Chapter 1
La tecnologia produce risultati solo se viene utilizzata
Il progetto prende le mosse da un tentativo fatto precedentemente che però non è decollato in quanto lo strumento non ha ricevuto la risposta giusta da parte degli utenti, ed è rimasto inutilizzato.
Siamo partiti da un’ipotesi per l’ossatura dell’Intranet, con la parte di gestione documentale e i collegamenti ai portali aziendali dedicati a formazione e HR: servivano contenuti organizzati, integrati, accessibili. Valutando nuove possibilità abbiamo cominciato a lavorare su una roadmap più estesa e su molteplici ambiti. Oltre a implementare i moduli relativi alla formazione, abbiamo pensato di far passare tutte le comunicazioni tra amministrazione e dipendenti da SharePoint dedicati, con l’introduzione dei tracking ticket, e quindi di rendere più intuitivi i punti d’accesso alla rubrica dei contatti.
Se si vogliono raggiungere i risultati prefissati, è infatti fondamentale ottenere un elevato tasso di adozione da parte della popolazione aziendale
Chapter 2
La premessa alla trasformazione: (IN)FORMARE
Viene così definita la fase uno del progetto, ben più ampia di quanto inizialmente preventivato. Eseguirla non vuol dire soltanto predisporre l’infrastruttura IT e installare le applicazioni: bisogna fare in modo che lo strumento sia conosciuto, compreso, recepito e adottato dal maggior numero possibile di utenti.
Abbiamo organizzato sessioni di formazione, sia fisiche, sia virtuali, individuando tra i collaboratori key user e sponsor del progetto che ci aiutassero con le attività di evangelizzazione elaborando, a ridosso del roll out dell’Intranet, anche forme di comunicazione non convenzionali.
Sono stati montati dei video, una serie di corti di animazione che davano l’idea dei principali use case affrontabili dall’utente sulla nuova Intranet. I contenuti venivano messi in onda, a rotazione, sulla TV aziendale, ed erano fruibili dai monitor dislocati nei corridoi e nelle aree comuni. Ma abbiamo anche realizzato delle tovagliette brandizzate, che sono state distribuite nelle fasi di pre e post lancio nei luoghi in cui ci si ritrova per pranzare.
La strategia ha dato i suoi frutti e il tasso di adozione è stato soddisfacente. Gli early adopter e gli utenti proattivi non mancano, eppure riscontriamo ancora code di persone che non utilizzano l’Intranet come si dovrebbe. Dobbiamo introdurre e promuovere ulteriori applicazioni che ci aiutino a popolarla, lavorando sui piani del content e del project management
Chapter 3
Il salto verso lo smart working e la social collaboration
Il secondo (e ancora più strategico) passo del piano di implementazione consisterà nel trasformare l’Intranet in uno spazio di condivisione e collaborazione che accolga funzionalità di coordinamento e monitoraggio dei documenti, dei progetti e dei task gestiti dai vari team, specialmente nell’ottica di dare sempre più spazio al lavoro agile.
Da inizio 2019 i 400 dipendenti dell’azienda sono interessati da questa trasformazione. Il turnover non supera lo 0,5%, si parla dunque di una popolazione aziendale con abitudini consolidate da anni e anni di attività svolte in maniera tradizionale e con un’organizzazione molto verticalizzata, con precisi vincoli legati alla gerarchia per quanto riguarda la validazione dell’accesso agli strumenti e della condivisione dei documenti. Con l’Intranet l’obiettivo e di creare un nuovo sistema di gestione dei file che superi la logica dell’ownership delle cartelle di lavoro. Un sistema che da una parte risponda a tutte le policy aziendali, ma che dall’altra non limiti la user experience, favorendo un’operatività più libera e trasversale tra tutte le aree strategiche aziendali.
Quale potrà essere il nostro ruolo in questa seconda fase?
Supportare l’azienda con strumenti che aiutino a migliorare la collaborazione inter-funzionale e da remoto. Un grosso cambiamento, e il nostro compito è far sì che risulti il meno impattante possibile per la popolazione aziendale.
