Smart Closing & Reporting: Wie CFOs den Abschlussprozess neu gestalten

Smart Reporting: ganzheitliche Prozessanalyse und digitale Hebel

Gerade in Zeiten wachsender Komplexität und erhöhter Abschlussfrequenz – etwa bei kapitalmarktorientierten oder stark wachsenden Unternehmen – führen diese Lücken zu einer angespannten Arbeitslast für Rechnungswesen und Controlling. Die Mischung aus IT-Inseln und manuellen Excel-Prozessen ist nicht nur ineffizient, sondern auch fehleranfällig. Genau deshalb ist es entscheidend, Prozesse gesamthaft zu betrachten und gezielt an ihren Schwachstellen anzusetzen. Ein entscheidender Hebel ist die Betrachtung des Abschlussprozesses aus einer End-to-End-Perspektive. Zwei zentrale Erfolgsfaktoren stehen häufig in einem Spannungsverhältnis: die Qualität der gemeldeten Daten sowie die termingerechte Fertigstellung der Abschlussarbeiten. Dieses Spannungsfeld erfordert eine sorgfältige Balance zwischen Genauigkeit und Effizienz. Um beide Aspekte zu maximieren, empfiehlt sich als methodischer Ausgangspunkt eine umfassende Record-to-Report-Analyse. Dabei werden alle relevanten Abschluss-, Konsolidierungs- und Berichtsschritte durchleuchtet. Unterstützt durch Tools wie „Easy Process Assessment“ oder „Process Mining“ entstehen belastbare Erkenntnisse über tatsächliche Prozessverläufe, Ineffizienzen und Verbesserungspotenziale.

Diese Erkenntnisse sollten direkt in die Zielsystematik übersetzt werden. Denn: Nur wer klare, messbare und realistische Ziele definiert, kann Fortschritte auch nachhalten. EY identifiziert dabei drei zentrale Treiber: die Beschleunigung der Datenübertragung, die Standardisierung zur Qualitätsverbesserung sowie die Senkung von Abschlusskosten durch Automatisierung und Ressourcenoptimierung. Gerade fehlende Schnittstellen oder inkonsistente Datenformate zählen in vielen Unternehmen noch zu den größten Engpässen.

Automatisierung & KI: Technologie gezielt einsetzen, um die Zukunft zu meistern

Die Vorbereitung auf große Systemumstellungen wie SAP S/4HANA wird dabei zum idealen Anlass, die über Jahre gewachsene Systemlandschaft zu hinterfragen und neu zu strukturieren. Viele Unternehmen zögern aus Sorge vor Komplexität, fehlendem Know-how oder hohen Anfangsinvestitionen. Gleichzeitig blockiert die Angst vor Qualitätseinbußen die Einführung neuer Technologien wie RPA, Blockchain oder KI-basierter Lösungen.

Dabei zeigen Best Practices, wie groß das Potenzial ist. Ein besonders effektiver Hebel liegt in der Reduktion und Vereinheitlichung von Schnittstellen. Idealerweise werden Abschlussprozesse in einem zentralen System gebündelt. Wo das nicht möglich ist, helfen zumindest vereinheitlichte Kontenrahmen, um Konsolidierungslogiken zu vereinfachen und Medienbrüche zu vermeiden. Der Abschlusskalender spielt in diesem Kontext eine Schlüsselrolle: Er stellt sicher, dass alle Aufgaben, Abhängigkeiten und Fristen zentral gesteuert werden können – und das idealerweise eingebettet in ein ERP- oder Closing-System mit direkter Statusverfolgung.

Integrierte „Financial Closing Solutions“ (FCS) sind hier der nächste logische Schritt. Sie automatisieren Journalbuchungen, ermöglichen durchgängige Audit-Trails, steigern die Datenintegrität und etablieren standardisierte Workflows. Damit lassen sich nicht nur Abschlusszeiten verkürzen, sondern auch Governance-Standards stärken und die Rolle der Finanzfunktion als strategischer Partner aufwerten. Studien belegen, dass der Automatisierungsgrad direkt mit der Abschlussqualität und der Planbarkeit von Ressourcen korreliert.