Digitalisering av finansfunksjonen

Digitalisering bidrar til å effektivisere og automatisere prosesser i finansfunksjonen. Vi forventer at denne utiklingen fortsetter fremover.

Oppsummert:

• Digitalisering frigjør kapasitet slik at finansfunksjonen kan bevege seg fra å være en støttefunksjon til å bli en strategisk partner for virksomheten.
• Moderne ERP- og EPM-systemer, støttet av gode data, prosesser og kompetanse, bidrar til en effektiv, innsiktsdrevet og tilpasningsdyktig finansfunksjon.
• Vi anbefaler at digitaliseringsprosjekt i finansfunksjonen gjennomføres over fire faser: 1) evaluering, 2) mobilisering, 3) implementering og 4) forbedring.

Digitalisering har forenklet, forbedret og fornyet prosessene i norsk finansbransje. Fra den første minibanken og de første bankkortene ble lansert på slutten av 1970-tallet, har bransjen vært gjennom en digitaliseringsreise der fysiske oppgaver gradvis har blitt flyttet over i den digitale verden. Det som tidligere krevde et besøk i bankfilialen, som å opprette kundeforhold eller betale regninger, løses i dag med noen få tastetrykk på mobilen. Dette har ført til enorme besparelser, både for aktørene i bransjen og for samfunnet som helhet.

Disse endringene forventes å fortsette i årene som kommer, og fremover vil vi trolig se at selskapene flytter enda flere prosesser over i selvbetjente løsninger, samtidig som de i økende grad effektiviserer og automatiserer interne arbeidsoppgaver ved å ta i bruk moderne digitale verktøy.

Denne artikkelen utforsker hvordan denne digitaliseringen vil bidra til å endre finansfunksjonen de kommende årene, hvilke systemer som kan hjelpe oss med dette, samt hvilke råd vi har til selskaper som ønsker å gjennomføre et vellykket digitaliseringsprosjekt.

Digitalisering vil bidra til at finansfunksjonen fortsetter å bevege seg fra å være en støttefunksjon til å bli en strategisk partner for resten av virksomheten

En global undersøkelse fra EY blant 1 000 CFO-er viser at selskapene som planlegger å gjennomføre større endringer i sin finansfunksjon de kommende tre årene, forventer å levere vesentlig bedre resultater, både i dag og etter transformasjonen, sammenlignet med dem som planlegger en mer forsiktig tilnærming. I undersøkelsen fremkommer det også at større teknologiske løft står øverst på prioriteringslisten til disse CFO-ene.

Bak denne utviklingen ligger blant annet fremveksten av ny teknologi som skybaserte plattformer, avanserte data- og analyseverktøy og kunstig intelligens. Disse løsningene gjør det mulig å effektivisere og automatisere oppgaver innen regnskap, periodeavslutning, konsolidering og rapportering som tidligere krevde betydelig manuell innsats. Et eksempel er at man etter hvert kan nærme seg «kontinuerlig close», der regnskapet oppdateres og avstemmes løpende i stedet for ved periodeslutt. Resultatet er at ressurser kan frigjøres fra tradisjonelle aktiviteter, og i stedet allokeres til mer verdiskapende og fremtidsrettede områder innen planlegging og analyse. Eksempler på slike aktiviteter inkluderer:

• Avanserte prognosemodeller og scenarioanalyser, som gir beslutningstakere sanntidsinnsikt og et styrket grunnlag for strategiske og fremtidsrettede beslutninger.
• Dynamiske dashboards og datavisualiseringer, som gjør det mulig å kommunisere komplekse økonomiske sammenhenger på en tydelig, handlingsorientert og lettfattelig måte, både for ledelsen og resten av virksomheten.

 At finansfunksjonen er i rask endring, underbygges også av en annen EY-undersøkelse, hvor hele 86 % av respondentene forventer at rollen til controllere vil endres vesentlig i løpet av de neste fem årene. Rollen går i økende grad fra å være ensidig fokusert på kostnadskontroll og verdibeskyttelse, til også å omfatte verdiskaping. Controllere kan skape verdi ved å omgjøre finansielle data til handling, og undersøkelsen viser blant annet at:

• 73 % av respondentene oppgir at de leder arbeidet med dataanalyse og rapportering i sin finansfunksjon.
• 67 % av respondentene oppgir at de alltid eller ofte tar initiativ til datadrevne beslutninger og teknologibasert forbedringsarbeid.

Alt i alt peker utviklingen i én retning, digitalisering bidrar til at finansfunksjonen er i ferd med å utvikle seg fra å være en støttefunksjon, til å bli en strategisk sparringspartner og en sentral drivkraft for verdiskaping i hele virksomheten.

Moderne systemerer, data, prosess og mennesker er fundamentet som muliggjør en mer effektiv, innsiktsdrevet og tilpasningsdyktig finansfunksjon

For å lykkes med digital transformasjon av finansfunksjonen er det avgjørende å ta i bruk moderne systemer som effektiviserer, automatiserer og integrerer kjerneprosessene. ERP- og EPM-systemer spiller en sentral rolle i dette arbeidet:

• ERP-systemer (Enterprise Resource Planning) er løsninger som støtter områder som regnskap, lønn, HR, innkjøp og salg. Formålet med et ERP-system er å legge til rette for effektiv drift, sikre pålitelige data som grunnlag for beslutninger og gi økt innsikt i virksomhetens prosesser. I tillegg skal systemet være i stand til å håndtere lovpålagt rapportering på en strukturert måte.
• EPM-systemer (Enterprise Performance Management) er løsninger som støtter styring og optimalisering av prosesser som periodeavslutning, konsolidering, rapportering, planlegging og analyse. Formålet med et EPM-system er å skape større transparens, styrke beslutningsgrunnlaget og forbedre den økonomiske styringen. 

Kombinasjonen av moderne ERP- og EPM-løsninger gir en helhetlig plattform for både operativ og strategisk økonomistyring. Markedet tilbyr i dag et bredt spekter av slike systemer, fra spesialiserte verktøy til komplette løsninger som dekker hele finansfunksjonens behov.

Likevel er det fortsatt mange banker og forsikringsselskaper i Norge som har et utdatert og fragmentert systemlandskap. Manuelle prosesser, utstrakt bruk av Excel og manglende systemstøtte fører ofte til dårlig datakvalitet, høy risiko for feil og unødvendig ressursbruk, samtidig som det begrenser mulighetene for mer verdiskapende og fremtidsrettet arbeid.

For selskaper som fortsatt drifter ERP-systemet på egne servere, kan det være hensiktsmessig å vurdere en overgang til skybaserte løsninger. Slike løsninger gir ofte lavere kostnader, bedre skalerbarhet, samt raskere tilgang til ny funksjonalitet og den nyeste teknologien gjennom hyppige programvareoppdateringer. Virksomheter som benytter mange ulike systemer eller mangler systemstøtte for sine EPM-prosesser, kan ha gevinst av å samle disse på én felles plattform.

Videre er det viktig å understreke at en robust datainfrastruktur er helt avgjørende for at moderne systemer skal levere sitt fulle potensial. Dette kan blant annet inkludere et velfungerende datavarehus som sikrer konsistente og tilgjengelige data på tvers av systemene til virksomheten.

Samtidig må prosessene tilpasses. Excel benyttes fortsatt mye ettersom det er et svært fleksibelt verktøy som enkelt kan tilpasses komplekse prosesser, og som ofte fungerer som et bindeledd der eksisterende systemer ikke strekker til. Når disse løsningene erstattes med moderne systemer, kreves det derfor at prosessene redesignes. Dette handler ikke bare om å tilpasse seg det nye systemet, men også om å sikre bedre samhandling og en mer effektiv arbeidsflyt.

Det er også viktig å påpeke at digitalisering i like stor grad handler om mennesker. For at nye systemer skal gi ønsket effekt, må brukerne ha tilstrekkelig kompetanse og et klart eierskap til hvordan løsningene skal anvendes. Erfaringer fra bransjen viser at dersom man ikke setter menneskene i sentrum av endringene vil selv de beste systemene ha begrenset verdi.

Ved å kombinere moderne systemer, et solid datagrunnlag, gode prosesser og et sterkt fokus på mennesker kan disse selskapene etablere en mer effektiv, innsiktsdrevet og tilpasningsdyktig finansfunksjon som har kapasitet til å være mer proaktivt i sitt arbeid overfor resten av virksomheten.

Vi anbefaler en strukturert tilnærming til hvordan man gjennomfører et digitaliseringsprosjekt i finansfunksjonen

Digital transformasjon innebærer ofte betydelig risiko, og en undersøkelse peker på at så mye som 87 % av slike prosjekter mislykkes. Det er derfor avgjørende å følge en strukturert og gjennomtenkt tilnærming når man beslutter å gå til anskaffelse av et nytt system. Vi anbefaler å gjennomføre et digitaliseringsprosjekt over fire faser:

1. Evalueringsfase: Kartlegge behovene i organisasjonen, gjennomføre en nøye vurdering av tilgjengelige løsninger i markedet og gjøre et informert valg av det systemet som best møter disse behovene.
2. Mobiliseringsfase: Etablere prosjektorganisasjonen, planlegge prosjektet sammen med valgt leverandør og klargjøre for implementering av det nye systemet.
3. Implementeringsfase: Analysere, designe, utvikle, teste og rulle ut det nye systemet i organisasjonen. Denne fasen er gjerne iterativ der man kontinuerlig samler inn tilbakemeldinger fra brukerne og tilpasser systemet basert på deres behov.
4. Forbedringsfase: Kartlegge effekten av det implementerte systemet, gjennomføre nødvendige forbedringstiltak basert på tilbakemeldinger fra brukere og evaluere resultatene for å sikre kontinuerlig utvikling og optimalisering av løsningen.

I tillegg til dette er det viktig at man har en tydelig strategi og mål for prosjektet, et klart mandat og nødvendig forankring hos ledelsen, tilgang på dedikerte og riktige ressurser for gjennomføring, en styringsmodell som muliggjør raske beslutninger, samt et business case som gjør at man kan måle, følge opp og realisere gevinstene av prosjektet.