EY oznacza globalną organizację i może odnosić się do jednej lub więcej firm członkowskich Ernst & Young Global Limited, z których każda stanowi odrębny podmiot prawny. Ernst & Young Global Limited, brytyjska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, nie świadczy usług na rzecz klientów.
Zobacz wszystkie wyniki dla
'
'
Brak wyników wyszukiwania
Ogólne
Zobacz wszystkoLudzie
Zobacz wszystkoOstatnie wyszukiwania
Transformacja centrów usług wspólnych (SSC) jest ważnym elementem globalnej gospodarki, ponieważ zapewnia efektywne i skonsolidowane usługi dla przedsiębiorstw na całym świecie. Poznaj kluczowe wyzwania, przed którymi stoją SSC w zakresie procesów i rozliczeń intercompany, oraz możliwości, jakie niesie ze sobą ich transformacja.
W obliczu rosnącej digitalizacji, automatyzacji procesów oraz potrzeby zrównoważonego rozwoju organizacje muszą dostosować swoje strategie operacyjne, tak aby sprostać nowym wyzwaniom i wykorzystać pojawiające się możliwości.
Kluczowe wyzwania w transformacji procesów intercompany w SSC
Dzięki doświadczeniom EY wynikającym ze współpracy z klientami posiadającymi centra usług biznesowych w Polsce wyłoniono kilka kluczowych obszarów wymagających pogłębienia i optymalizacji.
Zidentyfikowane punkty krytyczne w procesach analizowanych jednostek pozwoliły na postawienie tezy, że pomimo ostatnich dwóch dekad intensywnego rozwoju SSC w Polsce i otworzenia w niej centrów usług wspólnych przez wiele globalnych korporacji (co prowadziło do zatrudnienia w nich tysięcy pracowników) rola firm doradczych w tym sektorze w tym czasie była nieoceniona i niezbędna.
Brak standaryzacji i decentralizacja procesów
Wiele organizacji zmaga się z brakiem standaryzacji i decentralizacją procesów intercompany, co prowadzi do opóźnień w realizacji zadań, obniżonego zaufania czy niskiej jakości dostarczanych danych oraz nieprzestrzegania terminów sprawozdawczości.
Ze względu na fakt, że w konsolidowanych danych rozrachunki intercompany podlegają wyłączeniu, procesy te są często pomijane na szczeblu centralnym. Takie podejście i rozproszenie odpowiedzialności, brak harmonijnych procesów, choć z perspektywy grupowej wydają się nie mieć znaczenia, stanowią wyzwanie dla zespołów księgowych. Zespoły te mają bowiem w swoich obowiązkach sporządzenie jednostkowych sprawozdań finansowych, w których ujawnienia wymagają rozliczenia z innymi jednostkami w grupie. Mimo że źródłem informacji niezbędnych do sporządzenia takich ujawnień są wewnętrzne dane, ich zebranie i potwierdzenie bywa niepotrzebnie czaso- i pracochłonne, co wpływa także na efektywność raportowania dotyczącego cen transferowych.
Problemy z komunikacją i presja wewnętrzna
Skomplikowana i nieefektywna komunikacja między działami, ograniczenia budżetowe, presja na obniżenie opłat oraz nieustrukturyzowane procesy mogą dodatkowo obniżać jakość usług i raportowanych danych. Firmy muszą znaleźć sposoby na uproszczenie i standaryzację procesów, poprawić komunikację czy lepiej zarządzać podziałem obowiązków i przypisaniem odpowiedzialności. Wszystko po to, by zwiększyć efektywność operacyjną.
Mechanizmy kontrolne
Duża swoboda i niezależność jednostek działających lokalnie to kolejne wyzwania w procesach intercompany, które mogą wpływać na wydajność SSC. Organizacje powinny wprowadzić właściwe i zrewidowane mechanizmy kontrolne oraz odpowiednio ustrukturyzowany nadzór, aby zapewnić oczekiwaną jakość dostarczanych usług.
Udoskonalanie procesów
Ważnym elementem transformacji centrum usług wspólnych jest optymalizacja procesów, w tym przeniesienie kluczowych operacji do SSC. Taki krok pozwala organizacjom na zwiększenie efektywności operacyjnej oraz podniesienie jakości świadczonych usług, a także na zapewnienie bezpieczeństwa danych. Centrum usług wspólnych musi być przygotowane na elastyczne dostosowanie się do potrzeb i przeniesienie bardziej złożonych procesów w każdej chwili.
Możliwości transformacji – globalna integracja procesów
Adaptacja do aktualnych trendów finansowych, takich jak globalna integracja procesów, digitalizacja oraz automatyzacja, stanowi klucz do sukcesu. Firmy, które potrafią szybko dostosować się do zmieniających się warunków rynkowych, zyskują przewagę konkurencyjną. Na rynku SSC coraz wyraźniej zarysowuje się trend transformacji polityki intercompany, co z jednej strony daje wiele szans, z drugiej zaś – wiąże się z określonymi trudnościami.
Jak dostosować się do nowych realiów?
Future Intercompany – Global Transformation
Dobrze funkcjonująca struktura intercompany może mieć istotne znaczenie w kontekście kreowania przewagi na rynku. Główne wyzwania, z jakimi mierzą się obecnie organizacje, to:
- nieskoordynowane procesy,
- czasochłonne, podatne na błędy uzgodnienia,
- przestarzałe i nieidentyfikowalne salda,
- integracja i uzgadnianie danych – ręczne uzgadnianie transakcji między jednostkami,
- luki w politykach i działaniach zamykających okresy sprawozdawcze,
- wykonywane manualnie konsolidacje,
- brak przejrzystości danych i procesów lub brak osób odpowiedzialnych za poszczególne procesy, co prowadzi do nieefektywności,
- brak odpowiednio zabezpieczonych oraz skoordynowanych z procesami systemów.
Inicjatywa Future Intercompany – Global Transformation pozwala wprowadzić ujednolicone polityki oraz schematy księgowe, a także automatyzację procesów, co prowadzi do znaczącej poprawy efektywności operacyjnej. Dodatkowo implementacja nowych technologii umożliwia transformację procesów finansowych, a w konsekwencji osiągnięcie większej dokładności, efektywności i nadzoru nad danymi, a także wprowadza organizację w kulturę ciągłego doskonalenia.
Wdrożenie ujednoliconych procedur wewnętrznych oraz usprawnionych procesów finansowych pozwoli organizacji na zwiększenie efektywności operacyjnej oraz zapobieganie przyszłym zniekształceniom sald pomiędzy jednostkami. Należy podkreślić, że działania te nie tylko przywracają porządek w strukturach intercompany, lecz także skutecznie zapobiegają ich zniekształceniom w przyszłości.
Jako EY wychodzimy naprzeciw z Globalną transformacją intercompany”, którą najlepiej przeprowadzić w poniższych etapach.
Zrozumienie obecnego statusu
Pierwszym krokiem w transformacji jest zrozumienie bieżącego statusu w jednostce. Firmy powinny przeprowadzić szczegółową analizę swoich procesów, aby zidentyfikować obszary wymagające poprawy i obliczyć koszty ponoszone przez spółki wskutek niesprawnie funkcjonujących procesów. Przy próbie wyliczenia ROI potencjalnych usprawnień szczególną uwagę należy zwrócić na aspekt oszczędności osiągniętych dzięki optymalizacji procesów w formie odblokowanych zasobów w postaci godzin pracy jednostek zarówno operacyjnych, jak i zarządzających.
Wprowadzenie ujednoliconych polityk
Wprowadzenie ujednoliconych polityk oraz schematów księgowych jest kluczowe dla efektywnego zarządzania procesami intercompany. Warsztaty z interesariuszami mogą pomóc w zbieraniu opinii i wymagań, co przyczyni się do lepszego dostosowania polityk do potrzeb organizacji.
Automatyzacja procesów i weryfikacja historycznych sald
Wdrażanie narzędzi automatyzujących i wspomagających konsolidację procesów to kolejny krok w kierunku efektywności. Implementację warto poprzedzić weryfikacją i czyszczeniem historycznych i nieuzgodnionych sald. Dzięki nowoczesnym technologiom organizacje mogą osiągnąć większą dokładność i efektywność, a także lepszy nadzór nad procesami finansowymi.
Efekty rozwoju polityki intercompany
- Zharmonizowane procesy
Dzięki wdrożeniu spójnych polityk zyskasz kontrolę nad procesami intercompany, co pozwoli na eliminację chaosu i zwiększenie efektywności operacyjnej. Zharmonizowane działania przekładają się na szybsze podejmowanie decyzji i lepszą współpracę między jednostkami.
- Przejrzystość danych
Usprawnienie procesów pozwoli na lepszą widoczność danych finansowych. Dzięki temu podejmiesz bardziej świadome decyzje, a także łatwiej zidentyfikujesz obszary wymagające poprawy.
- Aktualne i identyfikowalne salda
Wprowadzenie nowoczesnych rozwiązań pozwoli na bieżące monitorowanie sald między jednostkami, co zminimalizuje ryzyko błędów i nieporozumień. Zyskasz pewność, że Twoje dane są zawsze aktualne i wiarygodne – nieuzgodnione i przeterminowane salda przejdą do przeszłości.
- Integracja i uzgadnianie danych
Automatyzacja procesów integracji danych doprowadzi do szybszego i dokładniejszego uzgadniania informacji między jednostkami. To z kolei przyczyni się do oszczędności czasu i zasobów, które możesz przeznaczyć na rozwój strategicznych inicjatyw.
- Eliminacja ręcznych procesów
Dzięki automatyzacji uzgadniania transakcji między jednostkami zredukujesz ryzyko błędów ludzkich i zwiększysz efektywność. Pracownicy skupią się na bardziej wartościowych zadaniach, co wpłynie na ogólną wydajność zespołu.
- Zamknięcie okresów sprawozdawczych bez luk
Wdrożenie solidnych polityk i procedur zamykających okresy sprawozdawcze pozwoli na eliminację luk i nieścisłości. Dzięki temu proces raportowania stanie się bardziej płynny i wiarygodny, a w konsekwencji zbuduje zaufanie interesariuszy.
Newsletter CFO Special Update
Otrzymuj comiesięczny zestaw najciekawszych artykułów, raportów i webcastów o tematyce kluczowej dla CFO.
Podsumowanie
Transformacja procesów intercompany jest kluczowym elementem globalnej transformacji SSC, wpływającym na efektywność operacyjną i finansową organizacji. Dobrze zdefiniowana i zintegrowana polityka intercompany nie tylko zapewnia zgodność z regulacjami, lecz także staje się strategicznym narzędziem do budowania przewagi konkurencyjnej na rynku. Automatyzacja, centralizacja danych oraz standaryzacja procesów prowadzą do znacznych oszczędności kosztów, redukcji błędów i zwiększenia efektywności operacyjnej.
Przyszłość polityki intercompany to nie tylko zgodność z regulacjami, ale przede wszystkim strategiczne podejście do zarządzania procesami finansowymi. EY, poprzez swoje innowacyjne rozwiązania i globalne podejście, pomaga organizacjom w pełni wykorzystać ich potencjał, przekształcając wyzwania w możliwości i budując trwałą przewagę konkurencyjną na globalnym rynku SSC. Jeśli Twoja firma stoi przed wyzwaniami związanymi z transformacją centrów usług wspólnych, skontaktuj się z nami, aby się dowiedzieć, jak nasi eksperci mogą pomóc w osiągnięciu sukcesu na rynku!
Jak EY może pomóc
W ramach usługi oferujemy eksperckie wsparcie SSC w audytach, optymalizacji procesów i migracji, zwiększając efektywność operacyjną oraz redukując koszty. Dowiedz się więcej.
Przeczytaj więcejLider
-
Anna ZarembaEY Polska, CFO Consulting, Partnerka
-
Hubert RogozińskiEY Polska, Partner w Dziale CFO Consulting
Polecane artykuły
Transformacja centrów usług wspólnych: automatyzacja procesów finansowych, AI, kontrola wewnętrzna i audyt. Zdobądź przewagę dzięki innowacjom.
Pożyczki na rozwój MŚP w 2025 roku – jak zdobyć dofinansowanie?
Zdobądź korzystne finansowanie dla swojego mikro-, małego lub średniego przedsiębiorstwa w 2025 roku. Sprawdź, jakie inwestycje możesz sfinansować preferencyjnymi pożyczkami?
Globalny rynek IPO przygotowuje się na silny rok 2025, napędzany coraz bardziej sprzyjającą polityką pieniężną i korzystnymi warunkami rynkowymi.