Was ist EPM? Wie Steuerung mit System Ihr Unternehmen zukunftsfit macht

Worauf Sie bei der Wahl eines EPM-Tools achten sollten

Das Finden eines geeigneten EPM-Tools ist ein komplexer Prozess, der eine strukturierte Vorgehensweise und die Einbindung aller relevanten Stakeholder:innen erfordert. Damit dieser möglichst reibungslos abläuft, hilft es, einige zentrale Erfolgsfaktoren zu bedenken:

Projektvorbereitung

Am Anfang steht die sorgfältige Planung und Organisation des Projekts. Es empfiehlt sich, ein interdisziplinäres Team zusammenzustellen, das die Anforderungen aller Beteiligten vertritt. Die Definition klarer Ziele und die Erarbeitung eines Projektplans mit Meilensteinen sind essenziell, um den Auswahlprozess von Anfang an auf eine solide Basis zu stellen. Die BI- beziehungsweise EPM-Strategie des Unternehmens bildet dabei die Grundlage für den gesamten Auswahlprozess. Häufige Fehler in dieser Phase sind eine unzureichende Ressourcenausstattung, eine einseitige Besetzung des Projektteams oder das Fehlen klarer Entscheidungsträger:innen mit der nötigen Durchsetzungskraft.

Anforderungsanalyse

Im nächsten Schritt folgt die Anforderungsanalyse, die als Herzstück der EPM-Auswahl gilt. Mithilfe von Fragebögen und Interviews werden die funktionalen, technischen, organisatorischen und anbieter:innenbezogenen Anforderungen erhoben und gewichtet. Die Ergebnisse werden in einem umfassenden Kriterienkatalog zusammengefasst, der als Grundlage für die weitere Auswahl dient. Besonders wichtig ist es, zwischen Muss- und Kann-Kriterien zu unterscheiden und auch zukünftige Anforderungen sowie aktuelle Trends zu berücksichtigen. Die Einbindung aller relevanten Fachbereiche und der IT ist dabei unerlässlich, um Akzeptanzprobleme zu vermeiden und eine möglichst umfassende Anforderungsaufnahme zu gewährleisten.

Markteingrenzung

Angesichts des stark gewachsenen Marktes für EPM- und Konsolidierungslösungen ist eine grobe Markteingrenzung anhand der definierten K.-o.-Kriterien hilfreich, um die Anzahl der potenziellen Lösungen zu reduzieren. In einer ersten Informationsphase verschafft sich das Projektteam einen Überblick über den Gesamtmarkt und die relevanten Marktsegmente. Anschließend wird eine Long List mit geeigneten Lösungen erstellt, die durch eine detaillierte Bewertung der K.-o.-Kriterien auf eine Short List von idealerweise drei bis fünf Lösungen eingegrenzt wird.

Reporting

Im Zuge des Auswahlverfahrens ist es essenziell, die unterschiedlichen Reporting-Anforderungen der verschiedenen Unternehmensbereiche zu berücksichtigen. Dazu zählen insbesondere Monatsreporting, Konsolidierung, Planung und Controlling sowie neue Anforderungen wie ESG-Reporting und die Umsetzung von BEPS Pillar 2. Diese vielfältigen Anforderungen sollten bereits in der Anforderungsanalyse systematisch erfasst und bei der Bewertung potenzieller EPM-Tools mitbedacht werden, um sicherzustellen, dass die ausgewählte Lösung alle relevanten Berichts- und Steuerungsanforderungen abdeckt.

Evaluierung

Der entscheidende Schritt zur Auswahl der besten Lösung: Ein vergleichender Proof of Concept (PoC) mit den Anbieter:innen der Short List bietet die größte Sicherheit, da die Lösungen unter realen Bedingungen getestet und bewertet werden können. Dabei empfiehlt es sich, ein umfassendes Aufgabenpapier zu erstellen, das die Anforderungen und Rahmenbedingungen klar definiert. Die Einbindung aller Projektbeteiligten in die Bewertung sorgt dafür, dass die Entscheidung auf einer breiten und fundierten Basis getroffen wird. Neben technischen und funktionalen Aspekten sollten auch organisatorische Anforderungen und die Integration in bestehende Systeme berücksichtigt werden.

Sie sehen: Der Erfolg des Auswahlprozesses hängt maßgeblich von einer strukturierten Vorgehensweise, einer umfassenden Anforderungsanalyse und der Einbindung aller relevanten Akteur:innen ab. Unternehmen, die diese Faktoren berücksichtigen, profitieren nachweislich von höheren Business-Benefits und einer stärkeren Zufriedenheit mit der gewählten Lösung. Die Harmonisierung von Stammdaten und die Integration in bestehende Systeme sind entscheidend für die Effizienz und Zukunftsfähigkeit der Lösung. Ein interdisziplinäres Projektteam sorgt für eine umfassende Anforderungsaufnahme und verhindert Akzeptanzprobleme.

Zukunftsaussichten: Konsolidierung als strategischer Erfolgsfaktor

Mit der fortschreitenden Digitalisierung und der Integration neuer Technologien wie künstlicher Intelligenz wird die Konsolidierung immer mehr zum strategischen Werkzeug. Moderne EPM-Plattformen ermöglichen die nahtlose Verbindung von Planung, Reporting und Konsolidierung und schaffen eine zentrale Datenbasis für das gesamte Unternehmen. Unternehmen, die diesen Wandel aktiv gestalten und ihre Konsolidierungsprozesse entsprechend anpassen, werden in der Lage sein, schneller auf Marktveränderungen zu reagieren und einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil zu erzielen.