Datenschutzerklärung yello/EY Talent Community

Stand: November 2022

The English translation can be found below

1. Einführung

Diese Datenschutzerklärung gilt in Bezug auf Yello („EY Talent Community“) und beschreibt den Umgang mit personenbezogenen Daten. Diese Datenschutzerklärung ist zusammen mit der ey.com-Datenschutzerklärung zu lesen. Im Falle eines Konflikts mit der ey.com-Datenschutzerklärung haben die Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung Vorrang. Bitte lese diese Datenschutzerklärung sorgfältig durch.

2. Wer betreibt Yello?

„EY“ bezieht sich auf eine oder mehrere Mitgliedsgesellschaften von Ernst & Young Global Limited („EYG“), von denen jede Mitgliedsgesellschaft eine separate juristische Person darstellt und als eigenständig Verantwortliche die Zwecke und Mittel für die Daten-verarbeitung nach eigenem Ermessen bestimmt. Die Mitgliedsgesellschaft, die durch die Bereitstellung von Yello zur Verarbeitung und Speicherung deiner personenbezogenen Daten als Verantwortliche auftritt, ist die EY Global Services Limited, Lambeth Palace Road London, SE1 7EU United Kingdom, die das Tool Yello von dem Anbieter RECSOLU (Inc., DBA Yello, 55 E. Monroe Suite 3600, Chicago, IL 60603) lizenziert.

Die personenbezogenen Daten im Tool werden von dem Verantwortlichen an eine oder mehrere Mitgliedsfirmen der EYG weitergegeben (siehe "Wer kann auf Ihre personen-bezogenen Daten zugreifen", Abschnitt 6 unten).

3. Wozu benötigen wir deine personenbezogenen Daten?

Yello ist ein cloudbasiertes System zur besseren Unterstützung der EY Talent Teams bei der Durchführung von Marketingmaßnahmen in Zusammenhang mit Rekrutierungsmaßnahmen. Yello dient als Bewerbungspool zur Besetzung von zukünftigen und globalen EY Stellen mit geeigneten Kandidat:innen sowie zur allgemeinen Kommunikation mit potenziellen Bewerber:innen über EY Insights.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten in Yello ist deine Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 a DSGVO, die du uns mit deiner Registrierung erteilst. Die Aufnahme in unseren Bewerbungspool ist freiwillig und erfolgt nur, sofern du dies wünschst. Bitte beachte, dass für die Registrierung die Daten aus den Pflichtfeldern erforderlich sind, um dich in dem Yello Community Pool aufzunehmen. Wenn du uns jedoch nicht alle oder nur einen Teil deiner personenbezogenen Daten bereitstellst, kannst du nicht alle Vorteile der EY Talent Community nutzen. Du kannst diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wende dich dafür bitte an folgende E-Mail-Adresse: talentcommunity@de.ey.com.

4. Welche Art von personenbezogenen Daten wird in Yello verarbeitet?

Yello verarbeitet folgende Kategorien personenbezogener Daten, die von dir bereitgestellt werden: Angaben zum Bewerbungsprofil (Name, Kontaktdaten, Angaben zur Bildung, Qualifikation, Lebenslauf, gesprochene Sprachen, geografische Präferenzen, angegebener Standort, beworbene Stelle/angebotene Stelle, ggf. Foto).

5. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO wie z.B. Daten zu deiner ethnischen Herkunft, zu deiner Gesundheit oder deiner sexuellen Orientierung werden von uns nicht erhoben.

6. Wer kann auf deine personenbezogenen Daten zugreifen?

Auf deine personenbezogenen Daten in Yello können folgende Rollen und Abteilungen zugreifen:

Innerhalb des globalen EY Netzwerks: EY-Mitarbeitende, die an der Einstellung und am Auswahlprozess beteiligt sind, sowie interne und externe Dienstleister, die EY hierbei unterstützen oder die technische Infrastruktur bereitstellen und supporten.

Die EY Talent Community ist ein globaler Bewerbungspool. Daher können innerhalb des globalen EY Netzwerks die oben beschriebenen Zugriffsrechte die Weitergabe von personenbezogenen Daten in verschiedene Länder (darunter Länder außerhalb der Europäischen Union), in denen EY tätig ist (die Standorte der EY-Büros sind unter www.ey.com/ourlocations aufgelistet) umfassen. EY verarbeitet deine personen-bezogenen Daten im Tool nach Maßgabe der in deinem Land geltenden Gesetze und berufsständischen Vorschriften. Die Übermittlung personenbezogener Daten innerhalb des EY-Netzwerks unterliegt dem EY-Programm für verbindliche Unternehmensrichtlinien zum Datenschutz (Binding Corporate Rules, abrufbar unter www.ey.com/bcr).

Externe Dienstleister:innen können ebenfalls Zugriff auf deine personenbezogenen Daten erhalten. Bei diesen externen Dienstleister:innen handelt es sich um Dienstleister:innen, die uns bei der Bereitstellung, Ausführung und Unterstützung unserer IT-Infrastruktur (z. B. Cloud Provider, Wartung und Support) unterstützen. Diese Drittanbieter:innen werden von uns geprüft und verpflichtet, gemäß den Vorgaben der DSGVO ein angemessenes Maß an Datenschutz, Sicherheit und Vertraulichkeit zu gewährleisten, und den geltenden gesetzlichen Anforderungen für die Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb der Gerichtsbarkeit, in der sie ursprünglich erfasst wurden, zu entsprechen.

Für Daten, die im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) erfasst werden oder sich auf Personen im EWR beziehen, benötigt EY einen geeigneten Übertragungsmechanismus, der zur Einhaltung des geltenden Rechts erforderlich ist. Das Übermitteln personenbezogener Daten aus dem System nach RECSOLU, Inc., DBA Yello und aus dem System nach TCS und IBM wird in einer Vereinbarung zwischen EY und den Dienstleister:innen geregelt, welche gängige Datenschutzbestimmungen enthält, die von der Europäischen Kommission eingeführt wurden. Yello wird auf Servern von Amazon Web Services in Irland und Frankfurt gehostet.

EY wird deine personenbezogenen Daten nicht an Dritte weitergeben (außer an externe Parteien gemäß Abschnitt 6), es sei denn, wir haben deine Erlaubnis oder sind gesetzlich dazu verpflichtet.

7. Datenspeicherung

Deine Daten werden grundsätzlich bis zu 2 Jahre lang aufbewahrt, sofern du zuvor deine Einwilligung nicht widerrufen oder der Verarbeitung deiner Daten widersprochen hast.

8. Sicherheit

EY ergreift geeignete administrative, technische und organisatorische Maßnahmen, um die Integrität und Vertraulichkeit personenbezogener Daten sicherzustellen und um die in seinem Besitz befindlichen personenbezogenen Daten vor unbeabsichtigter oder unrechtmäßiger Zerstörung, unbeabsichtigtem Verlust, unbefugter Änderung, unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugriff, Missbrauch und jedweder sonstigen Form der unrechtmäßigen Verarbeitung zu schützen. Entsprechend den geltenden Datenschutzgesetzen und EY-internen Richtlinien trifft EY an allen geeigneten Punkten seiner technologischen Infrastruktur Sicherheitsvorkehrungen.

EY führt für seine Mitarbeitenden Schulungen zu seinen Datenschutzrichtlinien und -verfahren durch und gestattet befugten Mitarbeitenden, im notwendigen Umfang auf personenbezogene Daten zuzugreifen, soweit dies zur Ausübung ihrer Funktion erforderlich ist.

9. Betroffenenrechte

Du hast das Recht zu erfragen, ob und welche personenbezogenen Daten EY von dir gespeichert hat sowie eine Kopie deiner personenbezogenen Daten anzufordern. Du kannst der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten wie oben beschrieben widersprechen, deine Einwilligung widerrufen oder eine Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Bitte wende dich dafür per E-Mail an talentcommunity@de.ey.com.

10. Beschwerden

Solltest du wegen eines Verstoßes gegen das Datenschutzrecht oder gegen eine andere Regelung besorgt sein oder sonstige Fragen zur Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten haben, kannst du dich an folgende E-Mail-Adresse wenden: talentcommunity@de.ey.com.

Datenschutzbeauftragte in Deutschland

c/o Ernst & Young GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Flughafenstraße 61, 70629 Stuttgart, Deutschland

(E-Mail: datenschutz@de.ey.com)

EY wird deine Beschwerde prüfen und Informationen dazu bereitstellen, wie sie bearbeitet und gelöst werden sollte. Wenn du mit der Lösung deiner Beschwerde durch EY nicht zufrieden bist, kannst du eine Beschwerde bei deiner nationalen Datenschutzbehörde einreichen. Du kannst die Angelegenheit auch an ein zuständiges Gericht verweisen. 

Bestimmte EY-Mitgliedsunternehmen in Ländern außerhalb der Europäischen Union (EU) haben eine Vertretung in der EU ernannt, die in ihrem Namen handelt, wenn EY Datenverarbeitungsaktivitäten durchführt, für die die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gilt. Weitere Informationen und die Kontaktdaten dieser Vertretungen sind hier verfügbar. 

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Von Zeit zu Zeit kann diese Datenschutzerklärung ohne vorherige Ankündigung abgeändert werden, um Änderungen unserer Verfahren zu berücksichtigen. EY wird dich von allen wesentlichen Änderungen in Kenntnis setzen, und den letzten Aktualisierungszeitpunkt angeben.

Privacy Policy – Yello Recruitment

November 2022

1. Introduction

This Privacy Notice is intended to describe the practices EY follows in relation to the Yello (“Tool”) with respect to the privacy of all individuals whose personal data is processed and stored in the Tool. This Privacy Notice should be read together with the ey.com Privacy Statement, and in case of any conflict with the ey.com Privacy Statement, the terms of this Privacy Notice will prevail. Please read this Privacy Notice carefully. 

2. Who manages the Tool?

“EY” refers to one or more of the member firms of Ernst & Young Global Limited (“EYG”), each of which is a separate legal entity and can determine the purposes and means for data processing in its own right (i.e., act as a data controller or in a similar capacity).

The Entity that acts as controller by providing Yello for process and store your personal data is EY Global Services Limited, Lambeth Palace Road London, SE1 7EU United Kingdom, which licenses the Yello tool from RECSOLU (Inc., DBA Yello, 55 E. Monroe Suite 3600, Chicago, IL 60603).

The personal data in the Tool is shared by the above data controller with one or more member firms of EYG (see “Who can access your personal data” section 6 below).

3. How does the Tool process personal data? 

Yello is a cloud-based system designed to better support EY talent teams perform recruiting Yello serves as an applicant pool for filling future and global EY positions with suitable candidates as well as for general communication with potential applicants via EY Insights.

The legal basis for the processing of your personal data in Yello is your consent pursuant to Article 6 (1) (a) GDPR, which you give us with your registration. Admission to our application pool is voluntary and just if you want to. Please note that registration requires the data from the mandatory fields in order to include you in the Yello Community Pool. However, if you do not provide us with all or part of your personal data, you will not be able to take full advantage of the EY Talent Community. You can revoke this consent at any time with effect for the future. Please contact: talentcommunity@de.ey.com.   

4. What type of personal data is processed in the Tool?

Yello processes these personal data categories provided by you:

Candidate profile information (name, contact details, educational information, resume/CV, languages spoken, geographic preferences, location, job applied for/job offered, photo if applicable).

5. Sensitive personal data

Sensitive personal data pursuant to Art. 9 GDPR, such as data on your ethnic origin, health, or sexual orientation, are not requested by us.

6.  Who can access your personal data?

Your personal data is accessed in the Tool by the following persons/teams:

EY network employees who are involved in the recruitment and selection process, as well as internal and external service providers who support EY by providing IT support services.

The EY Talent Community Tool yello is a global pool of applicants. Therefore, the access rights described above may include the transfer of personal data to various countries (including countries outside the European Union) in which the EY network member firms operate (the locations of the EY offices are listed at www.ey.com/ourlocations). EY processes your personal data in the tool in accordance with the laws and professional regulations applicable in your country. The transfer of personal data within the EY network is subject to the EY program for Binding Corporate Rules (available at www.ey.com/bcr).

External service providers may also have access to your personal data. These external service providers support us in providing, executing, and supporting our IT infrastructure (e.g., cloud providers, maintenance & support). These third parties have been audited by us and required to ensure an adequate level of data protection, security, and confidentiality in accordance with the requirements of the GDPR, and to comply with applicable legal requirements for the transfer of personal data outside the jurisdiction in which it was originally collected.

For data collected in the European Economic Area (EEA) or which relates to individuals in the EEA, EY requires an appropriate transfer mechanism as necessary to comply with applicable law. The transfer of personal data from the Tool to RECSOLU, Inc., DBA Yello, and from the Tool to TCS and IBM, are governed by agreements between EY and the service providers that include standard data protection clauses adopted by the European Commission. Yello is hosted on Amazon Web Services servers in Ireland and Frankfurt.

EY will not disclose your personal data to third parties (except to external parties in accordance with Section 6) unless we have your permission or are required by law to do so.

7. Data storage

In principle, your data will be stored for up to 2 years, unless you have previously revoked your consent or objected to the processing of your data.

8.  Security

EY takes appropriate administrative, technical, and organizational measures to ensure the integrity and confidentiality of personal data and to protect the personal data in its possession against accidental or unlawful destruction, accidental loss, unauthorized alteration, unauthorized disclosure or access, misuse, and any other form of unlawful processing. In accordance with applicable data protection laws and EY's internal guidelines, EY takes security precautions at all appropriate points in its technological infrastructure. EY provides training for its employees on its data protection policies and procedures and allows authorized employees to access personal data to the extent necessary to the extent necessary to perform their role.

10. Your rights in relation to your personal data 

You have the following rights in relation to your personal data:

• To access the personal data held by EY about you
• To have your personal data corrected, for example, if it is incomplete or incorrect
• To receive a copy of the personal data which you have provided to EY,
• Where you have provided personal data voluntarily, or otherwise consented to its use, the right to withdraw your consent
• The right to complain to a data protection authority (see section “Complaints”)

10. Complaints

If you are concerned about a suspected violation of data protection law or any other regulation, or if you have any other questions about the processing of your personal data, you can contact the

Data Protection Officer in Germany, c/o Ernst & Young GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Flughafenstraße 61, 70629 Stuttgart, Germany

(E-Mail: datenschutz@de.ey.com)

EY will review your complaint and provide information on how it should be handled and resolved. If you are not satisfied with EY's resolution of your complaint, you can lodge a complaint with your national data protection authority. You may also refer the matter to a court of competent jurisdiction. 

Certain EY member firms in countries outside the European Union (EU) have appointed a representative in the EU to act on their behalf when and when they carry out data processing activities to which the EU General Data Protection Regulation (GDPR) applies. Further information and the contact details of these representatives are available here . 

11. Changes to this Privacy Policy

From time to time, this Privacy Policy may be amended without notice to reflect changes in our practices. EY will notify you of any material changes and indicate the last update date.