Globale Datenschutzerklärung – Yello Recruiting Plattform

Stand: Mai 2026

The English translation can be found below

1. Einleitung

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Praktiken, die EY im Zusammenhang mit Yello („Tool“) in Bezug auf den Schutz der Privatsphäre aller Personen anwendet, deren personenbezogene Daten im Tool verarbeitet und gespeichert werden.

Diese Datenschutzerklärung ist gemeinsam mit der Datenschutzerklärung von EY - Deutschland zu lesen. Im Falle eines Widerspruchs zwischen dieser Datenschutzerklärung und der Datenschutzerklärung auf ey.com haben die Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung Vorrang.

Bitte lesen Sie diese Datenschutzerklärung sorgfältig.

2. Wer verwaltet das Tool?

„EY“ bezeichnet eine oder mehrere Mitgliedsgesellschaften von Ernst & Young Global Limited („EYG“), von denen jede eine eigenständige juristische Person ist und jeweils selbst über die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung entscheiden kann (d. h. als Verantwortlicher oder in vergleichbarer Funktion handelt).

Die Stelle, die als Verantwortlicher (oder in vergleichbarer Funktion) handelt, indem sie dieses Tool bereitstellt, in dem Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet und gespeichert werden, ist:

• Für personenbezogene Daten von EY‑Mitarbeitenden und/oder EY‑Bewerbenden: Die EY‑Gesellschaft, die Sie beschäftigt, oder die EY‑Gesellschaft, die die Stelle ausgeschrieben hat, auf die Sie sich bewerben.
• Für personenbezogene Daten von Drittpersonen (einschließlich EY‑Mandanten): Die lokale EY‑Mitgliedsgesellschaft, zu der die Drittperson in Beziehung steht.

Eine Liste der lokalen EY‑Mitgliedsgesellschaften und verbundenen Unternehmen finden Sie in der Datenschutzerklärung von EY - Deutschland. Die personenbezogenen Daten im Tool werden von dem jeweiligen Verantwortlichen an eine oder mehrere Mitgliedsgesellschaften von EYG weitergegeben (siehe Abschnitt 6 „Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen?“).

Das Tool wird auf Servern von Amazon Web Services in Irland und Frankfurt gehostet.

3. Wie verarbeitet das Tool personenbezogene Daten?

Das Tool unterstützt EY bei der Durchführung von Recruiting‑Aktivitäten. Es hat zwei Hauptfunktionen: (i) als Recruiting‑Tool zur Einreichung von Bewerbungen; and (ii) als Bewerberpool für offene Stellen.

Wenn Sie Bewerber/in oder Kandidat/in sind oder das Tool in anderer Funktion nutzen, werden Ihre personenbezogenen Daten für einen oder mehrere der folgenden Zwecke verarbeitet:

• Erstellung eines Nutzerkontos
• Anmeldung bei Yello
• Versand von Einladungen zu Campus‑Veranstaltungen und deren Verwaltung
• Einreichung von Bewerbungen
• Durchführung digitaler Interviews
• Verarbeitung, Bewertung und Verwaltung von Bewerbungen
• Pflege und Kommunikation mit Kandidaten (z. B. Marketing‑E‑Mails an Kandidaten, die in den Talentpool eingewilligt haben)
• Unterbreitung von Stellenangeboten
• Terminierung von Interviews
• Bereitstellung von Updates nach Interviews

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt – abhängig vom Land und vom Stand des Recruiting‑Prozesses – auf einer der folgenden Rechtsgrundlagen:

• vorvertragliches Verhältnis,
• Ihre Einwilligung,
• rechtliche Verpflichtungen und/oder
• berechtigtes Interesse (im Sinne der DSGVO).

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, geschieht dies ausschließlich zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der der jeweilige Verantwortliche unterliegt, oder sofern Sie diese Informationen freiwillig bereitgestellt haben, auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Wenn Sie uns Ihre personenbezogenen Daten ganz oder teilweise nicht zur Verfügung stellen, können bestimmte Verarbeitungszwecke möglicherweise nicht erfüllt werden.
Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Bitte wenden Sie sich hierzu an: global.data.protection@ey.com.

Wenn Sie interner EY‑Nutzer des Tools sind, werden Ihre personenbezogenen Daten u. a. für folgende Zwecke verarbeitet:

• Erstellung eines Nutzerkontos
• Anmeldung bei Yello
• Erstellung von Stellenanforderungen und Veranstaltungen
• Versand und Verwaltung von Campus‑Einladungen
• Durchführung digitaler Interviews
• Bewertung von Bewerbungen
• Pflege der Kandidatenkommunikation
• Auswahl erfolgreicher Kandidaten
• Terminierung von Interviews
• Bereitstellung von Updates nach Interviews
• Identifizierung von Interviewern

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist zur Wahrung der berechtigten Interessen erforderlich, die der Verantwortliche oder ein Dritter verfolgt, sofern diese Interessen nicht durch die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Die konkreten berechtigten Interessen sind:

• Personalmanagement, einschließlich Leistungsbeurteilungen und Recruiting; sowie
• Erfolg der Recruiting‑Aktivitäten von EY, einschließlich Talentgewinnung (Sourcing),

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Kontakt: global.data.protection@ey.com.

Wenn Sie Campus‑Vertreter sind, werden Ihre personenbezogenen Daten im Tool wie folgt verwendet:

• Kontoerstellung
• Anmeldung im Tool
• Versand von Einladungen zu Campus‑Veranstaltungen und deren Verwaltung
• Verarbeitung im Rahmen der Auswahl erfolgreicher Kandidaten für die Einstellung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist zur Wahrung der berechtigten Interessen erforderlich, die der Verantwortliche oder ein Dritter verfolgt, sofern diese Interessen nicht durch die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.

Die konkreten berechtigten Interessen sind:

• Personalmanagement, einschließlich Leistungsbeurteilungen und Recruiting; sowie
• Erfolg der Recruiting Aktivitäten von EY, einschließlich Sourcing, Recruiting, Auswahl und Einstellung.

Sie haben das Recht, jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.

Kontakt: global.data.protection@ey.com.

4. Welche Arten personenbezogener Daten werden im Tool verarbeitet?

Soweit gesetzlich zulässig, können u. a. folgende Kategorien personenbezogener Daten von Bewerber/ Kandidaten verarbeitet werden:

• Profilinformationen (Name, Kontaktdaten, Ausbildungsinformationen, Lebenslauf, gesprochene Sprachen, geografische Präferenzen, Standort, beworbene bzw. angebotene Stelle)
• Diversitätsinformationen, Foto
• Bewerbungs‑ und Interviewinformationen (einschließlich Video‑ bzw. aufgezeichneter Interviews), Bewertungsinformationen, länderspezifische regulatorische oder operative Anforderungen
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. rassische oder ethnische Herkunft, Gesundheitsdaten, sexuelle Orientierung)
• Staatliche Identifikationsdaten (z. B. Reisepassnummern, Visadaten, nationale Identifikationsnummern)
• Angaben zu für die Stelle relevanten strafrechtlichen Verurteilungen (ausschließlich in der Form „Ja“ oder „Nein“)

Diese Daten stammen aus folgenden Quellen:

• Bewerber/Kandidaten selbst (Registrierung in Yello)
• EY‑Partner, Mitarbeitende oder Auftragnehmer (Empfehlungen)
• SuccessFactors / Employee Central
• SF Recruiting
• EY‑Tools wie CappFinity, Saville, Pymetrics und HireVue

Falls Sie ein EY-Nutzer des Tools sind, verarbeitet das Tool folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Kontaktdaten (Name, E‑Mail‑Adresse, Telefonnummer, Anschrift)
• Organisationsdaten (Standort, EY‑Rechtseinheit, Abteilung)
• Single‑Sign‑On‑Informationen

Diese Daten stammen aus folgenden Quellen:

• EY‑Partnern, Mitarbeitenden oder Auftragnehmern sowie von Ihnen selbst;
• SuccessFactors/Employee Central; und
• SF Recruiting.

Wenn Sie Campus‑Repräsentant:in sind, verarbeitet das Tool folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Name, E‑Mail‑Adresse, Titel, Telefonnummer, Fakultät/Abteilung der Hochschule oder Universität.

Diese Daten stammen aus folgenden Quellen:

• von Ihnen selbst; und
• von Websites der Hochschule/Universität oder direkt von der Hochschule/Universität selbst.

5. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Sensible personenbezogene Daten geben Aufschluss über Ihre rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische Daten, biometrische Daten, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung.

Die Erhebung und Verarbeitung sensibler oder besonderer personenbezogener Daten kann in einigen Ländern ebenfalls erforderlich sein, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder nach geltendem Recht erforderlich ist, insbesondere:

• rassische und ethnische Herkunft;
• Gesundheitsdaten;
• Sexuelle Orientierung
• staatliche Identifikationsnummern wie Reisepassnummern, Visadaten und nationale Identifikationsnummern; sowie
• Daten zu strafrechtlichen Verurteilungen (bitte beachten Sie, dass im Tool in Bezug auf strafrechtliche Verurteilungen lediglich ein „Ja“ oder „Nein“ erfasst wird – es werden keine weiteren Informationen oder Details zu diesen Verurteilungen gespeichert).

6. Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen?

Auf Ihre personenbezogenen Daten greifen im Tool die folgenden Personen bzw. Teams zu:

• EY‑Mitarbeitende, Partner und Auftragnehmer
• EY Hiring Manager
• Recruiter
• Recruiting Talent Shared Services und Recruiting‑Koordinatoren
• Sourcing Super User
• Global System Support
• Global Reporting
• Kandidaten / Bewerber
• Yello‑Support‑Mitarbeitende
• Tata Consulting Services (TCS)
• IBM IT‑Support‑Team

Die oben dargestellten Zugriffsrechte können die Übermittlung personenbezogener Daten in verschiedene Rechtsordnungen umfassen (einschließlich Rechtsordnungen außerhalb der Europäischen Union), in denen EY tätig ist (eine Übersicht der EY‑Standorte finden Sie unter EY – Standorte und Kontaktinformationen weltweit. EY verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten im Tool im Einklang mit den jeweils anwendbaren gesetzlichen Vorschriften und berufsrechtlichen Regelungen in Ihrer Rechtsordnung. Übermittlungen personenbezogener Daten innerhalb des EY‑Netzwerks unterliegen den Binding Corporate Rules von EY.

Wir übermitteln oder legen die von uns erhobenen personenbezogenen Daten gegenüber externen Dienstleistern (sowie deren Tochtergesellschaften und verbundenen Unternehmen) offen, die von uns zur Unterstützung unserer internen Nebenprozesse eingesetzt werden. Beispielsweise beauftragen wir Dienstleister mit der Bereitstellung, dem Betrieb und der Unterstützung unserer IT‑Infrastruktur (etwa Identitätsmanagement, Hosting, Datenanalyse, Backup‑, Sicherheits‑ und Cloud‑Speicherdienste) sowie mit der Aufbewahrung und sicheren Vernichtung unserer Papierunterlagen. Es ist unsere Grundsatzpolitik, ausschließlich solche Drittanbieter einzusetzen, die zur Einhaltung eines angemessenen Datenschutzniveaus sowie von Sicherheits‑ und Vertraulichkeitsstandards verpflichtet sind und alle anwendbaren rechtlichen Anforderungen für die Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb der Rechtsordnung, in der diese ursprünglich erhoben wurden, erfüllen.

Soweit personenbezogene Daten in einer Weise anonymisiert wurden, dass Sie oder Ihr Gerät nicht mehr mit vertretbarem Aufwand identifizierbar sind, werden diese Informationen als nicht‑personenbezogene Daten behandelt; die Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung finden in diesem Fall keine Anwendung.

Für Daten, die im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) erhoben wurden oder sich auf Personen im EWR beziehen, verlangt EY einen geeigneten Übermittlungsmechanismus, soweit dies zur Einhaltung des anwendbaren Rechts erforderlich ist. Die Übermittlung personenbezogener Daten aus dem Tool an RECSOLU, Inc., firmierend unter Yello, sowie aus dem Tool an TCS und IBM erfolgt auf Grundlage von Vereinbarungen zwischen EY und diesen Dienstleistern, die die von der Europäischen Kommission angenommenen Standarddatenschutzklauseln enthalten.

Wenn Sie weitere Informationen darüber wünschen, auf welche Weise die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Länder außerhalb des EWR legitimiert wird, können Sie uns unter global.data.protection@ey.com kontaktieren.

7. Aufbewahrung von Daten

Unsere Grundsatzpolitik ist es, personenbezogene Daten nur so lange aufzubewahren, wie dies für die in dem Abschnitt „Wie verarbeitet das Tool personenbezogene Daten“ beschriebenen Zwecke erforderlich ist. Die Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je nach Rechtsordnung und werden entsprechend den jeweils geltenden lokalen gesetzlichen sowie berufsrechtlichen Aufbewahrungspflichten festgelegt.

Um unseren beruflichen und rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen, unsere rechtlichen Ansprüche zu begründen, auszuüben oder zu verteidigen sowie zu Archivierungs‑ und historischen Zwecken, ist es erforderlich, Informationen über einen längeren Zeitraum aufzubewahren.

Die Richtlinien und/oder Verfahren zur Aufbewahrung personenbezogener Daten im Tool sind wie folgt ausgestaltet:

• Wenn Sie Kandidat, Bewerber oder das Tool in einer anderen Funktion nutzen, werden Ihre Daten gemäß den jeweils geltenden lokalen EY‑Aufbewahrungsrichtlinien gespeichert. Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert (in diesem Fall stellen die Daten keine personenbezogenen Daten mehr dar und Sie sind anhand dieser anonymisierten Daten nicht mehr identifizierbar). Wenn Sie Fragen zu unseren Aufbewahrungspraktiken haben, wenden Sie sich bitte an global.data.protection@ey.com.

• Wenn Sie EY‑Nutzer des Tools sind, werden Ihre Daten gemäß der EY IT Logging Policy, der EY Records Retention Global Policy sowie dem jeweils einschlägigen Country Retention Schedule (CRS) gespeichert. Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert (in diesem Fall stellen die Daten keine personenbezogenen Daten mehr dar und Sie sind anhand dieser anonymisierten Daten nicht mehr identifizierbar).

8. Sicherheit

EY schützt die Vertraulichkeit und Sicherheit der Informationen, die im Rahmen der Geschäftstätigkeit erlangt werden. Der Zugriff auf diese Informationen ist beschränkt, und es bestehen Richtlinien und Verfahren, die darauf ausgelegt sind, Informationen vor Verlust, Missbrauch und unbefugter Offenlegung zu schützen. Weitere Informationen zu unserem Ansatz in Bezug auf Datenschutz und Informationssicherheit finden Sie in unserer Broschüre ey-gl-protecting-your-data-09-2024.pdf.

9. Kontrolle über Ihre personenbezogenen Daten

EY wird Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weitergeben (mit Ausnahme der in Abschnitt 6 genannten externen Parteien), es sei denn, wir haben Ihre Einwilligung oder sind gesetzlich hierzu verpflichtet.

10. Ihre Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten

Abhängig von der jeweils anwendbaren Rechtsordnung haben Sie bestimmte Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten, unter anderem:

• das Recht, Auskunft über die von EY über Sie verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen und Zugang zu diesen Daten zu erhalten;
• das Recht, die Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, z. B. wenn diese unvollständig oder unrichtig sind;
• das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, der Verarbeitung zu widersprechen oder die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu beantragen;
• das Recht, eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Sie EY bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten für eigene Zwecke weiterzuverwenden (sogenannte Datenübertragbarkeit);
• sofern Sie in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt haben, das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen;
• das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (siehe Abschnitt „Beschwerden“).

Wenn Sie Fragen dazu haben, wie EY Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, oder zu Ihren Rechten in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten, senden Sie bitte eine E‑Mail an global.data.protection@ey.com.

11. Beschwerden

Wenn Sie Bedenken hinsichtlich eines mutmaßlichen Verstoßes gegen Datenschutzrecht oder sonstige Vorschriften haben, wenden Sie sich bitte an den Global Privacy Leader von EY, Office of the General Counsel, 1 More London Place, London, SE1 2AF, Vereinigtes Königreich, per E‑Mail an global.data.protection@ey.com oder an Ihren üblichen EY‑Ansprechpartner. Ein EY Privacy Leader wird Ihre Beschwerde prüfen und Sie darüber informieren, wie diese bearbeitet und gelöst wird.

Wenn Sie mit der Bearbeitung Ihrer Beschwerde durch EY nicht zufrieden sind, haben Sie gegebenenfalls das Recht, sich bei der Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres Landes zu beschweren. Zudem kann Ihnen das Recht zustehen, die Angelegenheit einem zuständigen Gericht vorzulegen.

Bestimmte EY‑Mitgliedsgesellschaften in Ländern außerhalb der Europäischen Union (EU) und des Vereinigten Königreichs haben jeweils Vertreter in der EU bzw. im Vereinigten Königreich benannt, die in ihrem Namen tätig werden, sofern und soweit sie Verarbeitungstätigkeiten durchführen, auf die die Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO) und/oder die UK‑DSGVO Anwendung findet. Weitere Informationen und die Kontaktdaten dieser Vertreter finden Sie unter:

EU data protection representative | EY - Global

12. Kontakt

Wenn Sie weitere Fragen oder Anliegen haben, wenden Sie sich bitte an Ihren üblichen EY‑Ansprechpartner oder senden Sie eine E‑Mail an global.data.protection@ey.com.

Global Privacy Policy – Yello Recruitment Site

May 2025

1. Introduction

This Privacy Notice is intended to describe the practices EY follows in relation to Yello (“Tool”) with respect to the privacy of all individuals whose personal data is processed and stored in the Tool. This Privacy Notice should be read together with the ey.com Privacy Statement, and in case of any conflict with the ey.com Privacy Statement, the terms of this Privacy Notice will prevail. Please read this Privacy Notice carefully.

2. Who manages the Tool?

“EY” refers to one or more of the member firms of Ernst & Young Global Limited (“EYG”), each of which is a separate legal entity and can determine the purposes and means for data processing in its own right (i.e. act as a data controller or in a similar capacity). The entity that is acting as data controller (or similar capacity) by providing this Tool on which your personal data will be processed and stored is:

• For the personal data of EY personnel and/or EY candidates: The data controller is the EY entity which employs you or the EY entity that posted the position for which you are applying.
• For the personal data of third-party personnel (including EY clients): The data controller is the EY local member firm with which the third party has a relationship.

You can find a list of local EY member firms and affiliates on the ey.com Privacy Statement. The personal data in the Tool is shared by the above data controller with one or more member firms of EYG (see “Who can access your personal data” section 6 below).

The Tool is hosted on Amazon Web Services servers in Ireland and Frankfurt.

3. How does the Tool process personal data? 

The Tool support EY in conducting its recruitment activities. The Tool has two functionalities: (i) to act as a recruiting tool for the submission of job applications; and (ii) to act as a pool of applicants for job roles.

If you are a candidate or applicant, or make use of the Tool in another capacity, your personal data that is processed in the Tool is used for one or more of the following purposes:

• Account creation;
• Logging into Yello;
• Sending invitations for, and managing, campus events;
• Submission of job applications;
• Conduct of digital interviews;
• Processing, evaluating, and managing job applications;
• Managing candidate nurturing and communication (for example, marketing emails in respect of those candidates/applicants who have opted into the talent pool);
• Making job offers;
• Scheduling interviews; and
• Providing updates after interviews.

We base the processing of your personal data (depending on the country and stage of the recruitment process) in context of this Tool on one of the following legal grounds:

In the scope of the GDPR, the data are processed based on a pre-contractual relationship, your consent, legal obligations and/or legitimate interest.

Insofar we process your sensitive personal data, this will only be done to comply with a legal obligation to which the respective controller is subject, or - if you have voluntary provided the information - on the basis of your explicit consent. However, if you do not provide us with all or part of your personal data, we may not be able to fulfill some of the purposes of the processing. You have the right to withdraw your consent at any time. Please contact: global.data.protection@ey.com.

If you are an internal EY user of the Tool, your personal data that is processed in the Tool is used as follows:

• Account creation;
• Logging into Yello;
• Creation of job requisitions and events;
• Sending invitations for, and managing, campus events;
• Conduct of digital interviews;
• Assessment of job applications;
• Managing candidate nurturing and communication;
• Selection of successful candidates for hiring;
• Scheduling interviews;
• Providing updates after interviews; and
• Identifying interviewers.

Processing of your personal data is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by the data controller or by a third party, except where such interests are overridden by the interests or fundamental rights and freedoms of the data subject which require protection of personal data. The specific legitimate interest(s) are:

• Human Resource management, including performance reviews and recruitment; and
• Success of EY’s recruiting practices, including sourcing, recruiting, selection and hiring.

You have the right to object at any time, on grounds relating to your particular situation, to the processing of personal data concerning you based on the above legitimate interest(s). Please contact: global.data.protection@ey.com.

If you are a campus representative, your personal data that is processed in the Tool is used as follows:

• Account creation;
• Logging into the Tool;
• Sending invitations for, and managing, campus events; and
• may be processed during the selection of successful candidates for hiring.

Processing of your personal data is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by the data controller or by a third party, except where such interests are overridden by the interests or fundamental rights and freedoms of the data subject which require protection of personal data. The specific legitimate interest(s) are:

• Human Resource management, including performance reviews and recruitment; and
• Success of EY’s recruiting practices, including sourcing, Recruiting, Selection and Hiring.

You have the right to object at any time, on grounds relating to your particular situation, to the processing of personal data concerning you based on the above legitimate interest(s). Please contact: global.data.protection@ey.com.

4. What type of personal data is processed in the Tool?

If you are a candidate or applicant, or make use of the Tool in another capacity, and if legally permitted by EY under applicable law, the Tool may process these personal data categories:

• Candidate profile information (name, contact details, educational information, resume/CV, languages spoken, geographic preferences, location, job applied for/job offered; 
• Diversity information, photo;
• Applicant information for a specific job requisition, interview information (*including via video/recorded interviews), assessment information, information pertaining to country-specific regulatory or operational requirements;
• Sensitive personal data (racial and ethnic origin, health data, sexual orientation);
• Government identifiers such as passport numbers, visa details and national ID numbers); and
• Data related to (for the job relevant) criminal convictions will be collected but only in the form of a “yes” or a “no”. No further information on criminal convictions will be processed.

This data is sourced from:

• Candidates/applicants themselves via registration in Yello; 
• EY Partners, employees, or contractors (as a referral);
• SuccessFactors/Employee Central;
• SF Recruiting; and
• EY tools such as CappFinity, Saville, Pymetrics, and HireVue.

If you are an EY user of the Tool, the Tool processes these personal data categories:

• User contact data (name, email, phone number, address)
• Organizational data (location, EY legal entity, department)
• Single-sign on details

This data is sourced from:

• EY Partners, employees or contractors and yourself;
• SuccessFactors/Employee Central; and
• SF Recruiting.

If you are a campus representative, the Tool processes these personal data categories:

• Name, email address, title, phone number, college/university department. 

This data is sourced from:

• yourself; and
• College/university websites or the college/university itself.

5. Sensitive personal data

Sensitive personal data reveals your racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, trade union membership, genetic data, biometric data, data concerning health or data concerning sex life or sexual orientation.

The collection and processing of sensitive or special personal data may also be necessary in some countries where this is mandatory or required by applicable law:

• Racial and ethnic origin;
• Health data;
• Sexual orientation;
• Government identifiers such as passport numbers, visa details and national ID numbers; and
• Data relating to criminal convictions (please note that only a “yes” or “no” is recorded via the Tool in relation to criminal convictions – no further information or details of those convictions is recorded).

6. Who could access your personal data?

Your personal data is accessed in the Tool by the following persons/teams:

• EY Employees, Partners, and Contractors
• EY Hiring Managers
• Recruiters
• Recruiting Talent Shared Services and Recruiting Coordinators
• Sourcing Super User
• Global System Support
• Global Reporting
• Candidates / Applicants
• Yello Support staff
• Tata Consulting Services (TCS)
• IBM IT Support Team

The access rights detailed above may involve the transferring of personal data in various jurisdictions (including jurisdictions outside the European Union) in which EY operates (EY office locations are listed at https://www.ey.com/en_gl/locations). EY will process your personal data in the Tool in accordance with applicable law and professional regulations in your jurisdiction. Transfers of personal data within the EY network are governed by EY’s Binding Corporate Rules.

We transfer or disclose the personal data we collect to third-party service providers (and their subsidiaries and affiliates) who are engaged by us to support our internal ancillary processes. For example, we engage service providers to provide, run and support our IT infrastructure (such as identity management, hosting, data analysis, back-up, security and cloud storage services) and for the storage and secure disposal of our hard copy files. It is our policy to only use third-party service providers that are bound to maintain appropriate levels of data protection, security and confidentiality, and that comply with any applicable legal requirements for transferring personal data outside the jurisdiction in which it was originally collected.

To the extent that personal data has been rendered anonymous in such a way that you or your device are no longer reasonably identifiable, such information will be treated as non-personal data and the terms of this Privacy Notice will not apply.

For data collected in the European Economic Area (EEA) or which relates to individuals in the EEA, EY requires an appropriate transfer mechanism as necessary to comply with applicable law. The transfer of personal data from the Tool to RECSOLU, Inc., DBA Yello, and from the Tool to TCS and IBM, are governed by agreements between EY and these service providers that includes standard data protection clauses adopted by the European Commission.

You can contact us via global.data.protection@ey.com if you want additional information about the way in which we legitimize the transfer of your personal data to countries outside the EEA. 

7. Data retention

Our policy is to retain personal data only for as long as it is needed for the purposes described in the section “How does the Tool process personal data”. Retention periods vary in different jurisdictions and are set in accordance with local regulatory and professional retention requirements.

In order to meet our professional and legal requirements, to establish, exercise or defend our legal rights and for archiving and historical purposes, we need to retain information for significant periods of time.

The policies and/or procedures for the retention of personal data in the Tool are:

• If you are a candidate, applicant or make use of the Tool in another capacity, your data will be held in line with the respective local EY retention policies. After the end of the data retention period, your personal data will be deleted or anonymized (in which case your data will no longer be personal data and you will not be identifiable from such anonymous data). If you have any questions on our data retention practices, please contact us via global.data.protection@ey.com.
• If you are an EY user of the Tool, your data will be held in line with the EY IT Logging Policy, EY Records Retention Global Policy and the relevant Country Retention Schedule (CRS). After the end of the data retention period, your personal data will be deleted or anonymized (in which case your data will no longer be personal data and you will not be identifiable from such anonymous data).

8. Security

EY protects the confidentiality and security of information it obtains in the course of its business. Access to such information is limited, and policies and procedures are in place that are designed to safeguard the information from loss, misuse and improper disclosure. Additional information regarding our approach to data protection and information security is available in our Protecting your data (pdf) brochure.

9. Controlling your personal data

EY will not transfer your personal data to third parties (other than any external parties referred to in section 6 above) unless we have your permission or are required by law to do so.

10. Your rights in relation to your personal data 

Depending on the applicable jurisdiction, you may have certain rights in relation to your personal data, including:

• To request details of the personal data EY processes about you and to access the personal data that EY processes about you
• To have your personal data corrected, for example, if it is incomplete or incorrect
• To restrict or object to the processing of personal data or request the erasure of your personal data
• To receive a copy of the personal data which you have provided to EY in a structured, commonly used and machine-readable format which you can re-use for your own purposes (known as “data portability”)
• Where you have provided consent to the processing of your personal data, the right to withdraw your consent.
• The right to complain to a data protection authority (see section “Complaints”)

If you have any questions about how EY processes your personal data or your rights related to your personal data, please send an e-mail to global.data.protection@ey.com.

11. Complaints

If you are concerned about an alleged breach of privacy law or any other regulation, contact EY’s Global Privacy Leader, Office of the General Counsel, 1 More London Place, London, SE1 2AF,United Kingdom or via email at global.data.protection@ey.com or via your usual EY representative. An EY Privacy Leader will investigate your complaint and provide information about how it will be handled and resolved.

If you are not satisfied with how EY resolved your complaint, you may have the right to complain to your country’s data protection authority. You may also have the right to refer the matter to a court of competent jurisdiction.

Certain EY member firms in countries outside the European Union (EU) and the UK have appointed representatives in the EU and the UK respectively to act on their behalf if, and when, they undertake data processing activities to which the EU General Data Protection Regulation (GDPR) and/or the UK General Data Protection Regulation (UK GDPR) applies. Further information and the contact details of these representatives are available below:

EU data protection representat - Global

12. Contact us

If you have additional questions or concerns, contact your usual EY representative or email global.data.protection@ey.com.