Na czym polega outsourcing i kiedy się opłaca

Outsourcing – co to znaczy?

Outsourcing to strategia zarządzania polegająca na powierzeniu określonych procesów lub funkcji zewnętrznemu dostawcy usług, zamiast realizowania ich wewnątrz firmy. Termin pochodzi od angielskiego „outside resource using” – czyli korzystania z zasobów zewnętrznych.

W praktyce oznacza to, że firma decyduje się zlecić na zewnątrz np. prowadzenie księgowości, obsługę kadr i płac, rozliczenia podatkowe, IT, logistykę czy call center – zamiast budować i utrzymywać własne działy odpowiedzialne za te obszary.

Na czym polega outsourcing?

Outsourcing to nie tylko „przeniesienie obowiązków” – to świadoma decyzja biznesowa, która ma na celu:

• zwiększenie efektywności operacyjnej,
• redukcję kosztów stałych,
• dostęp do specjalistycznej wiedzy i technologii,
• poprawę jakości i zgodności z przepisami,
• skoncentrowanie się na kluczowych obszarach działalności (core business).

W kontekście finansów i administracji, outsourcing może obejmować zarówno pełne przejęcie procesów (np. kompleksowa obsługa księgowa), jak i wsparcie wybranych zadań (np. tylko rozliczenia VAT lub naliczanie wynagrodzeń).

Rodzaje outsourcingu – jakie usługi można zlecić na zewnątrz?

Outsourcing to nie tylko przekazanie całego działu finansowego czy kadrowego zewnętrznej firmie. W praktyce można outsourcować konkretne procesy lub ich fragmenty – w zależności od potrzeb, skali działalności i poziomu dojrzałości organizacji. 

Outsourcing – dla kogo?

Outsourcing usług księgowych, podatkowych, kadrowych i płacowych może przynieść korzyści firmom o różnej wielkości i profilu działalności. Oto, kto najczęściej korzysta z outsourcingu – i dlaczego:

1. Firmy w fazie szybkiego wzrostu

• Skalowalność – outsourcing pozwala elastycznie dostosować zakres usług do rosnących potrzeb.
• Unikanie chaosu organizacyjnego – zewnętrzny partner pomaga uporządkować procesy i dokumentację.
• Wsparcie w ekspansji – np. przy wejściu na nowe rynki lub zatrudnianiu pracowników za granicą.

2. Organizacje międzynarodowe i grupy kapitałowe

• Złożoność operacyjna – wiele lokalizacji, walut, przepisów podatkowych.
• Standaryzacja i automatyzacja – outsourcing umożliwia wdrożenie jednolitych procesów w całej grupie.
• Zarządzanie ryzykiem – partner outsourcingowy wspiera w obszarze compliance i audytów.

3. Start-upy i firmy technologiczne

• Brak potrzeby budowania działu back-office od zera – outsourcing pozwala działać szybko i efektywnie.
• Dostęp do nowoczesnych narzędzi – np. chmurowych systemów księgowych, e-teczek pracowniczych.
• Elastyczność kosztowa – płatność za rzeczywisty zakres usług, bez stałych kosztów etatów.

4. Organizacje przechodzące transformację

• Restrukturyzacja, fuzje, zmiany właścicielskie – outsourcing stabilizuje procesy w okresie zmian.
• Wdrożenie nowych systemów ERP lub HR – partner może przejąć operacje na czas transformacji.
• Optymalizacja kosztów – outsourcing to często element szerszej strategii efektywnościowej.

Outsourcing nie jest rozwiązaniem „dla wszystkich”, ale dla wielu – zwłaszcza tych, którzy chcą działać szybciej, bezpieczniej i bardziej elastycznie. Kluczem jest właściwa ocena potrzeb i wybór partnera, który rozumie specyfikę danej branży i etapu rozwoju firmy.

Nie każda organizacja jednak skorzysta na takim modelu – w przypadku bardzo małych firm, które realizują tylko podstawowe procesy wewnętrzne, lub organizacji o wyjątkowo niestandardowych wymaganiach operacyjnych, outsourcing może nie przynieść oczekiwanych korzyści.

Kalkulator oszczędności – praktyczne narzędzie decyzyjne

EY udostępnia dwa dedykowane narzędzia online, które pomagają firmom ocenić opłacalność outsourcingu w obszarze księgowości i podatków oraz kadr i płac. Kalkulatory te są proste w obsłudze, a jednocześnie dostarczają wartościowych danych wspierających decyzje biznesowe.

Jakie są przykłady outsourcingu?