Hoe een vroege jaarrekening een ziekenhuis helpt om beter te sturen

Zo vroeg mogelijk in het nieuwe jaar een jaarrekening over het afgelopen jaar. Voor beursgenoteerde bedrijven is het de gewoonste zaak van de wereld. In de zorgsector komt het zelden voor. Ook Gelre ziekenhuizen, met een vestigingen in Apeldoorn en in Zutphen was gewend ongeveer vijf maanden na afloop van het boekjaar een jaarrekening te presenteren. Het ziekenhuis wilde dit, om meer dan één reden, graag veranderen.

Rob Leensen, voor EY-accountant van Gelre ziekenhuizen, ontwikkelde met zijn team en in nauwe samenwerking met de opdrachtgever een innovatieve manier van auditen, waardoor het proces aanmerkelijk versneld kon worden. Leensen: “De bekostigingsproblematiek van de zorg is traditioneel erg ingewikkeld. Maar dat is aan het veranderen. Zeker voor ziekenhuizen, die vaak te maken hebben met maar vijf tot zeven contracten met zorgverzekeraars, moet het veel sneller kunnen. Dat levert allerlei voordelen op.”

Leensen noemt het een ‘dogma’ waar zorginstellingen nodig vanaf moeten. De eerste maanden van het jaar, tot en met het voorjaar, is iedereen druk met de jaarrekening. En na de zomervakantie beginnen de begrotingsrondes. De tijd om goed te sturen gedurende het jaar ontbreekt daardoor vaak.
 

Gelre haalde het vaste interne vergaderschema naar voren en stemde daar met EY vervolgens alle deadlines op af. Al in het eerste jaar was er sprake van drie maanden tijdwinst, De jaarrekening werd al op 28 februari gepresenteerd aan de Raad van Toezicht. Elk opvolgende jaar was dat dagen sneller.

Leensen: “Data-analyse heeft als voordeel dat je niet meer met steekproeven werkt, maar eigenlijk voortdurend naar de uitzonderingen kijkt. Daarvoor hebben we allerlei tools ontwikkeld, onder meer gebruikmakend van AI. We halen een enorme hoeveelheid data binnen en analyseren dat. Je ziet heel veel. Bijvoorbeeld de weg die een inkoopfactuur aflegt. Maar ook hoe de salarisadministratie werkt. Op basis van onze vragen kan de organisatie gedurende het jaar haar processen verbeteren.”

Gelre ziekenhuizen en EY zien dit als een ontwikkeltraject, waarbij de inzet van data-analyse een steeds grotere rol speelt. De doelstelling op lange termijn: begin januari de jaarrekening opmaken en het voorgaande jaar afsluiten. Leensen ziet het op korte termijn gebeuren. “De regel in de zorg is: we gaan controleren als het jaar voorbij is. Waar we naartoe moeten, is dat we dat gedurende het jaar allang gedaan hebben en als het jaar voorbij is, we alleen nog maar met het heden en met de toekomst bezig zijn.”