Hur kan företag säkerställa kvalitet och säkerhet vid outsourcing?

Vad är ISAE/SOC-rapporter?

ISAE/SOC-rapporter är ett vanligt verktyg för tredjepartsgranskning. Rapporterna utfärdas av en revisor och är en oberoende granskning av hur leverantörer dokumenterar, utformar och utför interna kontroller och processer kopplade till de tjänster som tillhandahålls. Med hjälp av ISAE/SOC-rapporter kan företag även utvärdera leverantörens inverkan på företagets egen kontrollmiljö och interna processer.

Förvaltningsansvar och transparens

Vid outsourcing av funktioner som lön, redovisning eller IT överförs vissa processer till externa leverantörer. Samtidigt kvarstår ansvaret för att säkerställa korrekt hantering och efterlevnad av regler hos företaget. Eftersom den direkta kontrollen över utfört arbete minskar vid outsourcing är det viktigt att noggrant bedöma och följa upp leverantörernas interna kontroller. Det ökar transparensen och skapar trygghet för styrelsen ur ett förvaltningsperspektiv.

Kontinuerlig uppföljning och förbättring

ISAE/SOC-rapporter fungerar inte bara som en initial kvalitetsbedömning, utan även som grund för löpande uppföljning. Det handlar om att både bedöma om leverantörerna uppfyller krav i dagsläget och säkerställa att de anpassar sig till nya omständigheter, risker och regulatoriska krav.

Outsourcing innebär också överföring av data som hanteras och behandlas i leverantörens egen IT-miljö. Om leverantören inte har tillräckliga säkerhetsåtgärder på plats kan företagets data hanteras på ett otillbörligt sätt. ISAE/SOC-rapporter gör det möjligt att bedöma hur väl leverantören skyddar data och säkerställer integritet – en viktig aspekt när det gäller att skydda företagets information och kundernas förtroende.

Viktig resurs i beslutsfattande

ISAE/SOC-rapporter bör vara en central del av beslutsprocessen när du väljer leverantör. Genom att noggrant utvärdera rapporterna får du den insyn som behövs för att kunna fatta välinformerade beslut och följa upp de externa leverantörernas tjänster. Det ökar tryggheten i såväl outsourcingprocessen som företagets egna interna kontroller. ISAE/SOC-rapporter gör det enklare att säkerställa att externa leverantörer lever upp till de krav som ställs – både i dag och i framtiden.

Bra att tänka på vid outsourcing

• Använd ISAE/SOC-rapporter för att få insyn i leverantörens interna kontroller och riskhantering.
• Utvärdera hur väl leverantören hanterar sina processer för att säkerställa kvalitet och säkerhet i tjänsterna.
• Implementera en process för att löpande följa upp leverantörens efterlevnad och leveransförmåga.
• Granska leverantörens arbete med att skydda data och upprätthålla kvalitet.
• Kom ihåg att styrelsen har det yttersta ansvaret för att outsourcing fungerar korrekt, då de har förvaltningsansvar för bolaget.

Artikeln är skriven av Victor Bördin på kontoret i Stockholm. För mer information kontakta ditt närmaste EY-kontor.