Vad är en aktiebok och varför måste bolaget ha en?

Alla aktiebolag i Sverige ska ha en aktiebok. En aktiebok är ett register över vilka personer eller bolag som är aktieägare i bolaget. Vilka krav ställs på en aktiebok vad gäller innehåll och vad händer om bolaget saknar aktiebok eller glömmer bort att uppdatera den?

Vad ska en aktiebok innehålla?

En aktiebok kan upprättas på olika sätt, antingen på papper eller i en fil på datorn. De viktigaste uppgifterna en aktiebok måste innehålla är:

Aktiernas nummer

Ägarens namn och personnummer (organisationsnummer och firmanamn om ett företag äger aktier) samt postadress

Datum när ägaren infördes i aktieboken.

Om det finns olika typer av aktier, till exempel A-, B- eller preferensaktie, behövs även information om de olika aktieslagen. Eventuella begränsningar av äganderätten genom förköpsklausul, samtyckesklausul eller hembudsklausul ska också framgå av aktieboken. Aktieboken presenterar genom detta vem som har rätt att rösta på bolagsstämman.

Vad är aktiebrev?

Om aktieboken finns i fysisk form kan det finnas fysiska aktiebrev. Breven kan även finnas sparade digitalt. Aktiebrev är en handling där det framgår vem som äger vissa av aktiebolagets aktier. Aktiebreven är normalt utställda till innehavaren. Om du inte vet var aktiebreven finns kan du avregistrera dessa genom att ansöka om dödning av aktiebrev hos Bolagsverket. Då kan inte borttappade aktiebrev användas vid ett senare tillfälle för att rösta på stämman.

Om du har köpt ditt bolag i form av ett färdigt lagerbolag har du fått en aktiebok i samband med köpet. Om du inte vet var din aktiebok finns är tipset att du börjar leta i den pärm eller mapp som du fick när du köpte ditt bolag.

Vem är ansvarig för att uppdatera aktieboken?

Bolagets styrelse ansvarar för att upprätta och uppdatera aktieboken. Det innebär att om någon anmäler en ägarförändring eller om bolaget ger ut fler aktier ska aktieboken uppdateras med denna information när det händer. Styrelsen har ingen undersökningsplikt gällande förändringar då ansvaret för att anmäla förändringar ligger på respektive aktieägare. Historiken ska sparas i minst tio år efter bolagets upplösning eller likvidation.

Värt att komma ihåg är att aktieboken inte registreras hos Bolagsverket. Uppgifterna i aktieboken är dock offentliga, vilket innebär att alla har rätt att läsa den.

Vad händer om aktieboken inte uppdateras eller förvaras på lämpligt sätt?

Vilka regler som gäller för aktieboken står i aktiebolagslagen. Där anges även en straffskala för den som inte sköter uppgiften att uppdatera och ta hand om aktieboken. Den som underlåter att upprätta eller uppdatera aktieboken kan dömas till böter eller fängelse i upp till ett år. Om någon lidit skada på grund av att lagens krav om aktiebok inte följts kan det även bli fråga om skadestånd.

Kontakta ditt närmaste EY-kontor om du har några frågor om aktiebok eller aktiebrev.