Recruitment Privacyverklaring

Raadpleeg de verschillende secties voor meer informatie over een specifieke verwerkingsactiviteit.

Wij hebben ons best gedaan om een zo uitputtend mogelijk overzicht samen te stellen. Toch kunnen sommige verwerkingsactiviteiten ontbreken in dit overzicht. Houd in gedachten dat het voornaamste doel van de verwerking van je persoonsgegevens is om jou in staat te stellen de sollicitatieprocedure te doorlopen. We blijven deze Recruitment Privacyverklaring voortdurend evalueren en updaten om ervoor te zorgen dat we jou zo goed en volledig mogelijk informeren over de verwerking van je persoonsgegevens. Suggesties? Neem contact op met onze Data Protection Officer via privacy.nl@nl.ey.com. 

Wanneer je solliciteert naar een functie binnen EY, verwerken wij op de volgende wijze persoonsgegevens over jou.

Doeleinden van de verwerking.

• Het organiseren van recruitment evenementen;
• Het verwerken, beoordelen en beheren van sollicitaties;
• Screenen en selecteren van kandidaten
• Het onderhouden van contact met sollicitanten;
• Het inplannen en afnemen van (online) interviews;
• Het doen van een aanbod aan succesvolle kandidaten;
• Het uitvoeren van een pre-employment screening.

Persoonsgegevens die worden verwerkt.

• Naam, contactgegevens;
• CV, werkervaring, geografische voorkeur, vaardigheden en opleiding;
• Informatie verkregen uit sollicitatiegesprekken en beoordelingen;
• Gebruikersnaam en wachtwoord om in te loggen in het sollicitatiesysteem (Yello/SuccessFactors);
• Gegevens die de sollicitant op vrijwillige basis verstrekt.

Graag wijzen we erop dat het gedurende de sollicitatieprocedure noodzakelijk kan zijn om gevoelige persoonsgegevens, zoals salarisgegevens en uitkomsten van een pre-employment screening, te verwerken.

Rechtsgrond verwerking.

• Onze gerechtvaardigd belangen in:
  • Human resource management;
  • Personeels- en/of interne administratie.
• Wettelijke verplichting. Soms verwerken wij persoonsgegevens niet op eigen initiatief, maar om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust. Bijvoorbeeld om te controleren of iemand in Nederland mag werken.
   

EY streeft naar het waarborgen van de vertrouwelijkheid van gegevens met betrekking tot jou en anderen. Indien en voor zover dit noodzakelijk is voor het doel van de verwerking, en indien wij daartoe gerechtigd zijn op grond van toepasselijke wet- en regelgeving, kunnen wij intern of extern toegang verlenen tot jouw persoonsgegevens, of deze overdragen aan andere partijen, namelijk:

• Daartoe geautoriseerde personen, werkzaam voor EY Nederland en/of gelieerde entiteiten binnen het wereldwijde EY-netwerk.
  Als onderdeel van een wereldwijd netwerk kunnen we informatie delen met andere lidfirma's van EY.
  Alle EY-entiteiten en medewerkers zijn verplicht te voldoen aan EY’s beleid omtrent gegevensbescherming en vertrouwelijkheid, dat vereist dat zij persoonsgegevens en andere informatie vertrouwelijk behandelen, beveiligen en beschermen.
  
  
• Daartoe geautoriseerde personen, werkzaam voor door EY ingeschakelde dienstverleners / onderaannemers.
  Sommige externe dienstverleners voeren specifieke uitdrukkelijke opdrachten uit van EY, zoals leveranciers voor een aantal van onze HR systemen en/of activiteiten. Denk aan:
  • HR software (zie voor meer informatie de specifieke privacyverklaringen van Yello of SuccessFactors); of
  • Het uitvoeren van een screening (Validata).

Wij delen jouw persoonsgegevens alleen met deze partijen als dit noodzakelijk is. Deze partijen moeten jouw gegevens vertrouwelijk behandelen en moeten voldoen aan de geldende regelgeving op het gebied van privacy. Ook zijn ze verplicht om passende maatregelen te nemen om jouw gegevens te beschermen. Waar nodig hebben wij hier contractuele afspraken over gemaakt met deze partijen.
 

Wij vinden jouw privacy en persoonsgegevens zeer belangrijk. EY heeft daarom passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd ter bescherming en beveiliging van persoonsgegevens, om inbreuken op de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van jouw gegevens te voorkomen.

Iedereen binnen EY, maar ook andere personen die door EY worden ingeschakeld voor het verwerken van persoonsgegevens zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens te respecteren. Uitgangspunt is om de toegang tot persoonsgegevens te beperken op basis van “need-to-know”.
 

Partijen die betrokken zijn bij de verwerking van jouw persoonsgegevens zijn mogelijk gevestigd in een ander land. Dit kunnen externe partijen zijn of andere entiteiten binnen het EY-netwerk. Als deze partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) zijn gevestigd, wordt de doorgifte op de hieronder weergegeven manier gelegitimeerd.

• Doorgifte buiten de EER maar binnen het EY-netwerk
  
  EY heeft diverse passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de beveiliging en integriteit van gegevens te waarborgen die worden doorgegeven binnen het EY-netwerk. Zo heeft EY in de eerste plaats Binding Corporate Rules (in het Nederlands Bindende Bedrijfsvoorschriften) (“BCRs”) vastgesteld, op grond waarvan EY persoonsgegevens binnen het wereldwijde EY-netwerk mag delen. Je kunt de BCRs raadplegen via deze link.
  
  
• Doorgifte buiten de EER en buiten het EY-netwerk
  
  Doorgifte van jouw persoonsgegevens naar een derde partij buiten de EER kan in de eerste plaats gelegitimeerd zijn op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, op grond waarvan is vastgesteld dat desbetreffende (deel binnen het) derde land een passend niveau van gegevensbescherming biedt. Zie deze link voor een overzicht van de geldende adequaatheidsbesluiten.
  
  Als jouw persoonsgegevens worden doorgegeven buiten het EY netwerk en naar een land buiten de EER waarvoor geen adequaatheidsbesluit geldt, sluit EY een toepasselijk modelcontract (Standard Contractual Clauses) met de relevante partij. Dit is een standaard contract om de bescherming van je persoonsgegevens te waarborgen, dat is goedgekeurd door de Europese Commissie, waarvan de bijlagen door partijen worden ingevuld. Zie deze link voor de diverse modelcontracten.
  
  Je kan contact met ons opnemen als je aanvullende informatie wenst te ontvangen over de manier waarop wij doorgifte van jouw persoonsgegevens naar landen buiten de EER legitimeren. Onze contactgegevens staan onderaan deze Recruitment Privacyverklaring.
   

EY bewaart jouw persoonsgegevens zo lang als nodig is om te voldoen aan de doeleinden waarvoor EY deze persoonsgegevens heeft verzameld, tenzij de wet toestaat of voorschrijft dat EY deze gegevens voor langere tijd bewaart. Meer specifiek zijn de bewaartermijnen tijdens een sollicitatieprocedure als volgt:

• Indien je bij ons in dienst treedt zullen de relevante persoonsgegevens opgenomen worden in het personeelsdossier.
• Indien je niet wordt aangenomen zullen wij de persoonsgegevens maximaal 4 weken na het afronden van de sollicitatieprocedure bewaren, tenzij je toestemming hebt gegeven voor het bewaren van jouw persoonsgegevens gedurende een periode van maximaal 1 jaar.
• Indien je ervoor kiest om te worden opgenomen in de talentpool en je een profiel aanmaakt in Yello of SuccesFactors worden de persoonsgegevens voor een periode van maximaal 1 jaar bewaard na jouw laatste activiteit met dat profiel.
   

Je hebt bepaalde rechten ten aanzien van de verwerking van jouw persoonsgegevens. EY moet deze rechten respecteren.

Onder bepaalde omstandigheden heb je het recht: 

• op inzage in de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken en op een kopie van deze gegevens (niet zijnde een kopie van de documenten die de persoonsgegevens bevatten);
• op het wijzigen of aanvullen van je persoonsgegevens als deze onjuist of onvolledig zijn;
• verwijdering van je persoonsgegevens te vragen;
• te vragen om beperking van de verwerking door EY van je persoonsgegevens;
• bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens;
• te vragen om jouw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare indeling te ontvangen of over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke (zoals een nieuwe werkgever). 

Neem voor meer informatie over je rechten en de uitoefening daarvan contact op met onze Data Protection Officer via privacy.nl@nl.ey.com.
 

De EY-entiteit waar je solliciteert, is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens (bijv. EY Nederland B.V.). Heb je vragen of klachten over deze Recruitment Privacyverklaring of over de manier waarop EY je persoonsgegevens gebruikt, neem dan contact op met onze Data Protection Officer via privacy.nl@nl.ey.com. Als je ontevreden bent over de ontvangen reactie kan je ook contact opnemen met EY’s Global Data Protection Leader via global.data.protection@ey.com.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de plaatselijke toezichthoudende autoriteit, in Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
 

Deze Recruitment Privacyverklaring kan regelmatig en zonder voorafgaande kennisgeving worden aangepast zodat eventuele wijzigingen in het privacybeleid van EY hierin worden weerspiegeld. EY stelt je op de hoogte van belangrijke wijzigingen van deze Recruitment Privacyverklaring en vermeldt de meest recente datum waarop deze is bijgewerkt.