Digitale aanmelding werkgevers

Staatssecretaris kondigt aan dat werkgevers zich vanaf 1 oktober 2026 ook digitaal kunnen aanmelden voor loonheffingen

De staatssecretaris van Financiën heeft recentelijk de Tweede Kamer geïnformeerd over de opvolging van een advies van het Adviescollege toetsing regeldruk over het verplicht met een papieren formulier aanmelden als werkgever voor de loonheffingen. In de Kamerbrief licht de staatssecretaris toe dat deze aanmelding in 2026 ook digitaal beschikbaar wordt gesteld.

Aanleiding en achtergrond

In december 2025 heeft het Adviescollege toetsing regeldruk een advies uitgebracht naar aanleiding van signalen van werkgevers en intermediairs dat aanmelden als werkgever voor de loonheffingen uitsluitend via een papieren formulier mogelijk is. Na aanmelding ontvangt een werkgever een loonheffingennummer, een aangiftebrief en informatie over de premies werknemersverzekeringen. Het college gaf aan dat de verplichte papieren procedure foutgevoelig is en kan leiden tot vertragingen en onnodige administratieve lasten.

Het Adviescollege constateerde dat werkgevers het formulier moeten downloaden, moeten printen, handmatig invullen, ondertekenen en per post opsturen. Vervolgens wordt het formulier bij de Belastingdienst gescand en handmatig verwerkt. Kleine fouten of onvolledigheden kunnen leiden tot retourzendingen of aanvullende controles. Volgens het college gaat het om tienduizenden startende werkgevers per jaar die met deze verplichte papieren route te maken hebben.

Advies van het Adviescollege toetsing regeldruk

Het Adviescollege heeft geadviseerd om het aanmeldproces voor werkgevers te digitaliseren en te verkennen of automatische registratie en toekenning van een loonheffingennummer door de Belastingdienst mogelijk is voor de meerderheid van de werkgevers. Daarnaast adviseerde het college het digitale proces logisch te laten aansluiten op de bestaande digitale omgeving voor loonaangifte en werkgeversmutaties, tijdig te communiceren over de digitaliseringsdatum en inzicht te geven in de voortgang van de digitalisering van andere papieren formulieren.

Reactie en standpunt van de staatssecretaris

De staatssecretaris geeft aan gevolg te geven aan het advies door de aanmelding als werkgever en het toekennen van een loonheffingennummer in 2026 ook digitaal aan te bieden. Binnen de Belastingdienst loopt al geruime tijd een traject om papieren formulieren te digitaliseren. Als resultaat daarvan kunnen werkgevers zich per 1 oktober 2026 digitaal aanmelden als werkgever.

Binnen hetzelfde traject zullen ook andere papieren formulieren voor werkgevers worden gedigitaliseerd en per 1 oktober 2026 digitaal beschikbaar komen. Het gaat onder meer om formulieren voor artiesten of beroepssporters, het afmelden als werkgever en formulieren voor premies werknemersverzekeringen.

De staatssecretaris merkt op dat automatische toekenning van een loonheffingennummer zonder aanvraag geen onderdeel uitmaakt van dit traject en op dit moment niet mogelijk is. Het toekennen van een loonheffingennummer vereist volgens hem nog handmatige controle, onder meer vanwege de sectorindeling en de daaraan gekoppelde aangifteplicht. Wel verwacht hij dat het digitale formulier de datakwaliteit verbetert en de verwerking versnelt.

Communicatie en vervolg

De digitale formulieren worden aangeboden binnen de digitale omgeving van de Belastingdienst en zijn getest met gebruikersonderzoeken. Communicatie over het digitale aanbod verloopt via de gebruikelijke kanalen, waaronder de website en gerichte communicatie naar werkgevers en intermediairs. 

De gehele Kamerbrief vindt u hier.