Aviso de Privacidade – Yello

Maio de 2021

1. Introdução

O presente Aviso de Privacidade pretende descrever as práticas da EY relativamente à Yello ("Ferramenta") no que se refere à privacidade de todos os indivíduos cujos dados pessoais são processados e armazenados na Ferramenta. O presente Aviso de Privacidade deve ser lido em conjunto com a Declaração de Privacidade da ey.com e, em caso de qualquer conflito com a Declaração de Privacidade da ey.com, prevalecerão os termos do presente Aviso de Privacidade. Leia atentamente o presente Aviso de Privacidade. 

2. Quem gere a Ferramenta?

EY" refere-se a uma ou mais das empresas-membro da Ernst & Young Global Limited ("EYG"), sendo cada uma delas uma entidade legal separada e apta para determinar as finalidades e os meios do processamento de dados por direito próprio (isto é, agir como controlador de dados ou numa capacidade semelhante). A entidade que age como controlador de dados (ou capacidade semelhante) ao fornecer esta Ferramenta na qual os seus dados pessoais serão processados e armazenados é a EY Global Services Limited e esta licencia a Ferramenta da RECSOLU, Inc., DBA Yello, 55 E. Monroe Suite 3600, Chicago, IL 60603. Os dados pessoais na Ferramenta são partilhados pela EY Global Services Limited com uma ou mais empresas-membro da EYG (veja "Quem pode aceder aos seus dados pessoais" na secção 6 abaixo).

A Ferramenta é alojada nos servidores da Amazon Web Services na Irlanda e em Frankfurt.

3. Porque é que precisamos dos seus dados pessoais?

A Ferramenta é um sistema baseado na nuvem que facilitará a prestação de um melhor apoio por parte das Equipas de Talento da EY à empresa e apoiará os esforços de recrutamento do campus da EY. A Ferramenta possui duas funcionalidades: (i) agir como um instrumento de recrutamento para a apresentação de candidaturas a empregos; e (ii) agir como um leque de candidatos a funções de emprego.

Se for um candidato ou um requerente, os seus dados pessoais processados na Ferramenta são utilizados da seguinte forma:

  • Criação de conta;
  • Iniciar sessão na Yello;
  • Envio de convites para eventos do campus e gestão dos mesmos;
  • Envio de candidaturas a empregos;
  • Realização de entrevistas digitais;
  • Avaliação de candidaturas a empregos;
  • Gerir o desenvolvimento e as comunicações dos candidatos (por exemplo, e-mails de marketing em relação aos candidatos/requerentes que optaram por fazer parte do leque de talentos);
  • Seleção de candidatos aprovados para contratação;
  • Agendamento de entrevistas; e
  • Fornecimento de atualizações após as entrevistas.

Para dados não sensíveis, o processamento dos seus dados pessoais é necessário para prosseguir interesses legítimos do responsável pelo tratamento ou de terceiros, exceto quando esses interesses forem sobrepostos pelos interesses ou direitos e liberdades fundamentais do sujeito dos dados que requeiram processamento dos dados pessoais. O(s) interesse(s) legítimo(s) específico(s) é(são):

  • Gestão de Recursos Humanos, incluindo avaliações de desempenho e recrutamento; e
  • Sucesso das práticas de recrutamento da EY, incluindo a adjudicação, o Recrutamento, a Seleção e a Contratação.

Tem o direito de se opor a qualquer altura, por motivos relacionados com a sua situação particular, ao processamento dos dados pessoais que lhe dizem respeito com base no(s) interesse(s) legítimo(s) supracitado(s).

Processaremos os seus dados pessoais sensíveis com base no seu consentimento. O fornecimento dos seus dados pessoais à EY é opcional. No entanto, se não fornecer todos ou parte dos seus dados pessoais, pode não nos ser possível concretizar os fins a que se destina o processamento. Tem o direito de retirar o seu consentimento a qualquer altura. Tem o direito de retirar o seu consentimento a qualquer altura.

Se for um utilizador da EY da Ferramenta, os seus dados pessoais processados na Ferramenta são utilizados da seguinte forma:

  • Criação de conta;
  • Iniciar sessão na Yello;
  • Criação de requisições de emprego e eventos;
  • Envio de convites para eventos do campus e gestão dos mesmos;
  • Realização de entrevistas digitais;
  • Avaliação de candidaturas a empregos;
  • Gerir o desenvolvimento e a comunicações dos candidatos; e
  • Seleção de candidatos aprovados para contratação;
  • Agendamento de entrevistas;
  • Fornecimento de atualizações após as entrevistas; e
  • Identificação de entrevistadores.

O processamento dos seus dados pessoais é necessário para prosseguir interesses legítimos do responsável pelo tratamento ou de terceiros, exceto quando esses interesses forem sobrepostos pelos interesses ou direitos e liberdades fundamentais do sujeito dos dados que requeiram processamento dos dados pessoais. O(s) interesse(s) legítimo(s) específico(s) é(são):

  • Gestão de Recursos Humanos, incluindo avaliações de desempenho e recrutamento; e
  • Sucesso das práticas de recrutamento da EY, incluindo a adjudicação, o Recrutamento, a Seleção e a Contratação.

Tem o direito de se opor a qualquer altura, por motivos relacionados com a sua situação particular, ao processamento dos dados pessoais que lhe dizem respeito com base no(s) interesse(s) legítimo(s) supracitado(s).

Se for um representante do campus, os seus dados pessoais processados na Ferramenta são utilizados da seguinte forma:

  • Criação de conta;
  • Criação de conta;
  • Envio de convites para eventos do campus e gestão dos mesmos; e
  • podem ser processados durante a seleção dos candidatos aprovados para contratação.

O processamento dos seus dados pessoais é necessário para prosseguir interesses legítimos do responsável pelo tratamento ou de terceiros, exceto quando esses interesses forem sobrepostos pelos interesses ou direitos e liberdades fundamentais do sujeito dos dados que requeiram processamento dos dados pessoais. O(s) interesse(s) legítimo(s) específico(s) é(são):

  • Gestão de Recursos Humanos, incluindo avaliações de desempenho e recrutamento; e
  • Sucesso das práticas de recrutamento da EY, incluindo a adjudicação, o Recrutamento, a Seleção e a Contratação.

Tem o direito de se opor a qualquer altura, por motivos relacionados com a sua situação particular, ao processamento dos dados pessoais que lhe dizem respeito com base no(s) interesse(s) legítimo(s) supracitado(s).

4. Que tipo de dados pessoais é processado na Ferramenta?

Se for um candidato ou um requerente, a Ferramenta processa estas categorias de dados pessoais:

  • Informações do perfil do candidato (nome, detalhes de contacto, informações educacionais, currículo/CV, idiomas falados, preferências geográficas, localização, emprego a que se candidatou/emprego oferecido, informações sobre diversidade, fotografia);
  • Informações do requerente para uma requisição de emprego específica, informações da entrevista (incluindo através de vídeo/entrevistas gravadas), informações de avaliação, informações relativas a requisitos regulamentares ou operacionais específicos do país;
  • Dados pessoais sensíveis (origem racial e étnica, dados de saúde, orientação sexual, identificadores governamentais, tais como números de passaporte, detalhes de vistos e números de identificação nacional); e
  • Os dados referentes a condenações criminais serão recolhidos mas apenas sob a forma de um "sim" ou um "não". Nenhuma outra informação acerca de condenações criminais será processada.

Estes dados têm origem de:

  • Parceiros, colaboradores ou contratados da EY (como referência);
  • SuccessFactors/Employee Central;
  • SF Recruiting;
  • Próprios candidatos/requerentes; e
  • Os dados de avaliação serão fornecidos por outras ferramentas da EY, tais como CappFinity, Saville, Pymetrics e HireVue.

Se for um utilizador da EY da Ferramenta, a Ferramenta processa estas categorias de dados pessoais:

  • Dados de contacto do utilizador (nome, e-mail, número de telefone, morada)
  • Dados organizacionais (localização, entidade legal da EY, departamento)
  • Detalhes de single sign-on

Estes dados têm origem de:

  • Parceiros, colaboradores ou contratados da EY e o próprio Utilizador;
  • SuccessFactors/Employee Central; e
  • SF Recruiting.

Se for um representante do campus, a Ferramenta processa estas categorias de dados pessoais:

  • Nome, endereço de e-mail, cargo, número de telefone, departamento universitário/faculdade.

Estes dados têm origem de:

  • o próprio utilizador; e
  • Websites de faculdades/universidades ou a própria faculdade/universidade.

5. Dados pessoais sensíveis

Os dados pessoais sensíveis revelam a origem racial ou étnica, opiniões políticas, crenças religiosas ou filosóficas, adesão a sindicatos, dados genéticos, dados biométricos, dados relacionados com a saúde, ou dados sobre a vida sexual ou a orientação sexual.

Se for um candidato ou um requerente, os seguintes dados pessoais sensíveis são recolhidos e processados na Ferramenta:

A Yello processa os seguintes dados pessoais sensíveis, de acordo com os regulamentos locais:

  • origem racial e étnica;
  • dados de saúde;
  • orientação sexual;
  • identificadores governamentais, tais como números de passaporte, detalhes de vistos e números de identificação nacional; e
  • dados relativos a condenações criminais (tenha em atenção que só é registado um "sim" ou um "não" através da Ferramenta em relação às condenações criminais - não são registadas mais informações ou detalhes dessas condenações).

Se for um utilizador da EY da Ferramenta ou um representante do campus, a EY não recolhe intencionalmente quaisquer dados pessoais sensíveis a seu respeito através da Ferramenta. O objetivo da Ferramenta não é processar informações dessa natureza.

6. Quem pode aceder aos seus dados pessoais?

Os dados pessoais do Utilizador são acedidos na Ferramenta pelas seguintes pessoas/equipas:

Grupo de utilizadores Localização Objetivo Acesso Montante
Colaboradores, parceiros e contratados da EY Global Para indicar outros indivíduos a empregos e servir como aprovadores ad hoc.
  • Terá acesso de escrita com a capacidade de criar uma requisição de emprego para aprovação.
  • Terá capacidade de escrita para adicionar referências. 
  • Terá a capacidade de aprovar requisições que lhes sejam enviadas.
  • Só terá acesso aos dados pessoais quando se tornar um Gerente de Contratação da EY.
  • Terá acesso de leitura/escrita aos dados pessoais de outros utilizadores da EY (por exemplo, para designar entrevistadores).
  • Terá acesso apenas de leitura aos dados pessoais dos representantes do campus.
Aproximadamente 2000 desses utilizadores (no total) podem ter acesso a dados pessoais, mas isto está sujeito a variações regionais, tipos de atividades de contratação e mudanças sazonais. Apenas os utilizadores autorizados com uma razão empresarial válida terão acesso aos dados pessoais na Yello.

Gerentes de contratação da EY

Global

O(s) indivíduo(s) da empresa que irá(ão), em última instância, gerir esta função e tomará(ão) a decisão de contratação. 

  • Terá acesso apenas de leitura aos dados pessoais dos candidatos/requerentes e acesso para ver as requisições de emprego e aprovar ofertas para as requisições de emprego em que estão listados como gerentes de contratação.
  • Terá acesso de leitura/escrita aos dados pessoais de outros utilizadores da EY (por exemplo, para designar entrevistadores).
  • Terá acesso apenas de leitura aos dados pessoais dos representantes do campus.

100 000 desses utilizadores (no total), mas não mais de 4, terão acesso aos dados pessoais para qualquer requisição de emprego.

Recrutadores

Global

Os indivíduos responsáveis pela gestão do processo geral de adjudicação, recrutamento, seleção e contratação.

  • Terá acesso apenas de leitura às requisições de emprego, aos dados pessoais dos candidatos/requerentes e disponibilizará informações para os empregos a que estão a recrutar.
  • Como parte do processo de seleção, os Recrutadores têm a capacidade de escrever notas relativas ao desempenho de um candidato/requerente.
  • Terá acesso de leitura/escrita aos dados pessoais de outros utilizadores da EY (por exemplo, para designar entrevistadores).
  • Terá acesso apenas de leitura aos dados pessoais dos representantes do campus.

1800 desses utilizadores (no total), mas não mais de 10, terão acesso aos dados pessoais para qualquer requisição de emprego.

Serviços Partilhados de Recrutamento de Talento e Coordenadores de Recrutamento

Global (específico para TSS: Canadá, Polónia, Índia, Filipinas, África do Sul, BeNe, China, Reino Unido)

Para apoiar o processo de recrutamento são atribuídas as funções de Talent Transactional (TT) e/ou Admin Hub

  • Terá acesso apenas de leitura às requisições de emprego, aos dados pessoais dos candidatos/requerentes e disponibilizará informações paras as requisições de emprego que estão a apoiar.
  • Terá acesso apenas de leitura aos dados pessoais de outros utilizadores da EY (por exemplo, para designar entrevistadores).
  • Terá acesso apenas de leitura aos dados pessoais dos representantes do campus.

1350 desses utilizadores (no total). Cada região tem um número variável de Serviços Partilhados de Recrutamento de Talento e Coordenadores de Recrutamento, mas todas essas pessoas só terão acesso aos dados pessoais na região a que prestam apoio. Estão em vigor políticas internas para limitar o acesso a dados pessoais por este grupo de utilizadores.

Super utilizador de adjudicação

Global

Fornecer apoio de adjudicação/recrutamento (por exemplo, identificação de potenciais candidatos/requerentes para várias funções, apoio às entrevistas)

  • Terá acesso de leitura/escrita às requisições de emprego, aos dados pessoais dos candidatos/requerentes e disponibilizará informações paras as requisições de empregos que estão a apoiar.
  • Terá acesso de leitura/escrita aos dados pessoais de outros utilizadores da EY.
  • Terá acesso de leitura/escrita aos dados pessoais dos representantes do campus.

150 (o que representa um número limitado de utilizadores em 150 países)

Suporte Global do Sistema

Canadá, Índia, Nova Zelândia, EUA, Polónia

Concedido a um número limitado de indivíduos na EY para supervisionar e gerir a ferramenta a nível global, incluindo a supervisão das atividades de apoio e libertação da SF Recruiting.

  • Terá pleno acesso administrativo aos dados pessoais, dados do sistema e funcionalidades necessárias para o suporte do sistema.

9

Relatórios Globais

EUA, Índia, Polónia

Fornece suporte a relatórios globais. Para criar e gerir relatórios em todos os dados.

  • Terá acesso apenas de leitura aos dados pessoais anonimizados necessários para a criação de relatórios a nível global. Tem permissão para criar e executar relatórios.

 8

Candidatos/Requerentes

Global

Para permitir que os indivíduos expressem interesse na EY e se candidatem a qualquer vaga de emprego.

  • Terá acesso aos seus próprios dados pessoais apenas para criar, editar e eliminar dados no respetivo perfil de candidato. Terá acesso para se candidatar a qualquer emprego da EY publicado.
  • Terá acesso apenas de leitura aos dados pessoais dos utilizadores da EY (por exemplo, nomes dos respetivos entrevistadores).

 Desconhecido

Pessoal de suporte da Yello

EUA

Para fornecer apoio ao sistema de fornecedores, conforme necessário. 

  • Terá acesso administrativo aos dados pessoais, dados do sistema e funcionalidades necessárias para o suporte do sistema.

3 a 5

Tata Consulting Services (TCS)

México e Índia

 Para fornecer apoio ao sistema

  • Tem acesso aos seus próprios dados pessoais para criar, editar e eliminar dados na Ferramenta. Tem acesso a um conjunto de recursos dentro do Centro de Administração.

~30

Os direitos de acesso detalhados acima envolvem a transferência de dados pessoais em várias jurisdições (incluindo jurisdições fora da União Europeia) em que a EY opera (a localização dos escritórios da EY consta em https://www.ey.com/pt_pt/locations). Pode aceder a uma visão geral das entidades da rede da EY que prestam serviços a clientes externos aqui (Consulte a Secção 1 (Acerca da EY) - "Ver uma lista de empresas-membro e afiliadas da EY"). A EY processará os seus dados pessoais na Ferramenta de acordo com a legislação e os regulamentos profissionais aplicáveis na sua jurisdição. As transferências de dados pessoais dentro da rede EY são regidas pelas Regras Empresariais Vinculativas da EY.

Transferimos ou divulgamos os dados pessoais que recolhemos a fornecedores de serviços de terceiros (e às respetivas subsidiárias e afiliadas) que são contratados por nós para apoiar os nossos processos auxiliares internos. Por exemplo, contratamos fornecedores de serviços para fornecer, executar e apoiar a nossa infraestrutura de TI (como a gestão de identidades, alojamento, análise de dados, cópia de segurança, segurança e serviços de armazenamento na nuvem) e para o armazenamento e a eliminação segura dos nossos ficheiros em papel. A nossa política consiste em utilizar apenas fornecedores de serviços de terceiros que são obrigados a manter níveis adequados de proteção de dados, segurança e confidencialidade e que cumprem todos os requisitos legais aplicáveis à transferência de dados pessoais fora da jurisdição em que foram originalmente recolhidos.

Na medida em que os dados pessoais tenham sido anonimizados de tal forma que o Utilizador ou o seu dispositivo já não seja razoavelmente identificável, tais informações serão tratadas como dados não pessoais e os termos do presente Aviso de Privacidade não se aplicarão.

Para os dados recolhidos no Espaço Económico Europeu (EEE) ou que digam respeito a indivíduos no EEE, a EY requer um mecanismo de transferência apropriado, conforme necessário, para cumprir a lei aplicável. A transferência de dados pessoais da Ferramenta para a RECSOLU, Inc., DBA Yello é regida por um contrato entre a EY e o fornecer de serviços que inclui cláusulas padrão de proteção de dados adotadas pela Comissão Europeia.

7. Retenção dos dados

A nossa política é reter os dados pessoais apenas durante o tempo necessário para os objetivos descritos na seção "Porque é que precisamos dos seus dados pessoais?". Os períodos de retenção variam consoante as jurisdições e são estabelecidos de acordo com os requisitos de retenção profissionais e regulamentares locais.

Para satisfazer os nossos requisitos profissionais e legais, para estabelecer, exercer ou defender os nossos direitos legais e para fins de arquivo e históricos, precisamos de reter as informações durante períodos de tempo significativos.

As políticas e/ou os procedimentos para a retenção de dados pessoais na Ferramenta são:

8. Segurança

A EY protege a confidencialidade e a segurança das informações obtidas no decurso da respetiva atividade. O acesso a essas informações é limitado e existem políticas e procedimentos em vigor concebidos para salvaguardar as informações contra perdas, utilização indevida e divulgação imprópria. Informações adicionais sobre a nossa abordagem à proteção de dados e segurança das informações estão disponíveis na nossa brochura Proteger os seus dados.

9. Controlo dos seus dados pessoais

A EY não transferirá os seus dados pessoais a terceiros (que não as entidades externas referidas na secção 6 acima) salvo se tivermos a sua permissão ou se a legislação assim o requeira.

Tem o direito legal de pedir detalhes dos dados pessoais da EY sobre si.

Para confirmar se os dados pessoais são processados na Ferramenta ou para aceder aos seus dados pessoais na Ferramenta ou (se aplicável) para retirar o seu consentimento, contacte o seu representante da EY habitual ou envie o seu pedido por e-mail para global.data.protection@ey.com.

10. Oposição, retificação, apagamento, restrição de processamento ou portabilidade de dados

Pode confirmar se os seus dados pessoais estão corretos e atualizados. Pode opor-se ao processamento dos seus dados pessoais ou solicitar a retificação, o apagamento, a restrição de processamento ou uma cópia dos respetivos dados pessoais facilmente portável ao contactar o seu representante da EY habitual ou enviar um e-mail para global.data.protection@ey.com.

11. Reclamações

Em caso de suspeita de uma alegada quebra da lei de privacidade de dados ou de qualquer outro regulamento, contacte o Diretor de Privacidade Global da EY, Escritório do Conselho Geral, 6 More London Place, Londres, SE1 2DA, Reino Unido, envie um e-mail para global.data.protection@ey.com ou contacte o seu representante da EY habitual. Um Diretor de Privacidade da EY irá investigar a reclamação e fornecer-lhe informações sobre como será tratada e resolvida.

Se não estiver satisfeito com a forma como a EY resolveu a reclamação, tem o direito de reclamar junto da autoridade de proteção de dados do seu país. Também pode encaminhar a questão para um tribunal da jurisdição competente.

Algumas empresas-membro da EY em países fora da União Europeia (UE) nomearam um representante na UE para agir em seu nome, se e quando realizarem atividades de processamento de dados às quais se aplica o Regulamento Geral de Proteção de Dados da UE (RGPD). Mais informações e os dados de contacto desses representantes encontram-se disponíveis aqui.

12. Contacte-nos

Se tiver questões ou preocupações adicionais, contacte o seu representante da EY habitual ou envie um e-mail para global.data.protection@ey.com.