Inför semestern: se över hantering av löner, skatter och rapportering

Genom att se till att företagets löner, skatter och deklarationer hanteras i tid under sommaren skapar du trygghet för både dig själv och verksamheten.

Sommaren närmar sig med stormsteg och snart är det kanske dags för dig som egenföretagare eller arbetsgivare att ta en paus för att ladda om och reflektera över verksamheten. Innan du stänger ner datorn finns det vissa saker du bör tänka på för att säkerställa att allt flyter på även när du är ledig. Förberedelser är viktiga – oavsett om det handlar om att ha koll på redovisningen, se till att löner och skatter hanteras rätt eller planera för att semestern inte ska påverka verksamhetens drift. Här är några tips om vad du bör tänka på.

Löneutbetalningar och semesterlöner

Se till att alla delar som rör löneutbetalningar och semesterlöner är korrekt förberedda i god tid före semestern. Det är avgörande för att säkerställa att samtliga anställda får rätt lön utbetald i rätt tid under ledighetsperioden.

Fakturering och bokföring

Även i semestertider rullar verksamheten på – leverantörsfakturor ska betalas, kundfakturor skickas och bokföringen hållas uppdaterad. För att kunna koppla av från det dagliga ansvaret behövs tydlig delegering och god planering. Många företag planerar semestern så att det alltid finns någon på plats, medan andra kanske tar in en sommarvikarie för att täcka upp under ledigheten. Oavsett lösning är det viktigt att identifiera vilka uppgifter som behöver hanteras, vem som ansvarar för vad och se till att alla är informerade.

Det kan vara klokt att någon finns tillgänglig vid behov för att snabbt kunna svara på frågor eller fatta beslut om något oväntat skulle uppstå. Om det inte finns några interna resurser som tar hand om administrativa och ekonomiska uppgifter under sommaren, kan det vara läge att tillfälligt ta hjälp av en extern part, exempelvis en redovisningskonsult.

Rapportering till Skatteverket

Även under sommaren kvarstår viktiga ekonomiska åtaganden – moms och arbetsgivaravgifter ska redovisas och skattedeklarationer lämnas in i tid. För att undvika onödig stress under ledigheten är det bra att förbereda alla nödvändiga underlag och ha en plan för hur dessa uppgifter ska hanteras under semesterperioden. Med goda förberedelser minskar risken för förseningar, fel och potentiella påföljder från Skatteverket.

Viktigt för dig som har kalenderår som räkenskapsår

För företag med räkenskapsår som följer kalenderåret, 1 januari–31 december, är 30 juni en viktig deadline. Senast sex månader efter räkenskapsårets slut ska årsredovisningen vara upprättad och undertecknad av samtliga i styrelsen samt eventuell vd. Om företaget har revisor, ska även revisionsberättelsen vara klar och signerad senast detta datum.

Därefter har företaget ytterligare en månad på sig att skicka in handlingarna till Bolagsverket. Det innebär att årsredovisningen och revisionsberättelsen måste vara Bolagsverket tillhanda senast 31 juli. Att missa dessa datum kan leda till förseningsavgifter på upp till 6 250 kronor. Se därför till att allt är klart och skickat i tid.

Sammanfattningsvis är det viktigt att säkerställa att löner, skatter och deklarationer hanteras i tid samt att årsredovisningen är färdigställd och signerad senast 30 juni. Målet är att verksamheten ska fungera smidigt under din ledighet och med rätt planering är detta möjligt.

Artikeln är skriven av Wilma Stattin, EY i Sundsvall. För mer information kontakta ditt närmaste EY-kontor.