Nya regler ska göra tjänstestället lättare att fastställa

Regeringen föreslår tydligare regler för att avgöra var en anställd eller uppdragstagare har sitt tjänsteställe.

Regeringen har presenterat en lagrådsremiss med förslag som ska göra reglerna om tjänsteställe tydligare och mer förutsebara. Bakgrunden är att dagens regler upplevs som svårtolkade, särskilt för personer som arbetar på flera platser eller har ett rörligt arbetsmönster. Komplexiteten bedöms även bidra till felaktiga avdrag och göra det svårare för arbetsgivare och anställda att förutse de skattemässiga konsekvenserna av hur arbetet organiseras.

Tjänstestället har stor praktisk betydelse. Det avgör bland annat om en resa ska behandlas som en vanlig resa mellan bostaden och arbetet eller som en tjänsteresa. Detta påverkar i sin tur möjligheten till avdrag och hur traktamente, reseersättning och andra kostnadsersättningar ska behandlas skattemässigt.

Tjänstestället ska utgå från arbetsgivarens avsikt

Den viktigaste förändringen är att tjänstestället ska fastställas utifrån arbetsgivarens eller uppdragsgivarens avsikt om hur och var arbetet ska utföras.

Bedömningen ska göras när anställningen eller uppdraget börjar. Avsikten ska vara framåtsyftande, bygga på faktiska förhållanden och omfatta den tidsperiod som rimligen kan överblickas. Någon generell bedömningsperiod på exempelvis två år föreslås inte.

Om arbetsmönstret senare förändras varaktigt ska en ny bedömning göras. Tillfälliga avvikelser från den ursprungliga planen ska däremot normalt inte påverka tjänstestället. Ett separat tjänsteställe ska fastställas för varje anställning och uppdrag.

Arbete på en eller flera platser

Om arbetet ska utföras på en och samma arbetsplats blir den platsen normalt tjänsteställe.

För personer som arbetar på flera platser eller under förflyttning föreslås följande ordning:

1. Den plats där mer än 50 procent av arbetstiden ska utföras blir tjänsteställe.
2. Om ingen plats svarar för mer än 50 procent blir arbetsgivarens eller uppdragsgivarens lokal tjänsteställe, förutsatt att den ska besökas på grund av arbetet under cirka 80 procent av arbetsdagarna, motsvarande fyra av fem arbetsdagar.
3. Om tjänstestället inte kan fastställas varaktigt enligt dessa regler blir bostaden tjänsteställe.

Bedömningen av hur arbetstiden fördelas ska göras utifrån arbetade timmar.

Distansarbete får olika betydelse

Förslaget skiljer mellan distansarbete som den anställde ska utföra och distansarbete som den anställde själv får välja att utföra.

Om arbetet enligt en överenskommelse ska utföras helt eller delvis på distans ska detta beaktas när tjänstestället fastställs. Om den anställde däremot själv kan välja att arbeta hemifrån vissa dagar ska detta frivilliga distansarbete normalt inte påverka bedömningen.

Särskild regel för bygg- och anläggningsarbete

En särskild regel föreslås för vissa arbeten inom bygg-, anläggnings- och liknande branscher där arbetet till mer än 50 procent ska utföras under en begränsad tid på varje plats.

För dessa arbeten blir arbetsgivarens eller uppdragsgivarens lokal tjänsteställe om den ska besökas på grund av arbetet under cirka 80 procent av arbetsdagarna. I annat fall blir bostaden tjänsteställe.

Motsvarande grundläggande principer föreslås även för enskilda näringsidkare och fysiska personer som är delägare i handelsbolag.

Tjänsteresa definieras i lagen

Begreppet tjänsteresa föreslås för första gången definieras direkt i inkomstskattelagen. Med tjänsteresa ska avses att den skattskyldige i tjänsten befinner sig på en annan plats än tjänstestället.

Resor hem under arbetsfria dagar vid en pågående tjänsteresa med övernattning ska räknas som en del av tjänsteresan. Skattefritt traktamente ska dock inte kunna betalas för den tid personen faktiskt vistas i bostaden.

Samma grundläggande förutsättningar för avdrag för ökade levnadskostnader ska gälla under hela tjänsteresan. Den nuvarande ordningen, där avdragsrätten efter tre månader övergår till att bedömas enligt reglerna om tillfälligt arbete, föreslås tas bort.

Nya schablonbelopp vid tjänsteresa

Avdrag för måltider och småutgifter vid tjänsteresa ska endast få göras enligt schablon. Möjligheten att göra avdrag för den faktiska kostnadsökningen tas därmed bort.

Under tjänsteresans första sex månader föreslås avdrag med:

• 100 procent av inrikesbeloppet eller utrikesbeloppet för en hel dag
• 50 procent för en halv dag

Efter sex månader föreslås avdrag med:

• 50 procent för en hel dag
• 25 procent för en halv dag

Samma nivåer ska gälla oavsett om arbetsgivaren har betalat ut traktamente eller inte. Begreppen maximibelopp och normalbelopp föreslås samtidigt ersättas med inrikesbelopp respektive utrikesbelopp.

Ett gemensamt avdrag för dubbelt boende

De nuvarande avdragen för tillfälligt arbete på annan ort och dubbel bosättning föreslås ersättas med ett gemensamt avdrag för dubbelt boende på grund av arbete på annan ort.

För rätt till avdrag krävs bland annat att:

• personen övernattar på arbetsorten,
• avståndet mellan den ursprungliga eller nuvarande bostaden och arbetsplatsen är längre än 100 kilometer,
• inget av boendena är personens föräldrahushåll,
• det dubbla boendet har uppkommit på grund av arbetet och medför en faktisk merkostnad.

Det dubbla boendet ska ha uppkommit på grund av arbetet. Avdrag ska därför inte medges om bostaden på arbetsorten har skaffats för privata ändamål, exempelvis som semester- eller fritidsbostad, även om personen senare börjar arbeta på orten.

Ökade logikostnader ska i första hand dras av med den faktiska merkostnaden. Om kostnaden inte kan visas föreslås ett schablonavdrag med 50 procent av inrikesbeloppet eller utrikesbeloppet per natt.

Logiavdraget får göras under högst fem år och begränsas till två prisbasbelopp per beskattningsår. För måltider och småutgifter medges avdrag endast under den första månaden, med 50 procent av inrikesbeloppet eller utrikesbeloppet per hel dag.

Ikraftträdande och övergångsregler

Ändringarna föreslås träda i kraft den 1 januari 2027 och tillämpas första gången för beskattningsår som börjar efter den 31 december 2026.

För pågående anställningar och uppdrag ska bedömningen av tjänstestället utgå från arbetsgivarens eller uppdragsgivarens avsikt vid ikraftträdandet. Särskilda övergångsregler föreslås också för pågående tjänsteresor och befintliga situationer med dubbelt boende.

Om förutsättningarna för avdrag för logi har varit uppfyllda för bostaden vid något tillfälle under 2026 ska den tidigare avståndsgränsen på över 50 kilometer gälla även fortsättningsvis, i stället för den föreslagna nya gränsen på över 100 kilometer.

Slutligen ska också nämnas att det fortsatta genomförandet av lagförslaget är beroende av det slutliga arbetet med budgetpropositionen för 2027.

Kommentar

Förslaget innebär både förtydliganden av principer som redan tillämpas och materiella förändringar av reglerna om tjänsteställe, tjänsteresor och dubbelt boende. Det tydligare fokuset på arbetsgivarens avsikt och de nya gränserna bör öka förutsebarheten.

Samtidigt kan nya gränsdragningsfrågor uppkomma när arbetsmönster förändras successivt, när arbete utförs hos flera kunder eller när arbetet bedrivs i flera länder. Det blir därför viktigt att dokumentera de faktiska förhållanden som ligger till grund för bedömningen av tjänstestället.

Arbetsgivare och uppdragsgivare bör därför:

• ompröva tjänstestället för pågående anställningar och uppdrag,
• dokumentera var och hur arbetet är avsett att utföras,
• se över avtal om distansarbete, resepolicyer och traktamentsregler,
• identifiera personer som arbetar på flera platser eller regelbundet hos kunder,
• anpassa lönehantering och rapportering av kostnadsersättningar.

Regeringen uppskattar att cirka 150 000 anställda och uppdragstagare kan få ett ändrat tjänsteställe. Fler personer kan få bostaden som tjänsteställe, vilket kan innebära att fler resor behandlas som tjänsteresor. Arbetsgivare bör därför redan nu analysera hur förslagen kan påverka interna policyer, anställningsvillkor och rutiner för resor och ersättningar.

Författare

• Sevim Güven – Partner – People Advisory Services – 072-230 95 20
• Eva Ahlin – Director – People Advisory Services – 073-055 87 11