Quanto melhor a pergunta
Por onde deve começar a transformação das suas operações?
As agendas de transformação podem correr mal se os stakeholders não participarem.
O mundo está a avançar rapidamente. Se as empresas quiserem manter-se à frente da curva, as suas operações têm de ser ágeis e preditivas e têm de escolher o momento certo para se envolverem, tanto com o talento certo como com as tecnologias certas para ganharem uma vantagem competitiva.
No entanto, há muitas tecnologias por aí e muitos processos de negócio, todos num estado de evolução constante. Separar o sinal do ruído – e escolher a estratégia certa – pode ser um verdadeiro desafio.
Mesmo quando as empresas escolhem uma estratégia, outros fatores podem impedir a sua implementação efetiva. Compreender como fazer as perguntas certas, a quem perguntar e onde encontrar as respostas, é fundamental para fazer funcionar qualquer estratégia.
Veja-se, por exemplo, os desafios em torno da transformação digital.
A transformação digital é uma componente vital de qualquer estratégia de negócio moderna. Softwares, plataformas e processos antigos tornam-se inviáveis para as necessidades modernas. No seu lugar, novos softwares, novas plataformas e novos processos têm de ser desenvolvidos e implementados eficientemente.
No entanto, a transformação é frequentemente conduzida por tecnólogos e equipas de TI e não pelas pessoas em quem vai ter realmente impacto – como aquelas que estão no edifício do escritório. Isto pode fazer da comunicação do valor para o negócio e da aprovação de uma efetiva mudança, um processo de grande envergadura.
A inteligência artificial (IA) mais sofisticada e dispendiosa do mundo pode rapidamente tornar-se ineficaz se for implementada sem o contributo das pessoas que realmente a vão usar, sobre a sua capacidade, ou não, para melhorar realmente os processos.
Mas conseguir que as pessoas certas falem e identifiquem os problemas reais que precisam de ser resolvidos, pode ser mais difícil do que parece.
Um cliente da área financeira, Tier 1, abordou a EY com este problema. Tinha enfrentado desafios na implementação de transformações tecnológicas no passado e reconheceu a necessidade de criar espaços de colaboração, onde pudessem ser colocadas questões críticas – e moldadas estratégias – antes de começar a implementar tecnologia nas suas operações.
A questão colocada pelo cliente era crucial, mas abrangente: em vez de fazer melhorias incrementais, como podemos pensar de maneira diferente na forma como a função financeira apoia o negócio? Em particular, procurava formas de melhorar as operações em oito processos financeiros distintos, desde a contabilidade financeira até ao fecho de contas, aplicando a tecnologia de modo a que produzisse valor real.
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Melhor a resposta
Pensar em torno das questões
Obter as respostas certas significa promover as conversas certas.
Encontrar novas perspetivas implicaria que o cliente reunisse as competências certas. Para as grandes multinacionais, estas conversas podem ser difíceis de lançar e manter – as equipas podem estar amplamente distribuídas por todo o mundo, as funções do negócio podem estar muito divididas em silos e os colabores podem ter horários muito variáveis. Reunir fisicamente os stakeholders – e dar-lhes ferramentas para serem bem-sucedidos – foi fundamental.
A tecnologia permitiu colaborar ao vivo através de um ecrã que todos podiam ver, quer estivessem sentados em casa, em Hong Kong, nos EUA ou em Londres.
Construir um espaço para mudar perspetivas
Na prática, isto assumiu a forma de um Laboratório de Inovação Financeira, que foi construído para o cliente, alavancado na rede wavespace1 da EY. As equipas de Consulting e Assurance da EY trabalharam em conjunto neste projeto para ajudar a criar as condições que permitiram ao cliente ter estas conversas – trazendo as nossas próprias perspetivas diferentes para o projeto.
Pressupostos desafiantes
No decurso de um programa de oito semanas, o wavespace acolheu dezenas de stakeholders-chave em mais de 150 reuniões, dando-lhes a perspetiva e o foco de colaboração que precisavam, para pensar e fazer perguntas sobre as melhores formas de transformar as suas operações financeiras. Ao mesmo tempo, os participantes foram desafiados a trabalhar na identificação de formas relevantes de avaliar como é que as soluções tecnológicas podiam ser aplicadas aos seus processos financeiros.
Em primeiro lugar, o cliente fixou-se na Cloud, como a tecnologia mais apropriada para as suas necessidades. No wavespace, os participantes começaram então a desafiar os seus próprios pressupostos – identificando que a Cloud não podia ser considerada apenas pela tecnologia, mas precisava de ser entendida como uma plataforma mais abrangente, que poderia transformar a função financeira de múltiplas formas.
A tecnologia é uma ferramenta. Não vai obter resultados por si só. O resultado vem da forma como a empresa é moldada pelas oportunidades que a ferramenta proporciona.
O cliente identificou também potenciais bloqueios para o caminho. A partir do diálogo com os stakeholders, descobriu que se se tivesse concentrado inteiramente na tecnologia, e negligenciado da equação o lado do processo, os resultados desejados não seriam alcançados.
A EY assegurou o ambiente do wavespace, proporcionando aos profissionais de finanças da linha da frente tudo o que precisavam para os ajudar a conceber a solução e a definir use cases, apoiados pelas equipas de TI e de Finance Change. Através de conversas transparentes entre diferentes stakeholders, começaram a surgir soluções práticas e eficazes.
Desenvolver uma estratégia verdadeiramente transformacional e mensurável
Através da colaboração criativa no wavespace, o cliente não só aperfeiçoou a sua estratégia de transformação para uma abordagem especificamente baseada na Cloud – como também identificou os passos bem definidos que lhe permitiriam perseguir um valor real e mensurável.
Ao longo do programa, as equipas do cliente colaboraram em 20 ideias distintas para potenciar a sua operação de finanças através da Cloud. Estas incluíam:
- Um modelo de dados que criou uma fonte de dados única e harmonizada para toda a função financeira, que só precisa de ser ajustado uma vez – tornando mais fácil e mais eficaz, em termos de tempo, ligar múltiplas unidades de negócio aos dados da forma mais adequada para as suas necessidades.
- Visualização da qualidade dos dados em tempo real, permitindo uma rápida validação dos dados (o processo pelo qual os dados são verificados quanto à sua exatidão e utilidade) e remediação dos dados (o processo de limpeza, organização e movimentação dos dados de uma forma que os torne aptos para utilização). Isto incluiu a utilização de machine learning e da inteligência artificial para melhorar a qualidade dos dados.
- Ferramentas de relato detalhado, que rompem com os padrões da informação em diferentes dimensões (como linha de negócio ou entidade legal). Forneceram pormenores até ao nível da transação e captam comentários de múltiplos stakeholders relativamente a qualquer produto ou investigação.
- Monitorização contínua e automatizada do controlo sobre toda a população de dados, em vez de testes manuais com amostras individuais.
Estas ferramentas permitiram que o cliente apresentasse soluções com um valor real e mensurável para a sua função financeira – e para o negócio como um todo.
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Melhor trabalha o mundo
Os frutos da colaboração criativa
As conversas certas conduzem a novas perspetivas e a melhores resultados.
Globalmente, em comparação com as suas antigas formas de trabalho, o cliente percebeu que poderia beneficiar de um aumento de 300% na capacidade de processamento de dados, em 25% do tempo e com uma redução de 30 a 50% no custo.
Com estes novos processos potenciados pela Cloud, identificou potencial para eliminar as reconciliações manuais entre diferentes sistemas ou conjuntos de dados. Isto pode traduzir um potencial para poupar muitas horas de trabalho – incluindo uma redução do tempo necessário para fechar livros de contabilidade, de até 20 dias para quatro dias – libertando tempo e recursos para mais tarefas de valor acrescentado.
O cliente estava entusiasmado com a eficácia do ambiente de colaboração que a EY ajudou a criar: "Em apenas dez semanas, passámos de "como melhorar as finanças" – e de um certo ceticismo em relação aos produtos tecnológicos – para 20 ideias bem pensadas, que tiram partido da Cloud. Gerou entusiasmo entre as nossas equipas, porque conseguem perceber como impactar a função financeira, melhor, mais depressa e mais barato e no processo ainda trazemos para o negócio melhores controlos, melhor qualidade de dados e um relato mais perspicaz".
Globalmente, em comparação com as suas antigas formas de trabalho, o cliente percebeu que poderia beneficiar de um aumento de 300% na capacidade de processamento de dados, em 25% do tempo e com uma redução de 30 a 50% no custo.
Trabalhar em conjunto para encontrar o caminho certo
A experiência deste cliente no wavespace – e os valores do pensamento colaborativo e de conversação que suporta – resulta em lições mais amplas para qualquer empresa a tentar transformar as suas operações e preparar um futuro digital.
Em particular, demonstra que fundamentar qualquer agenda tecnológica no mundo real e nas experiências humanas – em vez de recorrer a cenários ideais hipotéticos – é fundamental para que as soluções tecnológicas possam ser aplicadas de forma eficaz e valiosa.
Com o atual panorama empresarial totalmente alterado pelo impacto da COVID-19, as organizações precisam cada vez mais de ser capazes de reimaginar a forma como trabalham neste ambiente desconhecido. Mais do que nunca, terão de reestruturar a forma como os seus modelos de negócio e operações se enquadram numa economia global que continua a sofrer um choque severo como resultado da pandemia. Para se reinventarem eficazmente durante esta crise, e impulsionarem o seu crescimento, as empresas terão de abraçar a transformação.
Mas reimaginar, reenquadrar e reinventar o seu negócio não será suficiente se a visão criada não tiver sido devidamente pensada. Ao criar espaço mental para pensar nos desafios trazidos pela COVID-19 – procurando ativamente perspetivas diferentes e pressupostos desafiantes, não só sobre os caminhos certos a seguir, mas também sobre as questões fundamentais a abordar – as empresas podem garantir que estão a perseguir estratégias que podem fornecer um valor genuíno.
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Outros colaboradores da EY incluem George Ioannou – CFO Consulting Technology, Amy Steptoe – CFO Consulting.
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