profilo del candidato (nome, dettagli di contatto, istruzione, curriculum/CV, lingue parlate, preferenze geografiche, posizione, lavoro richiesto/offerto, informazioni sulla diversità, foto);
  • Informazioni sul candidato in merito a una richiesta di lavoro specifica, informazioni sui colloqui (anche tramite colloqui video/registrati), informazioni sulla valutazione, informazioni relative a requisiti operativi o normativi specifici del paese;
  • Dati personali sensibili (origine etnica, informazioni sanitarie, orientamento sessuale, identificativi governativi come numero di passaporto, dettagli del visto e numeri di identificazione nazionali);
  • I dati relativi ai precedenti penali verranno raccolti esclusivamente sotto forma di un "sì" o di un "no". Non verranno trattate ulteriori informazioni sui precedenti penali.
  • Questi dati provengono da:
    • Partner, dipendenti o appaltatori di EY (in quanto raccomandatori);
    • SuccessFactors/Employee Central;
    • SuccessFactors Recruiting;
    • Candidati/richiedenti; e
    • I dati di valutazione verranno forniti da altre piattaforme EY come CappFinity, Saville, Pymetrics e HireVue.

Per quanto riguarda gli utenti EY della Piattaforma, la Pitattaforma tratta le seguenti categorie di dati personali:

  • Dati di contatto dell'utente (nome, e-mail, numero di telefono, indirizzo)
  • Dati organizzativi (sede, entità giuridica EY, reparto)
  • Dettagli di single-sign on

Questi dati provengono da:

  • Partner, dipendenti o appaltatori di EY, nonché l'utente stesso;
  • SuccessFactors/Employee Central; e
  • SuccessFactors Recruiting.

Per quanto riguarda i rappresentanti dei campus, la Piattaforma tratta le seguenti categorie di dati personali:

  • Nome, indirizzo e-mail, titolo, numero di telefono, reparto dell'università.

Questi dati provengono da:

  • l'utente stesso; e
  • Sito Web dell'università o l'università stessa.

5.   Dati personali sensibili

I dati personali sensibili rivelano l'origine etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l'appartenenza a un sindacato, i dati genetici, i dati biometrici, i dati relativi allo stato di salute e quelli relativi alla vita sessuale o all'orientamento sessuale dell'individuo.

Per quanto riguarda i candidati o i richiedenti, i seguenti dati personali sensibili vengono raccolti e trattati nella Piattaforma:

Yello tratta i seguenti dati personali sensibili, secondo le normative locali:

  • origine etnica;
  • informazioni sanitarie;
  • orientamento sessuale;
  • identificativi governativi come numero di passaporto, dettagli del visto e numeri di identificazione nazionali; e
  • dati relativi a precedenti penali (in questa sezione, tramite la Piattaforma viene registrato solo un "sì" o un "no" e non vengono richiesti ulteriori dettagli o informazioni).

Per quanto riguarda gli utenti EY della Piattaforma o i rappresentanti dei campus, EY non raccoglie intenzionalmente dati personali sensibili tramite la Piattaforma. La Piattaforma non ha lo scopo di elaborare tali informazioni.

6.   Chi ha accesso ai dati personali dell'utente?

Nella Piattaforma, i dati personali dell'utente sono accessibili alle seguenti persone/ai seguenti team:

GRUPPO DI UTENTI

AREA

FINALITÀ

ACCESSO

QUANTITÀ

Dipendenti, partner e appaltatori di EY

Globale

Raccomandare altre persone per impieghi e fungere da approvatori ad hoc.

  • Avranno accesso in scrittura con la possibilità di creare una richiesta di lavoro da approvare.  
  • Avranno la possibilità di raccomandare canditati per iscritto. 
  • Avranno la possibilità di approvare le richieste ricevute.
  • Avranno accesso ai dati personali solo una volta conseguita la qualifica di Responsabili delle assunzioni EY.
  • Avranno accesso in lettura/scrittura ai dati personali degli altri utenti EY (ad esempio, per assegnare gli intervistatori).
  • Avranno accesso in sola lettura ai dati personali dei rappresentanti dei campus.

Circa 2.000 utenti (in totale) potrebbero avere accesso ai dati personali, ma questa condizione sarà soggetta a variazioni regionali, tipi di attività di assunzione e modifiche stagionali. Solo gli utenti autorizzati con un motivo aziendale valido avranno accesso ai dati personali in Yello.

Responsabili delle assunzioni EY

Globale

Il personale aziendale che gestirà questo ruolo e prenderà decisioni in merito alle assunzioni. 

  • Avranno accesso in sola lettura ai dati personali dei candidati/richiedenti, nonché l'accesso per visualizzare le richieste di lavoro e approvare le offerte per le richieste di lavoro in qualità di responsabili delle assunzioni.
  • Avranno accesso in lettura/scrittura ai dati personali degli altri utenti EY (ad esempio, per assegnare gli intervistatori).
  • Avranno accesso in sola lettura ai dati personali dei rappresentanti dei campus.

100.000 utenti (in totale), ma non più di 4 avranno accesso ai dati personali per ciascuna richiesta di lavoro.

Reclutatori

Globale

Il personale responsabile della gestione del processo complessivo di ricerca, reclutamento, selezione e assunzione.

  • Avranno accesso in sola lettura alle richieste di lavoro, ai dati personali dei candidati/richiedenti e offriranno informazioni sui lavori per i quali stanno reclutando.
  • Nell'ambito del processo di selezione, i Reclutatori hanno la possibilità di scrivere note sulle prestazioni di un candidato/richiedente.  
  • Avranno accesso in lettura/scrittura ai dati personali degli altri utenti EY (ad esempio, per assegnare gli intervistatori).
  • Avranno accesso in sola lettura ai dati personali dei rappresentanti dei campus.

1800 utenti (in totale), ma non più di 10 avranno accesso ai dati personali per ciascuna richiesta di lavoro.

Servizi condivisi per il reclutamento di talenti (Talent Shared Services, TSS) e Coordinatori per il reclutamento

Globale (specifica per TSS: Canada, Polonia, India, Filippine, Sud Africa, Belgio, Paesi Bassi, Cina, Regno Unito)

A supporto del processo di reclutamento vengono assegnati i ruoli di Talent Transactional (TT) e/o Hub di amministrazione

  • Avranno accesso in sola lettura alle richieste di lavoro, ai dati personali dei candidati/richiedenti e offriranno informazioni sulle richieste di lavoro che supportano.
  • Avranno accesso in sola lettura ai dati personali degli altri utenti EY (ad esempio, per assegnare gli intervistatori).
  • Avranno accesso in sola lettura ai dati personali dei rappresentanti dei campus.

1350 utenti (in totale). Ogni regione ha un numero variabile di Servizi condivisi per il reclutamento di talenti e di Coordinatori per il reclutamento, ma tutte queste persone avranno accesso ai dati personali solo nella regione supportata. Sono previste politiche interne per limitare l'accesso ai dati personali da parte di questo gruppo di utenti.

Super utente per la ricerca

Globale

Fornire supporto per la ricerca/il reclutamento (ad esempio, identificazione di potenziali candidati/richiedenti per i vari ruoli, supporto in fase di colloquio)

  • Avranno accesso in lettura/scrittura alle richieste di lavoro, ai dati personali dei candidati/richiedenti e offriranno informazioni sulle richieste di lavoro che supportano.
  • Avranno accesso in lettura/scrittura ai dati personali degli altri utenti EY.
  • Avranno accesso in lettura/scrittura ai dati personali dei rappresentanti dei campus.

 150 (che rappresenta un numero limitato di utenti in 150 paesi)

Supporto di sistema a livello globale

 Canada, India, Nuova Zelanda, Stati Uniti, Polonia

Concesso a un numero limitato di persone in EY per la supervisione e la gestione della piattaforma a livello globale, inclusa la supervisione delle attività di supporto e rilascio di SuccessFactors Recruiting.

  • Avranno accesso amministrativo completo ai dati personali, ai dati di sistema e alle funzionalità richieste per il supporto del sistema.

9

Reportistica a livello globale

Stati Uniti, India, Polonia

Fornisce supporto per la reportistica a livello globale  nella creazione e nella gestione di report su tutti i dati.

  • Avranno accesso in sola lettura ai dati personali e anonimizzati necessari per la creazione di report a livello globale. Sono autorizzati a creare ed eseguire report.

 8

Candidati/richiedenti

Globale

Consentire alle persone di esprimere interesse per EY e fare domanda per eventuali posizioni aperte.

  • Avranno accesso ai propri dati personali solo per crearli, modificarli ed eliminarli sul proprio profilo del candidato. Avranno la possibilità di accedere per candidarsi per tutti gli annunci di lavoro pubblicati da EY.
  • Avranno accesso in sola lettura ai dati personali degli utenti EY (ad esempio, i nomi dei rispettivi intervistatori).

 Ignota

Personale di assistenza Yello

Stati Uniti

Fornire supporto tecnico in base alle necessità. 

  • Avranno accesso amministrativo ai dati personali, ai dati di sistema e alle funzionalità richieste per il supporto di sistema.

da 3 a 5

Personale di assistenza Tata COnsulting Services

Messico e India

Fornire supporto tecnico in base alle necessità. 

  • Avranno accesso amministrativo ai dati personali, ai dati di sistema e alle funzionalità richieste per il supporto di sistema.

Circa 30

I diritti di accesso sopra specificati riguardano il trasferimento di dati personali in varie giurisdizioni (incluse le giurisdizioni al di fuori dell'Unione Europea) in cui opera EY (le sedi degli uffici EY sono elencate all'indirizzo https://www.ey.com/en_gl/locations). Una panoramica delle entità della rete EY che forniscono servizi a clienti esterni è consultabile qui (Vedere la sezione 1 (Informazioni su EY), "Elenco di aziende associate e affiliate a EY"). EY tratterà i dati personali dell'utente all'interno della Piattaforma in conformità alle leggi e alle normative professionali vigenti nella giurisdizione di appartenenza. I trasferimenti di dati personali nell'ambito della rete EY sono disciplinati dalle Norme vincolanti d'impresa di EY.

Trasferiamo o divulghiamo i dati personali raccolti a fornitori di servizi di terze parti (e relative sussidiarie e affiliate) incaricati di supportare i nostri processi ausiliari interni. Ad esempio, ci avvaliamo di fornitori di servizi per fornire, eseguire e supportare la nostra infrastruttura IT (come la gestione dell'identità, l'hosting, l'analisi dei dati, il backup, la sicurezza e i servizi di archiviazione nel cloud) e per l'archiviazione e lo smaltimento sicuro dei nostri documenti cartacei. È nostra politica rivolgerci esclusivamente a fornitori di servizi di terze parti che sono tenuti a mantenere livelli adeguati di protezione dei dati, sicurezza e riservatezza e che rispettano i requisiti legali vigenti in materia di trasferimento dei dati personali al di fuori della giurisdizione in cui sono stati raccolti.

Nella misura in cui i dati personali sono stati resi anonimi in modo tale che l'utente o il suo dispositivo non sia più ragionevolmente identificabile, tali informazioni saranno trattate come dati non personali e le condizioni della presente Informativa sulla privacy non saranno applicabili.

Per i dati raccolti nello Spazio economico europeo (SEE) o relativi a persone ivi ubicate, EY richiede un meccanismo di trasferimento adeguato che ottemperi alla legge vigente. Il trasferimento dei dati personali dalla Piattaforma a RECSOLU, Inc., DBA Yello è regolato da un accordo tra EY e il fornitore di servizi che include clausole standard sulla protezione dei dati adottate dalla Commissione europea.

7.   Conservazione dei dati

La nostra politica prevede di conservare i dati personali solo per il tempo necessario alle finalità descritte nella sezione "Perché abbiamo bisogno dei dati personali dell'utente?" I periodi di conservazione variano in base alla giurisdizione e sono stabiliti in conformità ai requisiti di conservazione normativi e professionali locali.

Al fine di soddisfare i nostri requisiti professionali e legali, per stabilire, esercitare o difendere i nostri diritti legali e per motivi di archiviazione e storici, dobbiamo conservare le informazioni per periodi di tempo significativi.

Le politiche e/o procedure per la conservazione dei dati personali nella Piattaforma sono:

  • Per quanto riguarda i candidati, i richiedenti o i rappresentanti dei campus, i dati saranno conservati in linea con le relative norme del paese di riferimento. Una volta terminato il periodo di conservazione dei dati, i dati personali saranno cancellati o resi anonimi (nel qual caso, non saranno più dati personali e l'utente non sarà identificabile attraverso di essi).
  • Per quanto riguarda gli utenti EY della Piattaforma, i dati saranno conservati in linea con la Politica di registrazione IT di EY, la Politica globale di conservazione dei dati di EY e il relativo Programma di conservazione nazionale (CRS). Una volta terminato il periodo di conservazione dei dati, i dati personali saranno cancellati o resi anonimi (nel qual caso, non saranno più dati personali e l'utente non sarà identificabile attraverso di essi).

8.   Sicurezza

EY tutela la riservatezza e la sicurezza delle informazioni ottenute nel corso della propria attività. L'accesso a tali informazioni è limitato e sono in atto politiche e procedure progettate per salvaguardare le informazioni da perdita, uso improprio e divulgazione impropria. Ulteriori informazioni sul nostro approccio alla protezione dei dati e alla sicurezza delle informazioni sono disponibili nel nostro opuscolo Protezione dei dati.

9.   Controllo dei dati personali

EY non trasferirà i dati personali degli utenti a terzi (ad eccezione dei soggetti esterni di cui al paragrafo 6 sopra), tranne nel caso in cui l'utente abbia espresso il suo consenso o le disposizioni di legge lo richiedano.  

L'utente è legalmente autorizzato a richiedere i dettagli sui dati personali di EY che lo riguardano.

Per sapere se i propri dati personali sono trattati nella Piattaforma, accedere ai propri dati personali nella Piattaforma oppure (ove applicabile) per revocare il consenso, è sufficiente contattare il proprio rappresentante EY abituale o inviare una richiesta via e-mail all'indirizzo global.data.protection@ey.com.

10.  Opposizione, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento o della portabilità dei dati

L'utente può controllare che i suoi dati personali siano esatti e aggiornati. L'utente può opporsi al trattamento dei propri dati personali o richiedere la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento o una copia facilmente trasportabile dei propri dati personali contattando il proprio rappresentante EY abituale o inviando un'e-mail all'indirizzo global.data.protection@ey.com.

11.  Reclami

Se si sospetta una violazione della legge sulla privacy o di qualsiasi altra normativa, è possibile contattare l'Ufficio legale (General Counsel's Office) e/o il Responsabile della privacy globale (Global Privacy Leader) di EY presso 6 More London Place, Londra, SE1 2DA, Regno Unito o via e-mail all'indirizzo global.data.protection@ey.com oppure tramite il proprio rappresentante EY abituale. Un Responsabile EY della privacy globale condurrà delle indagini sul reclamo e fornirà informazioni sulle azioni intraprese per gestirlo e risolverlo.

Se non si è soddisfatti di come EY ha risolto il reclamo, è possibile fare ricorso all'autorità per la protezione dei dati del proprio paese. È inoltre possibile rivolgersi a un tribunale del foro competente. 

Alcune aziende associate a EY con sede in paesi al di fuori dell'Unione europea (UE) hanno nominato un rappresentante nell'UE che agisca per loro conto nel caso in cui intraprendano attività di trattamento dei dati disciplinate dal Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell'UE. Ulteriori informazioni e i dettagli di contatto di questi rappresentanti sono disponibili qui.

12.  Come contattarci

In caso di dubbi o ulteriori domande, è possibile contattare il proprio rappresentante EY abituale o inviare un'e-mail all'indirizzo global.data.protection@ey.com.