E-Rechnung in Österreich: Wegbereiterin der umsatzsteuerlichen Digitalisierung

• Vorstellung relevanter Anbieter:innen und Technologielösungen
• Entwicklung eines maßgeschneiderten Anforderungskatalogs
• Gestaltung des Auswahlprozesses nach ausgewählten Bewertungskriterien

Der Prozess umfasst drei Schritte: Erstellung, Übermittlung und Verarbeitung.

1. Erstellung: Die Rechnung wird in einem strukturierten Format wie ebInterface oder EU-weit UBL erzeugt.
2. Übermittlung: Der Versand erfolgt elektronisch, z. B. über ein E-Invoicing-Portal, ein ERP-System oder zertifizierte Provider.
3. Verarbeitung: Beim Empfänger bzw. der Empfängerin werden die Daten automatisiert eingelesen, geprüft und in die Buchhaltung übernommen. Dadurch entfallen manuelle Eingaben, was Fehler reduziert und Prozesse beschleunigt.

Ja, die elektronische Rechnung ist in Österreich verpflichtend – aber nur in bestimmten Fällen. Seit 2014 gilt in Österreich die Pflicht zur E-Rechnung an den Bund (B2G): Alle Lieferant:innen und Dienstleister:innen, die Leistungen für Bundesbehörden erbringen, müssen Rechnungen im ebInterface-Format einreichen. Für Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) besteht derzeit noch keine generelle Verpflichtung. Allerdings arbeitet die EU an einer flächendeckenden Einführung von E-Invoicing im B2B-Bereich, die auch Österreich bis 2028 umsetzen muss.

Nein. Eine PDF-Datei, die per E-Mail versendet wird, gilt rechtlich als elektronisch übermittelte Rechnung, aber nicht als E-Rechnung im engeren Sinn. Eine „echte“ E-Rechnung liegt nur dann vor, wenn sie in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie ebInterface oder UBL erstellt wird. Der Unterschied: Ein PDF kann nur manuell gelesen werden, während strukturierte Daten eine automatisierte Verarbeitung erlauben.

Von der Verpflichtung zur E-Rechnung an den Bund sind nur jene Unternehmen betroffen, die Geschäfte mit Bundesbehörden abwickeln. Unternehmen, die ausschließlich private Kunden (B2C) oder andere Unternehmen (B2B) beliefern, sind derzeit nicht verpflichtet, E-Rechnungen zu erstellen. Auch Kleinunternehmen ohne öffentliche Auftraggeber:innen fallen nicht unter die Pflicht. Dennoch entscheiden sich viele Betriebe freiwillig für die Umstellung, da elektronische Rechnungen Prozesse vereinfachen und Kosten reduzieren.

Mit dem EU-Projekt „VAT in the Digital Age“ (ViDA) wird die E-Rechnung im B2B-Bereich EU-weit verpflichtend eingeführt. Österreich bereitet derzeit die Umsetzung vor.  Ab 01.07.2030 werden Unternehmen verpflichtet sein, bei grenzüberschreitenden B2B-Leistungen strukturierte elektronische Rechnungen zu versenden. Für rein nationale Umsätze zwischen österreichischen Unternehmen sieht ViDA keine unmittelbare Verpflichtung zur E-Rechnung vor. Die Richtlinie eröffnet den Mitgliedstaaten jedoch ausdrücklich die Möglichkeit, eine nationale E-Rechnungspflicht einzuführen. Ob Österreich davon Gebrauch machen wird, ist derzeit offen. Angesichts der Entwicklungen in Deutschland, wo das verpflichtende E-Invoicing bereits ab 2025 schrittweise eingeführt wird, ist jedoch davon auszugehen, dass auch Österreich mittelfristig nachziehen könnte.

Ja. Geschäftspartner:innen können die Ausstellung einer E-Rechnung verlangen, wenn dies vertraglich vereinbart oder Teil der Geschäftsbedingungen ist. Öffentliche Auftraggeber:innen (Bundesstellen) dürfen ausschließlich strukturierte E-Rechnungen akzeptieren. Im B2B-Bereich hängt die Verpflichtung von der Vertragsgestaltung ab. Mit den geplanten EU-Vorgaben wird die elektronische Rechnung jedoch zunehmend zum Standard – unabhängig von individuellen Vereinbarungen.

Ja. Unternehmen können, die Zustimmung des Empfängers bzw. der Empfängerin vorausgesetzt, E-Rechnungen entweder direkt aus ihrem ERP-System (z. B. SAP, Microsoft Dynamics) generieren oder spezielle Tools und Portale nutzen, die Rechnungen automatisch ins richtige Format konvertieren. Wichtig ist, dass die Rechnung den Anforderungen an Struktur und Datenqualität entspricht. Viele Softwareanbieter:innen und Dienstleister:innen stellen Schnittstellen bereit, die eine nahtlose Integration in bestehende Prozesse ermöglichen. Gerade für KMU gibt es zudem staatlich geförderte Lösungen und kostenlose Umwandlungsportale.