Wdrożenie rozwiązań chmurowych: CAPEX czy OPEX? Rola wczesnej analizy księgowej w procesie decyzyjnym

Zaangażowanie zespołów finansowo-księgowych przy wyborze rozwiązania chmurowego

Zwykle proces analizy przy wyborze np. nowego systemu ERP jest koordynowany przez zespoły IT, a zespoły finansowo-księgowe są angażowane zbyt późno. Często brak jest wczesnej analizy koncepcyjnej pod kątem ujęcia kosztów związanych z samym rozwiązaniem, a także jego wdrożeniem (tzw. CAPEX versus OPEX), oraz identyfikacji wpływu na inne obszary takie jak kluczowe wskaźniki (np. EBITDA), KPI, profile kosztów, budżety i prognozy. Organizacje, które chcą świadomie podejmować decyzje, muszą odpowiednio wcześnie zrozumieć wpływ swojej strategii IT na działalność biznesową, w tym na sprawozdawczość finansową.

Analizę z finansowo-księgowego punktu widzenia należy rozpocząć od identyfikacji dokładnego zakresu i charakteru kosztów związanych z nowym systemem. Mogą one obejmować m.in. koszty wynikające z umowy z dostawcą oprogramowania, ale również koszty wdrożenia np. wynikające z odrębnej umowy z wdrożeniowcem lub zawarte w umowie z dostawcą oprogramowania, koszty ponoszone wewnętrznie przez jednostkę np. wynagrodzenia osób zaangażowanych we wdrożenie, koszty hostingu i wiele innych. Koszty wdrożenia zwykle wielokrotnie przewyższają łączne koszty licencji i są ponoszone jednorazowo, a nie rozłożone w czasie trwania umowy. Następnie konieczne jest dobre zrozumienie swojej własnej indywidualnej umowy chmurowej, ponieważ system w chmurze może oznaczać bardzo różne od siebie modele i rozwiązania.

Aktualnie dostępne wytyczne MSSF

Wytyczne MSSF na ten moment nie podają gotowych rozwiązań co do ujęcia księgowego wszystkich możliwych rozwiązań chmurowych.

W 2019 roku Komitet ds. Interpretacji MSSF („Komitet”) udzielił wskazówek dotyczących ujmowania umów SaaS.  Analiza była dość złożona, jednak wniosek (co ważne, dotyczący konkretnego analizowanego w zapytaniu przypadku) był taki, iż umowy SaaS są prawdopodobnie w większości umowami o świadczenie usługi, a nie aktywami niematerialnymi lub aktywami wynikającymi z umowy leasingu, w związku z czym kapitalizacja kosztów licencji nie jest możliwa. Dzieje się tak, ponieważ klient zazwyczaj ma jedynie prawo do przyszłego dostępu do oprogramowania działającego na infrastrukturze chmurowej dostawcy, a zatem to dostawca kontroluje własność intelektualną kodu oprogramowania.

Następnie, w 2021 roku Komitet udzielił wskazówek w zakresie księgowego ujęcia kosztów konfiguracji lub dostosowania do potrzeb klienta. Komitet wskazał, że ocena czy konfiguracja lub dostosowanie do potrzeb jednostki oprogramowania skutkuje powstaniem składnika aktywów niematerialnych dla tej jednostki, zależy od charakteru i wyników przeprowadzonej konfiguracji lub dostosowania. Jednostka często nie będzie mogła rozpoznać składnika aktywów niematerialnych w odniesieniu do konfiguracji lub dostosowania, ponieważ nie kontroluje konfigurowanego lub dostosowywanego oprogramowania, a działania te nie tworzą składnika aktywów odrębnego od oprogramowania.

Wnikliwsza analiza księgowych implikacji rozwiązań chmurowych

Wnioski Komitetu ds. Interpretacji MSSF dotyczyły konkretnej sytuacji opisanej przez wnioskodawcę, tj. umowy SaaS, w której klient otrzymuje jedynie dostęp do oprogramowania hostowanego w chmurze. Jednakże, nie należy z góry zakładać, że w przypadku gdy oprogramowanie jest hostowane na infrastrukturze dostawcy to taka umowa zawsze daje klientowi jedynie dostęp do oprogramowania i uniemożliwia kapitalizację poniesionych nakładów.

Przy dokładniejszej analizie wytycznych Komitetu można zauważyć, że już kilka lat temu podkreślane było, że przedsiębiorstwa, które wdrażają rozwiązania dotyczące przetwarzania danych w chmurze muszą zrozumieć, czy jest to nabycie wartości niematerialnych, leasing skutkujący prawem do użytkowania czy też zawarcie umowy świadczenia usług. W zależności od odpowiedzi, wnioski co do implikacji księgowych, w tym również możliwości kapitalizacji, różnią się.

W praktyce, rozwiązania w chmurze obliczeniowej dostarczane jednostkom mogą być bardzo różnorodne, a ujmowanie umów na korzystanie z chmur obliczeniowych stanowi złożone zagadnienie księgowe i wymaga profesjonalnego osądu oraz dobrego zrozumienia technicznych aspektów umowy.

Na jakie przykładowe aspekty warto zwrócić uwagę?

Aby uzyskać głębokie zrozumienie techniczne umowy i modelu biznesowego, co jest kluczowe do określenia implikacji księgowych, analiza ta powinna zostać przeprowadzona przez zespół specjalistów z obszaru rachunkowości i IT. Taki zespół musi mówić wspólnym językiem, identyfikować istotne aspekty oraz odnosić je do wytycznych MSSF, aby następnie przedstawić wnioski celem podjęcia profesjonalnego osądu i ostatecznej decyzji. W czasie analizy warto zwrócić uwagę przykładowo na kwestie takie jak m.in.:

• Jakie są dokładne parametry techniczne umowy chmurowej, np. czy jest to private czy public cloud?
• Czy jesteśmy jedynym klientem w ramach umowy czy jedną z jednostek w ramach grupy, która korzysta z rozwiązań wdrożonych na poziomie jednostki dominującej?
• Jaka jest skala modyfikacji i dostosowania oprogramowania, prawa do własności intelektualnej oraz możliwość dalszej modyfikacji kodu źródłowego?
• Kto decyduje o tym, kiedy i jakie aktualizacje oprogramowania zostaną wprowadzone lub na czyjej infrastrukturze będzie to oprogramowanie działać?
• Czy dostawca ma prawo udostępniać użytkowaną przez nas wersję oprogramowania innym swoim klientom?

Wszystkie analizowane kryteria należy rozważyć łącznie, aby ocenić, czy umowa daje firmie więcej niż tylko prawo dostępu do czyjegoś oprogramowania w chmurze.

Wdrożenie rozwiązania chmurowego z perspektywy CFO

Przy wdrażaniu rozwiązań chmurowych w organizacji kluczowe jest odpowiednie przygotowanie. Na etapie planowania i analiz wykonalności, CFO powinien upewnić się, że implikacje finansowe są w pełni uwzględnione obok aspektów IT, komercyjnych i operacyjnych. W analizie powinny zostać uwzględnione takie obszary jak:

1. Rozważenie ewentualnych modyfikacji warunków umowy w celu uzyskania korzystniejszego efektu z perspektywy całej organizacji;
2. Wpływ ujęcia księgowego wydatków na kluczowe wskaźniki i parametry finansowe;
3. Implikacje podatkowe;
4. Odzwierciedlenie implikacji sprawozdawczych w budżetach i prognozach;
5. Zapewnienie procesów i kontroli związanych z wydatkami na wdrożenie.