Salary split toepassen in de loonadministratie

Het verwerken van een salary split in de loonadministratie kan heel wat voeten in aarde hebben. Vanaf 2023 is in het Handboek Loonheffingen een bijlage opgenomen over hoe een salary split in de payroll moet worden verwerkt. Het gaat dan om een werknemer die inwoner is van Nederland en waarvan een gedeelte van het salaris in Nederland belast is, en een gedeelte van het salaris is in een ander land belast.

Bij de inhouding van loonbelasting mag u als werkgever een vrijstelling toepassen op het gedeelte van het salaris dat in het andere land belast is. Dit is geen verplichting, maar dit wordt door veel werkgevers wel zo toegepast.

In het Handboek Loonheffingen schrijft de Belastingdienst voor dat de vrijstelling mag worden toegepast, gebruikmakend van de Nederlandse heffingssystematiek. Er zijn drie methodes die van toepassing kunnen zijn.

In de meeste gevallen – bij regulier werknemers, niet zijnde statutair directeuren – is de zogenoemde "evenredigheidsmethode" van toepassing. Deze methode geeft Nederland het recht om de progressieve belastingtarieven te bepalen op basis van het wereldwijde arbeidsinkomen, dus inclusief het inkomen dat in het andere land belast is. Met dit "progressievoorbehoud" moet rekening worden gehouden in de inhouding loonheffingen. De berekening vereist een aantal stappen die u deels handmatig zult moeten verwerken. EY kan desgewenst bij deze berekeningen assisteren.

De verrekenmethode is meestal van toepassing op bestuurders en commissarissen, sporten en artiesten. De verrekenmethode houdt in dat eerst de Nederlandse belastingheffing wordt berekend over het wereldinkomen, waarna de in het buitenland verschuldigde belasting hierop in mindering wordt gebracht. Deze aftrek mag niet hoger zijn dan wanneer de evenredigheidsmethode van toepassing zou zijn. De Belastingdienst geeft in het Handboek Loonheffingen aan dat deze bij de inhouding van loonbelasting heel moeilijk kan worden toegepast, omdat dat kennis van de in het buitenland verschuldigde belasting vereist. Daar waar die kennis ontbreekt, moet de Nederlandse loonbelasting over het gehele inkomen worden berekend, zonder vermindering.

De aftrekmethode, waarbij het niet in Nederland belastbare loon wordt afgetrokken van het totale arbeidsinkomen. De loonbelasting wordt alleen berekend over het in Nederland belastbare salaris. Deze methode is veelal van toepassing bij niet-inwoners.

Het volgen van het Handboek Loonheffingen leidt ertoe dat de afgedragen loonheffingen zo goed mogelijk aansluit bij de uiteindelijk door de werknemer verschuldigde inkomstenbelasting, wat een wenselijke situatie is. Echter, het toepassen van de evenredigheidsmethode vergt specialistische kennis en kunde van u als werkgever. Desgewenst kan EY u assisteren bij het maken van de berekeningen, of met u in gesprek gaan over een alternatieve methode voor het berekenen van de verschuldigde loonheffingen.