Nowe przepisy nałożyły na szefa Krajowej Administracji Skarbowej obowiązek prowadzenia w postaci elektronicznej wykazu podmiotów, w stosunku do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji, albo które wykreślił z rejestru jako podatników VAT oraz podmiotów, które zarejestrowane są jako podatnicy VAT, w tym również takich, w przypadku których rejestracja jako podatnicy VAT została przywrócona. Wykaz jest udostępniany w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów w sposób umożliwiający sprawdzenie, czy dany podmiot znajduje się w wykazie na wybrany dzień, przypadający nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym podmiot jest sprawdzany.
Nowe narzędzie weryfikacji kontrahentów ma uchronić przedsiębiorców przed udziałem w transakcjach ze znikającymi podatnikami VAT. Weryfikacją będzie można objąć co do zasady wszystkich kontrahentów. Przy czym obowiązkowo muszą być weryfikowane dane w przypadku, gdy jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 tys. złotych. Jednakże, jak zauważa Tomasz Wagner, Senior Manager w Zespole Podatków Pośrednich w Dziale Doradztwa Podatkowego EY - weryfikacja taka będzie możliwa, ale wyłącznie przy użyciu dedykowanego oprogramowania. Poza udostępnionym przez Ministerstwo Finansów opisem interfejsu programistycznego do usługi weryfikacji statusu podmiotu VAT (API), resort ma publikować również plik tekstowy, który będzie zawierał wyciąg z białej listy podatników VAT, a który ma pozwalać na wykonywanie badania za pomocą dedykowanego oprogramowania. Z punktu funkcjonowania przedsiębiorstwa oznacza to konieczność wyposażenia własnego systemu ERP w funkcjonalność pozwalającą na dokonywanie testów z użyciem tej bazy.
Inwestycja w odpowiednie oprogramowanie
W praktyce wdrożenie białej listy podatników VAT może zatem utrudnić działalność przedsiębiorców i wymusić konieczność zainwestowania w odpowiednie narzędzia informatyczne. Jak podkreśla Tomasz Wagner, wiele dużych firm wprawdzie już dziś korzysta z oprogramowania wspierającego wykonanie obowiązków podatkowych (np. do weryfikacji numerów NIP) niemniej ograniczenia w API dla białej listy oznacza konieczność przebudowy rozwiązań spopularyzowanych w ostatnich trzech latach przez rynek. Zdaniem eksperta, producenci oprogramowania oraz spółki doradztwa podatkowego dysponujące odpowiednim zapleczem IT, zmuszeni będą do pilnego odświeżenia swojej oferty i pomysłów na produkt. Stare rozwiązania przestaną bowiem najpewniej działać, zaś wdrożenie nowych może okazać się koniecznością. Jak podkreśla ekspert, należy oczekiwać, że od 1 września rozpoczną się masowe testy, bo choć sankcje nie będą jeszcze obowiązywać, to podatnicy będą chcieli się dowiedzieć, jak duża jest skala dostawców z niezgłoszonymi rachunkami i jakie kwoty kosztów uzyskania przychodu będą od stycznia zagrożone. W ocenie Tomasza Wagnera warto, aby przedsiębiorcy już teraz zadbali o sprawdzenie, czy wszystkie używane rachunki własne zostały zgłoszone do US, a także zweryfikowali z doradcą podatkowym propozycję możliwych do zastosowania rozwiązań informatycznych.
Robert Łuszczyna, Manager w zespole Tax Technology & Transformation EY zauważa zaś, że udostępniony po 1 września wykaz podatników VAT, wciąż wymaga poprawek - nie pozwala bowiem na pobranie wszystkich informacji wylistowanych w nowelizacji ustawy o VAT. Niezależnie od kompletności wykazu Ministerstwo Finansów udostępniło już dedykowaną stronę pozwalającą na sprawdzanie informacji na Białej liście podatników VAT. Niestety strona pozwala jedynie na ręczne odpytywanie pojedynczych wartości w nowym wykazie. Dla podatników dokonujących niewielką ilość zakupów to rozwiązanie powinno okazać się wystarczające. W przypadku podmiotów dokonujących większej ilości transakcji ręczna weryfikacji będzie zbyt dużym obciążeniem. Tym samym przedsiębiorcy stają przez koniecznością stworzenia/ zakupu narzędzia pozwalającego na automatyczną weryfikację danych na Białej liście podatników VAT. Ekspert potwierdza zatem obawy, że realizacja nowego obowiązku będzie wiązała się z dodatkowym kosztem po stronie przedsiębiorców tj. wydatkiem na budowę takiego narzędzia, bądź jego zakup.
Weryfikacja kontrahentów i rachunków bankowych
W praktyce weryfikacja kontrahentów oraz rachunków bankowych w ramach białej listy podatników VAT może nastręczać licznych wątpliwości. Tomasz Wagner wskazuje, że korzystanie z wykazu może wiązać się z pewnymi ograniczeniami. Z tego względu przedsiębiorcy powinni liczyć się z następującymi problemami:
- brak odpowiedniego oprogramowania oznacza brak możliwości wykonania badania i zabezpieczenia odliczalności kosztów,
- bazowanie wyłącznie na API może wykluczyć pełne sprawdzenie listy rachunków bankowych na które planuje się dokonać przelewy,
- samo badanie w oparciu o API może obejmować nawet do 300 różnych rachunków, a zatem ich badanie manualne w ocenie Eksperta jest wątpliwe,
- należy podjąć decyzję, czy stosowne badanie zaszyć w systemie, czy dokonywać ręcznie (np. eksportując numery kont i badając je specjalnym oprogramowaniem),
- problematyczne kwestie dotyczące powiadomienia US o braku rachunku na białej liście – są na to tylko 3 dni robocze, a pismo należy złożyć do naczelnika US właściwego dla dostawcy. Jak zauważa Ekspert, przepisy przewidują na powiadomienie mało czasu, a dodatkowo trzeba zbadać właściwość US oraz zatrudniać osobę, która będzie w stanie tak szybko reagować,
- braki na liście – w praktyce podatnik może nie odnaleźć rachunku na białej liście i nie wiedzieć, czy jest to spowodowane specyfikacją rachunku, czy też inną sytuacją,
- moment wykonania testu – teoretycznie to moment zlecenia przelewu. Jednak systemy ERP działają bardzo różnie (inny moment aktywności podatnika, lub jej zupełny brak, inny moment generowania paczki przelewów, inny dla jej wysyłki do banku). Podatnik musi zatem ustalić moment, na który takie testy będą wykonywane,
- wątpliwości, czy w sytuacji, jeśli z różnych przyczyn płacimy na rachunek innego podmiotu, niż dostawca (np. podmiotu z grupy, albo przy dokonywaniu kompensat między trzema podmiotami) – czy należy sprawdzić rachunek kontrahenta, czy otrzymującego płatność, a jeśli to drugie – to czy to wystarczy dla zabezpieczenia kosztu?
Robert Łuszczyna podkreśla również, że przedsiębiorcy weryfikujący numery rachunków bankowych po dokonaniu przelewu powinni zwrócić szczególną uwagę, by okresy między weryfikacjami kontrahentów były nie większe niż 3 dni, aby w przypadku zidentyfikowania błędu, możliwe było poinformowanie naczelnika urzędu skarbowego, w terminie 3 dni od zlecenia przelewu, o ewentualnych nieprawidłowościach. Zdaniem Eksperta najlepszym rozwiązaniem wydaje się przeprowadzenie weryfikacji numerów rachunków bankowych bezpośrednio przed dokonaniem przelewu tj. w dniu zlecenia przelewu.
Eksperci zgodnie podkreślają, że w praktyce wątpliwości i obawy mogą się jeszcze mnożyć. Ponadto mogą wystąpić ogromne utrudnienia w płatnościach pomiędzy kontrahentami, a co za tym idzie, mogą pojawić się problemy z odsetkami (w przypadku braku płatności), czy też wyłączenia wydatku z kosztów do czasu zweryfikowania rachunku.
Sankcje za rachunek nieznany fiskusowi
Warto zauważyć, że ustawodawca wprowadził dla podatników także nowe sankcje. W przypadku, gdy nabywca dokona płatności na inny rachunek (niewykazany w wykazie) i sprzedawca nie uiści podatku VAT od tej transakcji na rzecz fiskusa, przedsiębiorca będzie odpowiadał za niego solidarnie wraz ze sprzedawcą, do wysokości zobowiązania podatkowego z tytułu dokonanej transakcji.
Ważne!
W okresie od 1 września 2019 r. do 31 grudnia 2019 r. wpłaty na konto inne niż wykazane w wykazie nie będą obarczone nowymi sankcjami.
Tomasz Wagner podkreśla, że choć w kontekście samych sankcji sprawa jest jasna (zapłata na rachunek nieznany fiskusowi to uniemożliwienie rozpoznania kosztu uzyskania przychodu w podatku dochodowym oraz potencjalna odpowiedzialność solidarna za VAT wykazany na fakturze), to w praktyce można mieć obawy związane z samą próbą dochodzenia do tego, czy sankcja znajdzie zastosowanie. Zdaniem eksperta najlepiej wątpliwości te można zaobserwować na poniższych przykładach.
