E-sprawozdania finansowe – wybór właściwej struktury logicznej dla jednostki innej w 2025 roku

E-sprawozdania finansowe – nowe struktury logiczne

Na początku listopada 2024 roku opublikowano nowe struktury logiczne (wersja 1_3) dla jednostek innych, małych oraz mikro.

• 8 listopada 2024 roku: na portalu Ministerstwa Finansów w sekcji „Wyjaśnienia” zamieszczono komunikat, który informował, że nowe struktury będą stosowane do sporządzania sprawozdań finansowych składanych w 2025 roku.
• 21 listopada 2024 roku: Informacja ta została zmieniona i dostosowana do wytycznych na stronie KAS, które wskazują, że struktury logiczne w wersji 1_3 mają zastosowanie do sprawozdań finansowych sporządzanych za lata obrotowe, które rozpoczęły się 1 stycznia 2024 roku lub później.

Pomimo początkowych niespójności, informacje zostały ostatecznie skorygowane, co powinno ułatwić właściwą interpretację nowych wytycznych.

Proces składania e-Sprawozdania Finansowego do e-KRS – Repozytorium Dokumentów Finansowych

Roczne sprawozdanie finansowe dla jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości – MSR, należy złożyć w terminie 15 dni od dnia jego zatwierdzenia, które powinno nastąpić w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli kończącego rok obrotowy. Przykładowo, jeśli rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy (rok obrotowy tożsamy z rokiem podatkowym), to sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone do 30 czerwca, a złożone w rejestrze sądowym do 15 lipca danego roku.

Tym samym, techniczne przygotowanie e-Sprawozdania Finansowego w XML to tylko jeden z elementów procesu, który finalizowany jest złożeniem dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

E-sprawozdania finansowe i ich generowanie – analiza możliwych scenariuszy

W kontekście nowych wymogów prawnych pojawiło się pytanie dotyczące e-Sprawozdań Finansowych generowanych na początku stycznia 2025 roku (data sporządzenia od 1 stycznia 2025 r.) dla spółek, których rok obrotowy rozpoczął się przed 1 stycznia 2024 roku.

Przeanalizowaliśmy sytuację dla spółki z przesuniętym rokiem obrotowym (2023-07-01 – 2024-06-30). Przygotowaliśmy trzy pliki e-SF w formacie XML, aby zbadać, jak nowe struktury logiczne wpływają na proces składania sprawozdań:

1. Scenariusz a): e-SF za okres 2023-07-01 do 2024-06-30, w dacie sporządzenia 2024-12-31, wersja struktury logicznej 1_2.
2. Scenariusz b): e-SF za okres 2023-07-01 do 2024-06-30, w dacie sporządzenia 2025-01-06, wersja struktury logicznej 1_2.
3. Scenariusz c): e-SF za okres 2023-07-01 do 2024-06-30, w dacie sporządzenia 2025-01-06, wersja struktury logicznej 1_3.

Następnie podjęliśmy próbę dodania i zapisu każdego z plików w ramach oddzielnego raportowania. Wyniki były następujące:

1. Scenariusz a) został zrealizowany pomyślnie – e-SF udało się zapisać.
2. Scenariusz b) nie został zrealizowany pomyślnie – e-SF nie udało się zapisać. Został zwrócony komunikat o błędzie dotyczącym niepoprawnej struktury logicznej. Co warto podkreślić, w okresie dokonywania próby komunikat był nieprawidłowy – pozostawało to do dopracowania po stronie osób odpowiedzialnych za proces składania e-SF na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości.
   
   Zwrócony nieprawidłowy komunikat:
   „Błąd: Próbujesz załączyć dokument finansowy sporządzony w strukturze logicznej oraz formacie obowiązującym dla dokumentów sporządzonych od 1 października 2018 roku do 31 sierpnia 2019 roku. Sprawdź w zgłoszeniu, czy podałeś właściwą datę sporządzenia dokumentu lub sporządź ponownie dokument finansowy w strukturze logicznej i formacie obowiązującym dla sprawozdań finansowych sporządzonych od 1 września 2019 r.”
   
   
3. Scenariusz c) został zrealizowany pomyślnie – e-SF udało się zapisać.