Come si ottimizzano i processi aziendali?

Le competenze maturate nell’ambito dell’AI generativa hanno permesso ad EY di disegnare una soluzione tailor-made rispetto alle esigenze del cliente. EY ha adottato un approccio innovativo, coinvolgendo un team multidisciplinare e seguendo un framework basato su tre pillar fondamentali: Value, People e Confidence.

Il progetto si è focalizzato sulla generazione di valore per l’azienda, abilitando un boost della produttività ed un efficientamento dei processi in diverse aree di Business di RINA tra cui: Delivery Tecnica, Supply Chain e Sales.

Il punto di partenza sono state le persone. Grazie ad un approccio strutturato al cambiamento, è stata messa in piedi una prima fase pilota per facilitare l’adoption della soluzione, prevedendo il coinvolgimento attivo delle risorse sin dalle prime fasi di assessment. Mediante workshop e training mirato, sono stati individuati gli strumenti di M365 più utilizzati dai dipendenti e sono stati colmati i gap di conoscenze sul prompting delle personas target.  In seguito, le risorse sono state coinvolte nell’analisi per l’individuazione degli use case rilevanti, con l'obiettivo di ottimizzare i task maggiormente time-consuming.

Nelle fasi iniziale dell’implementazione alcuni utenti selezionati sono stati sottoposti a un Test Plan per l’autovalutazione delle proprie competenze e prestazioni rispetto allo strumento, al fine di misurare con KPI concreti l’impatto positivo generato da Copilot M365. Nello specifico, i quasi 2000 test effettuati hanno dimostrato la profonda efficacia dell'implementazione di Copilot M365 nel migliorare la produttività e la qualità del lavoro. I risultati della prima fase di testing sono stati così incoraggianti che il gruppo di lavoro ha deciso di estendere la portata dell’intervento coinvolgendo a livello globale quasi 2000 utenti di diverse aree di business, garantendo, al contempo, piena sicurezza e consapevolezza nella gestione dei rischi in tutte le fasi dell’implementazione.

L’adozione di Copilot 365 nei processi core di RINA ha generato un impatto notevole, in termini di massimizzazione dell’efficienza e di crescita delle performance.

Nella prima fase pilota del progetto, è stata condotta una survey interna sulle prime 300 licenze rilasciate secondo tre driver per la misurazione dei risultati: 

I risultati hanno riportato mediamente circa 2 ore alla settimana risparmiate sui task considerati, con un aumento della produttività pari a un 5,5%, contestualmente ad un aumento percepito della qualità degli output prodotti.

Terminata la misurazione dei KPI, sono stati effettuati dei Deep Test su un campione rappresentativo di utenti a cui è stato richiesto di svolgere dei task senza adoperare Copilot e poi di ripetere gli stessi task mediante l’ausilio di Copilot. Per rendere l’attività maggiormente efficace, è stato definito un perimetro d’analisi che fosse rappresentativo dell’operatività ordinaria dell’azienda, individuando 18 Foundational Use Case. Gli esiti sono stati positivi, rilevando un aumento della produttività del 19% a fronte di un risparmio medio di 7,6 ore settimanali.

Dati i risultati conseguiti, RINA ha valutato positivamente l’estensione del progetto, richiedendo un significativo scale up di licenze, portate a 2.000 rispetto alle 300 iniziali.

Questo ha sancito l’avvio della seconda fase del progetto, volto ad un maggior focus sulla misurazione, sia della performance dell’individuo sia dell’efficienza portata all’interno di un processo su cui lavorano un gruppo di individui.

In merito alle prestazioni individuali è stata sviluppata una dashboard basata su Power BI, che consente di monitorare costantemente l'adozione di Copilot in termini di numero di licenze attive, tasso di adozione e volume delle attività supportate.

Ultima sfida, ma non meno importante è quella di promuovere un costante utilizzo di Copilot nel tempo. Come per ogni innovazione, all'inizio c’è sempre un grande entusiasmo, ma ciò che RINA si è prefissata è mantenere questo slancio vivo nel tempo, trasformando l’iniziale novità in un vero e proprio modo di lavorare. A tal proposito, sono state introdotte una serie di iniziative concrete per accompagnare il personale nel percorso di adozione continua.

Nello specifico, RINA ha sviluppato delle Copilot Pills, brevi contenuti video pratici e veloci da fruire, pensati per dare nuovi spunti su come usare Copilot ogni giorno. Inoltre, sono state organizzate sessioni di training interattivo, in cui gli utenti possono mettere alla prova le proprie competenze su casi concreti. RINA ha anche lanciato un Copilot Center of Exellence (CoE), un canale Teams dedicato al confronto e al supporto tra colleghi, dove è possibile chiedere suggerimenti, scambiarsi consigli e condividere casi di successo.

Il successo del progetto è testimoniato anche dal grande impatto che l’implementazione ha avuto sul benessere dei dipendenti, che hanno ricoperto un ruolo attivo in tutte le fasi della sperimentazione. Il loro coinvolgimento è stato essenziale per valutare i benefici derivanti dall'adozione dello strumento, in linea con l'impegno costante di RINA per garantire la soddisfazione e la produttività complessiva delle sue persone.