Warum das Investitionsmanagement für Unternehmen immer wichtiger wird

Rahmenbedingungen ändern sich rapide, Unsicherheiten sind gewachsen. Externe Faktoren wie beispielsweise die Inflation, steigende Kosten für Fremdkapital und wachsende Nachhaltigkeitsanforderungen beeinflussen das Investitionsverhalten. Eine besondere Rolle spielt zudem das Aufkommen von Investitionsstaus (Investment Backlogs ), verursacht durch gesetzliche Investitionsrichtlinien, generelle Budgetkürzungen oder die kurzfristige Priorisierung anderer Investitionen. Ein aktuelles Beispiel sind priorisierte Investitionen zur Bewältigung der Covid-19-Krise, wodurch andere Investitionen hintangestellt wurden.

Investitionsmanagement: Flexibilität ist gefragt

Entscheidungsträger von Unternehmen müssen also Flexibilität in ihren Investitionsvorhaben beweisen, um immer wieder äußeren Einflüssen gegensteuern und sich neuen Bedingungen und Trends anpassen zu können. Dies gelingt nur, wenn entscheidungsrelevante Informationen durch eine optimierte Prozessgestaltung verfügbar sind und in Echtzeit gesammelt vorliegen.

CFOs sollten sich dabei insbesondere die folgenden Fragen stellen:

• Welche Investitionen sind unter Berücksichtigung der vorherrschenden Rahmenbedingungen für mein Unternehmen die richtigen?
• Welche Investitionen sollten bei einer Verknappung des Budgets priorisiert werden?
• Welche Investitionen drohen mein Budget zu überschreiten?
• Wie schaffe ich es trotz einer diversen IT-Systemlandschaft, alle für die Berichterstattung und Steuerung von Investitionsvorhaben relevanten Informationen zentral zu sammeln?

ERP-Systeme:

SAP S/4HANA ERP als die neuste Business Suite von SAP, mit den integrierten Modulen SAP Investment Management (SAP IM) und SAP Project System (PS), steht im Mittelpunkt der systemseitigen Abbildung des Investitionsmanagements. Zudem kann im Zuge eines OneERP-Ansatzes auch SAP Central Finance für ein zentral gesteuertes Investitionsmanagement genutzt werden. 

SAP IM als Modul bietet nicht nur einen zentralen und strukturierten Überblick über alle anstehenden Investitionen, sondern unterstützt durch die Zuordnung konkreter Maßnahmen zu einzelnen Investitionsprogrammen die gesamtheitliche Steuerung der Portfolioplanung. Das Modul unterstützt somit die Entwicklung und Verwaltung von Investitionsvorhaben und Budgettöpfen und bietet in der Einzelbetrachtung die Möglichkeit, geplante Investitionskosten (Bottom-up-Betrachtung ) und vorgegebene Budgets (Top-down   -Budgetierung ) einander gegenüberzustellen. Bei Abweichungen zwischen Plan und Budget stellt SAP IM Analysemöglichkeiten im Berichtswesen bereit. Außerdem erleichtert das Modul Umwidmungen, beispielsweise durch die systemseitige Berücksichtigung von definierten Priorisierungskriterien von Investitionsvorhaben.

Die Integration von SAP PS in SAP IM, als Lösung zur Verwaltung von Projekten über ihre gesamte Dauer, erfolgt fließend. Wird ein Investitionsvorhaben konkreter, wird es in eine zu realisierende Maßnahme im PS-Modul umgewandelt. Während der Projektrealisierung werden auf diesem Objekt reale Kosten gesammelt. Durch die Untergliederungsmöglichkeit des Objekts können Projektphasen budgetiert, kontiert und somit transparent ausgewertet werden.

Das SAP-Standard-Reporting ermöglicht eine Übersicht über Budget-, Plan- und Ist-Kosten sowie das Obligo der Investitionsprojekte. SAP-Fiori-Analytical-Apps für SAP PS bieten zudem userfreundliche Berichte für das Projektcontrolling. Für SAP IM wird im SAP-Standard keine Analyse in Fiori bereitgestellt, weshalb für eine integrierte, userfreundliche Analyse meist zusätzliche analytische Tools für das Reporting oder die Planung von Investitionsvorhaben eingesetzt werden.

Analytische Tools:   

Für das Investitionsmanagement lassen sich in der strategischen Analyse-Plattform SAP Analytics Cloud (SAC) neben der Visualisierung der Daten anhand von Dashboards auch eine detaillierte Planung sowie die Wirtschaftlichkeitsanalyse von Investitionsvorhaben digital durchführen. Wesentliche Kennzahlen zur Entscheidung stehen den Anwendern auf einen Blick und individuell filterbar zur Verfügung. Durch die Anbindung an das Quell-ERP-System werden Daten in Echtzeit für das Reporting in der SAC zur Verfügung gestellt.

Mit SAP Business Warehouse (BW) können relevante Informationen des Investitionsmanagements ebenfalls aus produktiven SAP-Anwendungen und externen Datenquellen integriert, transformiert und konsolidiert werden. SAP BW ermöglicht einen zentralen und integrierten Planungs- und Analyseprozess der Unternehmensinvestitionen und erleichtert so zielgerichtete Entscheidungen.  

Um Daten des ERP-Systems tiefergehend zu analysieren, greifen einige Unternehmen auch auf flexible Berichte in SAP Analysis for Office zurück. Dieses Tool für Business Intelligence (BI) und multidimensionale Datenanalyse    macht es möglich, Daten aus Standardberichten individuell zu filtern oder auch kundenspezifische Berichte über CDS-Views zu kreieren und für die Stakeholder des Investmentmanagements im Unternehmen zur Verfügung zu stellen.

Workflow-Tools: 

Zusätzlich können Teilprozesse des Investitionsmanagements, wie beispielsweise der Genehmigungsprozess, durch den Einsatz von Workflow-Tools optimiert und beschleunigt werden. Diese vereinfachen die Automatisierung von Arbeitsabläufen. Mit verschiedenen SAP-Anwendungen, darunter SAP Business Technology Platform (BTP), SAP Build Process Automation (PA) und SAP Process Orchestration (PO), erfolgt zudem eine nahtlose Integration in umliegende SAP-Systeme. Werden Investitionsvorhaben beispielsweise über mehrere Instanzen im Unternehmen geprüft und genehmigt, können der Informationsfluss und nachfolgende Aktivitäten über den Workflow weitgehend automatisiert gesteuert und der Prozess für die Anwender übersichtlich, zeitsparend und objektiv nachvollziehbar gestaltet werden. Zudem werden relevante Statusinformationen durch die Integration der SAP-Komponenten zeitgleich in den Stammdaten der Investition im SAP-ERP-System aktualisiert.

Systembaukasten für den Investitionsprozess

Für Unternehmen sind also verschiedene Kombinationen von Systemlösungen denkbar. Je nach bra  nchen- und kundenspezifischen Anforderungen können Teile dieses Systembaukastens die zukünftige IT-Landschaft gestalten und den Investitionsprozess des Unternehmens ganzheitlich digitalisieren und optimieren. 

Die folgenden zwei Beispiele zeigen, wie Unternehmen erfolgreich IT-Systeme für das Investitionsmanagement implementiert und in diesem Zuge ihre Prozesse optimiert haben:

Use Case 1 – Unternehmen aus dem Retail-Sektor:

Der Anspruch dieses Kunden aus dem Retail-Sektor war es, neben der Prozessoptimierung insbesondere ein transparentes Bild über relevante Kennzahlen des Investitionsmanagements zu erhalten, um genauere Forecasts zu erstellen und somit das Investitionsportfolio aktiv zu steuern. Der Gestaltung des Prozesses und der Systemlandschaft lag zudem ein Central-Finance-Ansatz zugrunde. Das bedeutet, Prozesse der Entscheidungsfindung sowie das Management-Reporting für die Unternehmenssteuerung und Analyseberichte des Controllings sollen perspektivisch zentralisiert und in einem System für die gesamte Unternehmensgruppe verfügbar sein. SAP Central Finance mit den Modulen SAP IM und PS bildet dabei die zentrale Plattform für das Investitionsmanagement. Hier erfolgt die Top-down-Budgetvergabe an die Bereiche der Unternehmensgruppe.

Projektstammdaten, Planwerte und tatsächliche Kosten für Investitionen entstehen in den angebundenen operativen ERP-Systemen (und Nicht-ERP-Systemen), werden in die zentrale Plattform repliziert und dort bezüglich Budgetabweichungen kontrolliert. Die Wirtschaftlichkeitsbewertung und detaillierte Analyse von Investitionsprojekten und relevanten KPIs wird unterstützt durch unternehmensbereichsspezifische Dashboards in der SAC. Ein kundenspezifischer Analysebericht ist mithilfe von CDS-Views in SAP Analysis for Office und SAP Fiori für die individuellen Bedürfnisse der Anwender verfügbar. Ein weitgehend automatisierter Genehmigungsworkflow, unterstützt mit PowerAutomate,  wird angestrebt, um perspektivisch komplexe Genehmigungsverfahren mit verschiedenen beteiligten Stakeholdern zu erleichtern. Die folgenden fünf Ziele wurden dank Prozessoptimierung und des Aufbaus der Systemlandschaft für das Investitionsmanagement erreicht:

1. Systemgestützte Budget-/Plan-/Ist-Analyse von Investitionen
2. Harmonisierte Berichterstattung über alle Geschäftsbereiche hinweg
3. Digitale Wirtschaftlichkeitsbewertung von Investitionsprojekten in SAC
4. SAP Central Finance als „Single Source of Truth “
5. Einhaltung der Vorgaben für den Genehmigungsprozess durch Workflow-Unterstützung

Use Case 2 – Unternehmen aus dem Healthcare-Sektor:

Der Anspruch dieses Kunden war es, jederzeit den Status der Investitionen im Blick zu haben und diesen workflowbasiert zu steuern. Zudem liegen dem Investitionsmanagement des Unternehmens diverse Branchenspezifika zugrunde. Denn: Im Gesundheitssektor müssen staatliche Förderungen von Investitionsprojekten berücksichtigt werden, außerdem ist ein Verwendungsnachweis gegenüber Geldgebern notwendig. Im Investitionsprozess sind bei der Planung und Budgetierung von Mitteln daher die Besonderheiten und die Komplexität von speziellen staatlichen Fördermitteln zu berücksichtigen.

Systemseitig werden die Investitionsvorhaben in SAP BW initiiert und geplant. Auf dieser Grundlage werden sie in SAP S/4HANA als ERP-System des Unternehmens in den Modulen IM und PS als Investitionen angelegt, budgetiert und mit tatsächlich anfallenden Kosten belastet sowie hier hinsichtlich der Budgetverfügbarkeit geprüft. Die Genehmigung von Investitionsvorhaben erfolgt workflowbasiert mithilfe einer Sharepoint-Lösung.

Für die Analyse der Investitionen wird sowohl auf Standardberichte in SAP S/4HANA als auch auf analytische Tools wie SAP BW zurückgegriffen. Die Daten werden nach SAP BW transferiert, um dort spezifische Analysen der Budget-/Plan-/Ist-Kennzahlen der Unternehmensinvestitionen vorzunehmen. Die folgenden fünf Ziele wurden dank Prozess- und Schnittstellenoptimierung sowie des Aufbaus einer individuellen Lösung der Systemlandschaft für das Investitionsmanagement des Unternehmens erreicht:

1. Digitalisierung aller Prozessschritte des Investitionsmanagements
2. Erleichtertes Reporting unter Berücksichtigung von Branchenspezifika 
3. End-to-End-Prozessimplementierung (keine Einzellösungen)
4. SAP S/4HANA als „Single Source of Truth“
5. Implementierung von Automatisierungspotenzialen in den Prozessablauf

Beide Unternehmen haben somit das Ziel der Optimierung ihres Investitionsprozesses unter Berücksichtigung von branchen- und unternehmensspezifischen Anforderungen durch die Kombination verschiedener Systemlösungen erreicht.

Co-Autoren: