Die internationale EY-Organisation besteht aus den Mitgliedsunternehmen von Ernst & Young Global Limited (EYG). Jedes EYG-Mitgliedsunternehmen ist rechtlich selbstständig und unabhängig und haftet nicht für das Handeln und Unterlassen der jeweils anderen Mitgliedsunternehmen. Ernst & Young Global Limited ist eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung nach englischem Recht und erbringt keine Leistungen für Kunden.
So unterstützen wir Sie
-
Wie die Umstellung auf E-Rechnungen gelingt: Wir unterstützen mit Analyse • Datenprüfung • Technologieberatung & mehr ➜ Mehr erfahren!
Mehr erfahren
Wie können sich österreichische Unternehmen auf die E‑Rechnungspflicht vorbereiten?
Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung auf EU-Ebene ab 2030, aber auch die bereits umgesetzten bzw. bevorstehenden Regelungen in Deutschland und Frankreich, markieren einen Wendepunkt für die digitale Steuerberichterstattung in Europa. Auch wenn in Österreich derzeit noch keine nationale E-Rechnungspflicht besteht, ist klar: Die Weichen sind gestellt – und österreichische Unternehmen sind bereits heute von den EU-weiten Meldepflichten betroffen, etwa durch grenzüberschreitende Geschäftsbeziehungen bzw. ausländische Konzerngesellschaften. Dabei ist zu betonen, dass die Legalanforderungen und technischen Vorgaben durchaus unterschiedlich in den Ländern umgesetzt werden und auch die unterschiedlichen Zeitpunkte des Inkrafttretens eine strukturierte Planung erfordern.
1. Betroffenheit analysieren
Unternehmen sollten frühzeitig prüfen, welche ihrer Gesellschaften und ERP-Systeme von den neuen Anforderungen betroffen sind. Dabei ist zwischen Systemen zu unterscheiden, aus denen Rechnungen versendet und empfangen werden. Eine detaillierte Analyse der länderspezifischen Anforderungen – etwa zu Format, Übertragungsweg und Datenfeldern – ist essenziell.
Ziel ist die Identifikation technischer und prozessualer Lücken, etwa bei der Erzeugung strukturierter Rechnungsdaten oder der Abbildung spezieller Rechnungstypen wie Gutschriften oder Anzahlungen. Auf dieser Basis kann entschieden werden, ob bestehende Systeme erweitert oder neue Lösungen implementiert werden sollen.
2. Technologieoptionen strategisch bewerten
Je nach Komplexität der eigenen Anforderungen und Systemlandschaft bieten sich drei Umsetzungswege:
- Outsourcing an externe Softwareanbieter:innen: Die Anbieter:innen stellen eine Software-as-a-Service-Lösung zur Verfügung, die die Kommunikation zwischen den Unternehmens- und Behördensystemen über den vorgeschriebenen Kanal und in der vorgeschriebenen Form ermöglicht. Die Lösungen sind typischerweise Quellsystem-agnostisch und verfügen über eine internationale Länderabdeckung. Die Betriebskosten der Lösung können abhängig von der Anzahl der Länder, Quellsysteme und Transaktionsvolumen signifikant sein.
- Software-Kauf: Bei dieser Option erwirbt das Unternehmen eine Softwarelösung, die Konfigurationsoptionen zur Verarbeitung und Übermittlung von E-Rechnungen gemäß den gesetzlichen Anforderungen bietet. Ein Beispiel dafür ist SAP Document and Reporting Compliance® (DRC). Die Produktsuite von DRC stellt länderspezifische Rechnungsformate und Übertragungskanäle zur Verfügung. Die Anbindung von Nicht-SAP-Systemen befindet sich aktuell auf der Produkt-Roadmap. Für die spezifische Konfiguration von DRC ist das Unternehmen selbst verantwortlich. Neben der internationalen Länderabdeckung zur E-Rechnung kann die Lösung auch für das gesetzliche Meldewesen verwendet werden.
- Software-Make: Darunter ist die Nutzung von E-Rechnungsfunktionalitäten des bestehenden ERP-Systems bzw. die Anpassung der Rechnungsdruckprogramme zu verstehen. Bestimmte Erweiterungen und die Konfiguration des bestehenden ERP-Systems liegen in der Verantwortung des Unternehmens selbst. Dasselbe gilt für das laufende Monitoring von neuen und bestehenden E-Rechnungsverpflichtungen. Diese Option eignet sich typischerweise bei einer homogenen Systemlandschaft und kann eine kosteneffiziente Umsetzung bedeuten.
Für Länder mit komplexen E-Rechnungsmodellen wie Italien oder Polen empfiehlt sich der Einsatz spezialisierter Lösungen. Aber auch für Länder wie Frankreich, wo die Zusammenarbeit mit einem zertifizierten Provider erforderlich ist, muss ein passender Partner evaluiert werden. Dabei sollten unternehmensspezifische Mindestanforderungen definiert und eine transparente Kostenstruktur erarbeitet werden.
3. Automatisierung und Datenqualität stärken
Ein hoher Automatisierungsgrad bei umsatzsteuerlichen Entscheidungen ist entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung der E-Rechnung. Moderne steuerliche Softwarelösungen ermöglichen die automatisierte steuerliche Bewertung von Geschäftsvorfällen direkt aus dem ERP-System – regelbasiert und KI-gestützt.
Durch die Integration solcher Lösungen lassen sich manuelle Tätigkeiten reduzieren, Fehler vermeiden und die steuerliche Compliance erhöhen. Dashboards zur Visualisierung steuerlicher Risiken und Statusberichte machen die Steuerfunktion strategisch steuerbar und zukunftsfähig.