Il punto di partenza è stata la consapevolezza di dover rivoluzionare il modo in cui in azienda si condividevano le informazioni, sia di tipo meramente operativo che strategico, partendo dal top management dovevamo coinvolgere tutti i livelli aziendali. Due le necessità che sono immediatamente emerse: una tecnologica e l’altra relativa all’architettura delle informazioni e all’organizzazione dei contenuti. Per la parte tecnologica è stata fatta una software selection, dopo aver messo a confronto una serie di piattaforme, la scelta è caduta su SharePoint ed il nuovo Viva Connections per l’integrazione in Microsoft Teams della soluzione (dato anche l’estensivo utilizzo di sistemi Microsoft in azienda). Figlia di questa selezione anche la decisione di realizzare il progetto con EY, con cui RINA collabora ormai da anni in svariate aree strategiche, tecnologiche ed organizzative.
È stato un progetto articolato, realizzato con l'obiettivo di avere dei momenti di ascolto e condivisione con le persone di RINA per identificare quali necessità e problematiche non erano indirizzate dalla vecchia infrastruttura, oltre al continuo confronto con il top management e con funzioni chiave dell’azienda per identificare invece quelli che fossero gli obiettivi lato istituzionale.
Per la parte di contenuti sono stati identificati quali tipi di comunicazione fosse più importante condividere, che si trattasse di informazioni di tipo più operativo piuttosto che strategico, quale dovesse essere la struttura della intranet e come organizzarla. Non solo nella costruzione, ma anche nella scelta del naming e del logo della piattaforma sono stati interpellati tutte le persone di RINA con la volontà di renderli parte attiva di questo cambiamento di strumenti e di metodologie di comunicazione interna. Dalla community è nata l’idea di chiamare la nuova intranet “Hive”, nel senso proprio di alveare, il nuovo modello di interazione tra colleghi e con l’azienda, con una filosofia di collaborazione di gruppo, essenziale per il buon funzionamento di progetti, iniziative e processi.
EY ha avuto un ruolo fondamentale per la parte di configurazione ed implementazione del progetto, rivedendo quelli che erano i desiderata e gli elementi essenziali per RINA, confrontandoli con l'esperienza sviluppata su altri clienti e scenari analoghi. EY ha contribuito a validare i contenuti, pesare le aspettative e definire la reale utilità di alcune aree tematiche piuttosto che suggerendo elementi che non fossero emersi dal processo bottom-up.
Sfruttando l’esperienza maturata da EY in progetti di employee communication è stato poi possibile raffinare l’architettura del progetto che ha visto i consulenti di EY come attori attivi e appassionati della realizzazione di questa componente essenziale per il lavoro delle oltre 5.300 persone del gruppo RINA. In questa fase, la chiave del successo è stato un processo di semplificazione, di scomposizione dei processi più complessi in unità più semplici che fossero chiaramente connesse con gli obiettivi dei singoli. L’arrivo della pandemia ha accelerato la necessità di comunicare in maniera ancora più efficiente all'interno dell'azienda e di andare online immediatamente. Si è quindi deciso di dividere il progetto in fasi, cercando di lavorare per piccoli step, evitando aree superflue e concentrandosi su obiettivi concreti. Questo processo ha consentito di ottenere un risultato immediato: in soli quattro mesi è stata costruita l’architettura tecnologica e popolata di contenuti, nel periodo da febbraio a fine giugno del 2022 la nuova intranet, Hive, è diventata operativa. Grazie al lavoro di preparazione sviluppato con EY e ad una serie di test di usabilità con il team di User Experience Designer di RINA, fin dall’inizio Hive si è rivelata funzionale, tanto da non richiedere nel tempo alcun cambiamento sostanziale. Hive è oggi il punto di accesso per tutte le informazioni di cui una persona di RINA può avere bisogno ed è accessibile da PC o da dispositivi mobili. Grazie all’integrazione con Microsoft Teams l’azienda è sempre a portata di mano e la app mobile permette di ottimizzare i tempi lavorativi, consentendo ad esempio durante una pausa in aeroporto prima di un viaggio, di accedere a tutte le ultime notizie o ricercare informazioni relative a notizie o progetti RINA.
Un altro beneficio che ha portato Hive è una maggiore inclusione di tutti dipendenti, soprattutto se pensiamo alla diffusione dello smart working o banalmente alla distribuzione geografica di RINA che opera in più di 70 paesi con oltre 200 uffici.
Il successo del progetto è dimostrato dagli oltre 4.000 accessi nel mese di luglio 2022, quello del lancio della piattaforma, volume che è rimasto costante nel tempo a testimonianza dell'efficacia delle funzionalità di Hive.
I prossimi passi vedono l’implementazione della componente social di Viva, Viva Engage, per creare ancora più un senso di community e di interscambio di idee e di esperienze tra tutte le persone di RINA.
