Jak automatyzacja finansów zmienia produktywność w centrach usług?

W praktyce AI może być wykorzystana do automatycznego przetwarzania nieustrukturyzowanych danych z dokumentów źródłowych, takich jak faktury. Zaawansowane narzędzia OCR (ang. optical character recognition) pozwalają na ekstrakcję kluczowych informacji i ich bezpośrednie przekazywanie do systemów księgowych, eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania danych. To nie tylko przyspiesza procesy księgowe, ale również zmniejsza ryzyko błędów i zwiększa przejrzystość danych finansowych.

Innym przykładem zastosowania AI w sektorze SSC jest integracja systemów księgowych z zaawansowanymi chatbotami, które wykorzystują technologie podobne do GPT (ang. generative pre-trained transformer). Dzięki temu użytkownicy mogą w czasie rzeczywistym generować szczegółowe raporty z obszernych baz danych, takich jak zestawienia wszystkich transakcji księgowych w grupie kapitałowej za poprzedni rok w formie gotowej tabeli przestawnej. Pozwala to na szybki dostęp do potrzebnych informacji oraz wspiera podejmowanie decyzji biznesowych i analizę finansową.

Poprawa efektywności zamykania miesiąca jest możliwa dzięki integracji robotic process automation (RPA), financial close process checklist (FSCP) oraz narzędzi AI. Technologie te współpracują, aby zautomatyzować i usprawnić procesy finansowe, co przekłada się na szybsze i bardziej efektywne zamknięcie okresów sprawozdawczych.

Centra usług wspólnych, wykorzystując potencjał AI i automatyzacji, mogą znacząco przekształcić swoje operacje, zwiększyć produktywność i dokładność przy jednoczesnej redukcji kosztów i czasu poświęconego na rutynowe zadania. To strategiczne podejście do zarządzania procesami pozwala na osiągnięcie wyższej wartości dodanej i wzmocnienie pozycji konkurencyjnej na rynku.

Wzmocnienie kontroli wewnętrznej

Efektywne zarządzanie ryzykiem i zapewnienie zgodności z przepisami regulacyjnymi to fundamenty stabilnego funkcjonowania każdej organizacji. W tym kontekście kontrole wewnętrzne nabierają szczególnego znaczenia, stanowiąc ośrodek zarządzania ryzykiem i integralność operacyjną. Regularna diagnostyka środowiska kontroli wewnętrznej, wraz z opracowywaniem rekomendacji mających na celu jego optymalizację, jest nie tylko zalecana, ale wręcz niezbędna dla utrzymania zdrowej struktury organizacyjnej.

W centrum usług wspólnych, gdzie procesy są często standaryzowane i powtarzalne, wzmocnienie kontroli wewnętrznej może przynieść znaczące korzyści. Dzięki systematycznym przeglądom i ulepszeniom SSC mogą zarówno lepiej zarządzać ryzykiem, jak i zapewnić zgodność z coraz bardziej złożonymi wymogami regulacyjnymi. Jest to szczególnie istotne w kontekście międzynarodowym, ponieważ różnorodność przepisów wymaga szczególnej uwagi i ekspertyzy.

Z uwagi na złożoność i wymagający charakter procesów kontrolnych korzystanie z zewnętrznego wsparcia specjalistycznego jest powszechnie rekomendowaną praktyką. Profesjonalne doradztwo w tym obszarze nie tylko przyspiesza proces identyfikacji obszarów wymagających interwencji, lecz także zapewnia wysoką jakość opracowywanych planów naprawczych oraz skuteczność w ich wdrażaniu. Eksperci EY w dziedzinie kontroli wewnętrznej pomagają w eliminacji zbędnych kontroli ręcznych, gwarantując, że ryzyko jest odpowiednio zarządzane i pokryte.

Współpraca z doświadczonymi specjalistami EY pozwala na zbudowanie bardziej efektywnego i zautomatyzowanego środowiska kontroli wewnętrznej, a to zwiększa efektywność operacyjną i zaufanie interesariuszy do jednostki oraz redukuje koszty. Ponadto profesjonalne podejście do kontroli wewnętrznej umożliwia organizacjom lepsze dostosowanie się do zmieniających się warunków rynkowych i regulacyjnych, co jest kluczowe dla utrzymania konkurencyjności i ciągłości biznesowej.

Gotowość do audytu i usprawnienie jego przebiegu

Proces przygotowania do audytu stanowi jedno z najbardziej wymagających zadań dla działów finansowych przedsiębiorstw i często generuje dodatkowe obciążenie dla zespołów, które już i tak borykają się z codziennymi obowiązkami. Zbliżający się termin sprawozdania finansowego może wywołać znaczne napięcie w organizacji, a każdy nieprzewidziany zgrzyt w procesie audytowym potencjalnie prowadzi do komplikacji i opóźnień.

Z doświadczenia firmy EY wynika, że wiele przedsiębiorstw napotyka trudności związane z terminowym przygotowaniem i ze skompletowaniem dokumentacji wymaganej przez audytorów. Dodatkowo rosnące oczekiwania co do jakości i kompletności dostarczanych danych mogą stanowić wyzwanie dla firm nieposiadających odpowiednio wypracowanych procedur audytowych.

W kontekście tych wyzwań korzystanie z profesjonalnego wsparcia w przygotowaniu do audytu jest nie tylko zalecane, ale może się wręcz okazać kluczowe dla efektywności całego procesu. Specjalistyczne doradztwo pozwala na optymalizację zarządzania czasem pracy, minimalizację zaangażowania zespołów w czynności audytowe oraz zapewnienie terminowego dostarczania raportów finansowych. Współpraca z ekspertami może również obniżyć koszty związane z audytem oraz podnieść jakość wewnętrznych standardów sprawozdawczości.

Dzięki właściwemu przygotowaniu i wsparciu przedsiębiorstwa mogą nie tylko uniknąć potencjalnych problemów, lecz także zyskać pewność, że ich procesy audytowe są zgodne z najlepszymi praktykami branżowymi. To z kolei przekłada się na większą transparentność finansową i wzmacnia zaufanie interesariuszy do przedsiębiorstwa.

Wyzwania rynkowe

Na podstawie doświadczeń EY wynikających ze współpracy z klientami, którzy posiadają centra usług wspólnych w Polsce, zidentyfikowano kilka kluczowych obszarów wymagających dalszego rozwoju. W obliczu intensywnego wzrostu gospodarczego w ostatnich latach oraz modeli biznesowych opartych na akwizycjach skala działalności wielu przedsiębiorstw znacząco się zwiększyła. Szybka zmiana rozmiarów działalności wymaga zarówno reorganizacji procesów operacyjnych w jednostkach gospodarczych, jak i dostosowania działów wewnętrznych, takich jak księgowość czy sprawozdawczość, do nowych warunków biznesowych.

Zaobserwowano, że w wielu jednostkach regulacje, polityki wewnętrzne oraz schematy procesów finansowych w departamentach finansów nie nadążają za dynamiką zmian w skali działalności tych jednostek. Taki stan rzeczy może prowadzić do wysokiej rotacji pracowników, opóźnień w przekazywaniu danych zarządczych osobom decyzyjnym czy do nieprawidłowości w księgach. Jednym z wyzwań dla wielu jednostek jest stałe monitorowanie efektywności funkcjonowania działów finansowych, przy czym w przedsiębiorstwach często brakuje wystarczającej liczby pracowników potrzebnych do aktualizacji i wdrażania nowych procesów, procedur oraz kontroli wewnętrznych.

Ponadto obecna w wielu branżach rynkowa presja cenowa wymaga od jednostek redukcji kosztów. Wspomniane powyżej nieefektywności departamentów finansowych, wynikające z nieadekwatnie ułożonych procesów do skali biznesów, mogą również prowadzić do wzrostu poniesionych wydatków. Over-runy związane z większą liczbą godzin spędzonych przez audytora na badaniu czy kary nałożone przez regulatora za opóźnienia w przekazaniu sprawozdania finansowego to tylko niektóre z przykładów kosztów wynikających z niepoprawnie zorganizowanych komórek finansowych jednostek.

Wsparcie EY w zakresie optymalizacji funkcjonowania centrów usług wspólnych umożliwia skorzystanie zarówno z dodatkowych zasobów, którymi nie dysponuje jednostka, jak i z know-how zdobytego we współpracy z innymi klientami SSC. Współpraca z EY pozwala na reorganizację procesów zgodnie z najlepszymi praktykami rynkowymi dzięki wykorzystaniu narzędzi, które sprawdziły się również w innych jednostkach.

Podsumowanie

Transformacja centrów usług wspólnych ma potencjał, aby znacząco wpłynąć na przyszłość całego sektora oraz przyczynić się do wzmocnienia jego możliwości wzrostu i innowacji. Aby w pełni uczestniczyć w tym procesie, niezbędne jest przyjęcie bardziej strategicznej pozycji na arenie międzynarodowej oraz skoncentrowanie się na dostarczaniu nowatorskich rozwiązań technologicznych. Kluczową rolę odgrywa również wzmocnienie obszarów zarządzania, z naciskiem na poprawę efektywności operacyjnej, lepsze zarządzanie ryzykiem oraz zapewnienie zgodności z regulacjami prawnymi. Współpraca z zewnętrznymi ekspertami może znacząco przyspieszyć te działania, umożliwiając optymalizację procesów, wzmocnienie kontroli wewnętrznej oraz przygotowanie do audytów, co w efekcie usprawni ich przebieg i przyniesie dodatkowe oszczędności.