EY oznacza globalną organizację i może odnosić się do jednej lub więcej firm członkowskich Ernst & Young Global Limited, z których każda stanowi odrębny podmiot prawny. Ernst & Young Global Limited, brytyjska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, nie świadczy usług na rzecz klientów.
Zobacz wszystkie wyniki dla
'
'
Brak wyników wyszukiwania
Ogólne
Zobacz wszystkoLudzie
Zobacz wszystkoOstatnie wyszukiwania
Od lutego 2026 r. wystawianie faktur w KSeF-ie stało się obowiązkowe dla największych przedsiębiorców, a odbiór dokumentów przez system obowiązuje wszystkich podatników, którzy są lub w przyszłości będą musieli korzystać z KSeF-u. Choć sankcje za wystawienie faktury poza KSeF-em będą stosowane dopiero od 2027 r., już teraz wystawienie faktury poza systemem może skutkować opóźnieniem otrzymania zapłaty przez sprzedającego, a nawet odmową uregulowania płatności przez nabywcę.
Newsletter Bezpieczny Podatnik
Subskrybuj newsletter i otrzymuj informacje o najważniejszych zmianach w przepisach podatkowych istotnych z punktu widzenia bezpieczeństwa i stabilności prowadzenia firmy.
KSeF – nowa rzeczywistość
Krajowy System e-faktur (KSeF) to centralna platforma administracji skarbowej, która służy do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w jednym wspólnym formacie (XML). System nadaje każdej fakturze unikalny numer KSeF i przechowuje dokumenty przez 10 lat, co zasadniczo powinno skutkować ujednoliceniem ich obiegu. Zgodnie z nowymi zasadami e-Faktury są w jednolitym, cyfrowym formacie przesyłane przez podatników do KSeF-u, gdzie następnie zostają oznaczone unikalnym identyfikatorem i automatycznie udostępnione odbiorcy krajowemu. System zapewnia stały dostęp do wystawionych dokumentów i tym samym eliminuje konieczność przesyłania ich w formie papierowej lub elektronicznej – zarówno kontrahentom, jak i organom skarbowym.
Odbiór faktur z KSeF-u co do zasady również odbywa się drogą elektroniczną, za pośrednictwem platformy ministerialnej. Podatnik ma dostęp do faktur poprzez swoje indywidualne konto w KSeF-ie, powiązane z unikalnym identyfikatorem nadawanym w systemie. W celu odbioru faktur użytkownik musi przejść przez proces uwierzytelniania, używając do tego kwalifikowanego podpisu elektronicznego, pieczęci elektronicznej albo profilu zaufanego.
Odroczone sankcje
Przepisy ustawy o VAT od 1 lutego/ 1 kwietnia 2026 r. nakładają więc prawny obowiązek fakturowania z użyciem KSeF-u. Co jednak istotne, do końca roku zostały odroczone kary za naruszenie obowiązków w zakresie KSeF-u oraz wyłączono karalność na gruncie Kodeksu karnego skarbowego w tym zakresie.
Sankcje zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. – wystawianie faktur poza KSeF-em naczelnik urzędu skarbowego nałoży karę w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem. Sankcje będą dotyczyć także wystawienia faktury niezgodnie z obowiązującym wzorem oraz niewysłania do KSeF-u w wyznaczonym terminie e-Faktur wystawionych w trybach offline.
Pliki JPK a brak e-Faktury
Wejście w życie obowiązkowego KSeF-u nie zlikwidowało obowiązku comiesięcznego raportowania VAT przez JPK. Oba systemy są ze sobą ściśle powiązane. Co więcej, począwszy od rozliczenia za luty 2026 r. obowiązują nowe schemy JPK_V7M(3)/ JPK_V7K(3), w których wprowadzono dodatkowe informacje związane z e-fakturowaniem. Każda raportowana pozycja musi zawierać numer KSeF faktury, a w przypadku jego braku podatnik zobowiązany jest zastosować odpowiedni znacznik:
- OFF – dotyczy wystawionej w trybie awarii KSeF-u faktury, która na dzień złożenia ewidencji nie ma jeszcze przydzielonego numeru identyfikującego w systemie ani nie została do niego przesłana.
- BFK – dotyczy faktury elektronicznej oraz faktury w postaci papierowej.
- DI – dotyczy dowodu innego niż faktura, jest więc odpowiedni do oznaczenia wszelkich innych dokumentów, które nie są fakturą ustrukturyzowaną, elektroniczną ani papierową. Będą to zatem dokumenty nieobjęte oznaczeniami OFF i BFK, ale również faktury wystawione w trybie offline24, które na dzień przesłania ewidencji nie posiadają numeru identyfikującego w KSeF-ie.
Czy odbiorcy mogą nie zapłacić?
Podatnicy, którzy nie wystawią faktury ustrukturyzowanej mimo takiego obowiązku, muszą liczyć się z ryzykiem opóźnienia lub nawet odmowy uregulowania należności przez nabywców
Rekomendowane działania
Odbiór faktur przez KSeF obowiązkowy od 1 lutego 2026 r.
Wielu kupujących wprowadzi politykę „no KSeF, no payment”, uznając fakturę wystawioną poza KSeF-em za wadliwą. Procesy AP/ERP uznają fakturę za doręczoną po nadaniu numeru KSeF, taki numer będzie również wkrótce potrzebny podczas dokonywania płatności. Będzie się więc zdarzać, że klient odmówi zapłaty na podstawie faktury wystawionej poza KSeF-em mimo takiego obowiązku, stwierdzając, że jest ona wadliwa, i obawiając się, że taki dokument nie będzie podstawą do odliczenia podatku i zaliczenia wydatku do KUP. Co więcej, na taką odmowę już teraz pozwalają umowy, które zawierają zapis informujący sprzedawcę, że płatność zostanie uregulowana na podstawie prawidłowo wystawionej faktury.
Polityki compliance i automatyzacja
Działy skarbowe i audytowe wielu firm uzależniają przyjęcie dokumentu do rozliczenia od identyfikatora KSeF, bo tylko taki dokument przechodzi przez zautomatyzowany obieg (workflow, 3 way match, płatności MPP). Brak numeru KSeF oznacza konieczność dokonywania ręcznego obejścia, co często skutkować będzie opóźnieniem w procesowaniu takiego dokumentu, a w konsekwencji – również opóźnieniem w dokonaniu płatności.
Okiem eksperta EY
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur istotnie zmienia podejście do obsługi faktur w firmach. Przedsiębiorcy muszą przestrzegać stosunkowo surowych wymogów dotyczących zawartości faktur, zgodnych z oficjalnym schematem i zawierających wszystkie wymagane dane. I choć w 2026 r., jak zapewnia Ministerstwo, akcent ma być położony głównie na edukację i wspieranie podatników, a nie na ściganie za nieprawidłowości, to nie oznacza jednak, że można „odpuścić” przygotowania do momentu wejścia w życie zapowiedzianych sankcji. Mimo że harmonogram przewiduje okresy przejściowe do końca 2026 r., a pełne sankcje ruszą dopiero od 2027 r., praktyczne konsekwencje biznesowe i obowiązki sprawozdawcze (np. nowe JPK_V7) będą realnie odczuwalne już od lutego 2026 r. przez wszystkie podmioty mające styczność z fakturami ustrukturyzowanymi, w tym także przez tych, którzy nie są zobowiązani do korzystania z platformy ministerialnej, ale będąc klientami polskich podatników, otrzymają faktury ustrukturyzowane i będą zobowiązani ująć je odpowiednio w pliku JPK. Mowa tu oczywiście o firmach zagranicznych niemających stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, ale zarejestrowanych dla celów VAT w naszym kraju. Poza obowiązkami narzuconymi bezpośrednio przez ustawodawcę bardzo istotne jest również zwrócenie uwagi na konsekwencje biznesowe. W praktyce może się bowiem okazać, że brak tolerancji na błędy w e-Fakturach czy opóźnienia we wdrożeniu rozwiązania ze strony naszych partnerów biznesowych znacznie utrudnią prowadzenie biznesu i mogą okazać się dużo surowszą karą niż te przewidziane przez ustawodawcę.
Jak EY może pomóc
Od 1 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur stał się obowiązkowy dla dużych podatników, a od 1 kwietnia 2026 r. obejmie – co do zasady – pozostałych. EY pomaga organizacjom bezpiecznie funkcjonować w nowej rzeczywistości KSeF: sprawdzamy gotowość procesów i systemów, wskazujemy ryzyka oraz rekomendujemy działania, które pozwolą utrzymać zgodność z przepisami i stabilność operacyjną.
Przeczytaj więcejLider
-
Jakub BubasEY Polska, Doradztwo Podatkowe, Tax Technology & Transformation, Partner
-
Tomasz DziaduraEY Polska, Doradztwo Podatkowe, Podatki Pośrednie, Partner