5 pytań, które najczęściej zadają inwestorzy planujący wejście do Polski

1. Jaka forma prowadzenia biznesu będzie optymalna: spółka, oddział, a może nabycie działającego już podmiotu?

Jest to jedno z pierwszych pytań, które każdy inwestor powinien sobie zadać. Wybór formy prawnej prowadzenia działalności determinuje bowiem nie tylko zakres odpowiedzialności, ale również relacje z innymi podmiotami w grupie, sposób finansowania oraz poziom obowiązków korporacyjnych i sprawozdawczych. Choć spółka kapitałowa (najczęściej spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) zapewnia większą separację ryzyk oraz większą elastyczność w budowaniu lokalnego zespołu i formalnych relacji z klientami, wiąże się ona z pełnym „reżimem” korporacyjnym. Z tego względu w określonych przypadkach atrakcyjną alternatywą może być utworzenie oddziału spółki zagranicznej – w szczególności przy działalności o charakterze czasowym, projektowym (np. projektach inżynieryjnych) lub w sytuacjach, w których istotna jest możliwość względnie szybkiego wycofania się z rynku polskiego. Należy jednak mieć na uwadze, że funkcjonowanie oddziału może wiązać się z większą złożonością w obszarze rozliczeń wewnątrzgrupowych, w szczególności w zakresie cen transferowych, alokacji kosztów oraz potencjalnych konsekwencji w podatku VAT i podatku u źródła.

Z tych względów już na etapie planowania wejścia na rynek kluczowe jest przeprowadzenie strukturalnej analizy prawno‑podatkowej, obejmującej identyfikację głównych ryzyk (w szczególności podatkowych, pracowniczych oraz regulacyjnych) oraz ocenę wpływu wybranej formy działalności na bieżące funkcjonowanie biznesu. Równie istotne jest odpowiednie zaprojektowanie procesów operacyjnych – w tym w obszarze finansów, raportowania, IT oraz compliance – tak aby były one spójne z modelem działalności (oddział vs. spółka) i skalą planowanej obecności w Polsce.

Jak pomaga EY: Przeanalizujemy profil prowadzonej działalności i zarekomendujemy model biznesowy i odpowiednią strukturę (spółka/oddział/nabycie) wraz z mapą kluczowych konsekwencji prawno‑podatkowych i operacyjnych.

2. Jakie będą kluczowe obowiązki podatkowe inwestora i gdzie są typowe ryzyka (CIT, VAT, WHT, ceny transferowe, stały zakład)? 

Inwestorzy zwykle pytają nie tylko o stawki podatkowe, ale o faktyczne ryzyka, które mogą się pojawić w toku prowadzonej działalności, w tym czy planowany model sprzedaży i obecności w Polsce może tworzyć stały zakład, w jaki sposób ustalić sposób rozliczenia usług i licencji z centralą oraz jakie warunki trzeba spełnić, żeby bezpiecznie stosować preferencje w podatku u źródła (WHT).

Równolegle, w grupach międzynarodowych zawsze kluczowym obszarem pozostają ceny transferowe, co wiąże się z koniecznością zdefiniowania profilu funkcjonalnego polskiej jednostki, ustalenia polityki cen transferowych i modelowania rozliczeń w sposób spójny z wybranym profilem, a także przygotowania dokumentacji TP i raportowania TPR-C. Nie można również pominąć konieczności odpowiedniego gromadzenia danych oraz zapewnienia ich spójności z dokumentacją TP i rozliczeniami.

Jak pomaga EY: Przeanalizujemy przygotowany model operacyjny (w tym przy uwzględnieniu zasad TP/WHT) i plan jego wdrożenia, tak aby ograniczyć ryzyka już od pierwszych transakcji i zapewnić spójność dokumentacji z praktyką operacyjną.

3. Jak szybko musimy dostosować systemy i procesy do polskich wymogów raportowania elektronicznego (KSeF, JPK_CIT, JPK_VAT)?

Polska jest jednym z bardziej zdigitalizowanych rynków w obszarze podatkowo‑księgowym, a wprowadzane w ostatnim czasie zmiany dodatkowo zwiększają obowiązki co do zapewnienia odpowiedniej jakości danych źródłowych. Inwestorzy powinni więc przeanalizować, czy ich globalny ERP „udźwignie” lokalne wymogi, jak również ile czasu realnie potrzeba na wdrożenie niezbędnych rozwiązań.

W praktyce przygotowanie do KSeF i JPK_CIT to nie tylko kwestia „formatu pliku”, ale także: ujednolicenia słowników i planu kont, identyfikacji kontrahentów, mapowania transakcji oraz zapewnienia spójności pomiędzy fakturowaniem, ewidencjami VAT i księgami rachunkowymi.

Jak pomaga EY: Wykonujemy przegląd gotowości danych i procesów, projektujemy docelowy model finansowo‑podatkowy oraz wspieramy wdrożenie rozwiązań technologicznych niezbędnych przy realizacji obowiązków związanych z KSeF i JPK.

4. Jakie zachęty inwestycyjne i preferencje podatkowe są dostępne – i co musimy zrobić, żeby ich nie „stracić” na starcie?

W rozmowach z inwestorami regularnie wraca temat zwolnień i ulg podatkowych, które mogą istotnie wpłynąć na prowadzoną działalność, ale wymagają ustalenia właściwej sekwencji działań. Polskie przepisy podatkowe obecnie zawierają szereg możliwości, które – jeśli prawidłowo wdrożone – w dużej mierze obniżają koszty prowadzonej działalności. Przykładowo, przy projektach produkcyjnych lub rozwojowych często analizuje się możliwość uzyskania wsparcia w ramach Polskiej Strefy Inwestycji, a przy projektach technologicznych – ulgę B+R i IP Box.

Krytyczne znaczenie ma analiza możliwości skorzystania z dostępnych instrumentów wsparcia jeszcze przed faktycznym rozpoczęciem projektu biznesowego – w wielu programach dotacyjnych oraz w reżimach pomocy publicznej rozpoczęcie inwestycji przed złożeniem wniosku lub uzyskaniem decyzji może istotnie ograniczyć lub wręcz wykluczyć możliwość skorzystania z ulgi. Z perspektywy praktyki biznesowej równie istotne jest jednak szerokie podejście do weryfikacji dostępnych ulg i preferencji, które wymaga znajomości nie tylko przepisów prawa, ale także lokalnej praktyki interpretacyjnej. Model prowadzenia działalności – w szczególności w grupach międzynarodowych – ma bezpośredni wpływ na efektywność podatkową w obszarze cen transferowych, alokacji funkcji i ryzyk oraz zgodność z zasadami BEPS, a tym samym na poziom ryzyka podatkowego. Niezależnie od tego kluczowe pozostaje odpowiednie przygotowanie ewidencji i dokumentacji (np. dla B+R czy IP Box), tak aby były one spójne z księgami rachunkowymi, modelem operacyjnym i faktycznym przebiegiem procesów biznesowych.

Jak pomaga EY: Identyfikujemy dostępne instrumenty wsparcia (PSI/ulgi/dotacje), oceniamy kwalifikowalność projektu, a następnie projektujemy model rozliczeń i wymagane procesy/dokumentację.

5. Jak szybko zbudujemy zespół i „uruchomimy” spółkę od strony formalnej (prawo pracy, payroll, imigracja, zarząd)?

Inwestorzy często pamiętają o ryzykach związanych z prawidłowym rozliczeniem podatkowym i związanych z niedopełnieniem obowiązków okołorejestracyjnych, a tymczasem o harmonogramie startu działalności potrafią przesądzić kwestie personelu: forma współpracy (umowa o pracę vs B2B), rozliczenia PIT/ZUS, ustalenie wewnętrznych regulaminów i zasad przyznawania benefitów pracowniczych, a w przypadku relokacji – legalizacja pracy i pobytu cudzoziemców (w tym członków zarządu pełniących funkcje w polskich spółkach).

W praktyce warto wcześnie zabezpieczyć formalności po stronie zarządu i pełnomocników, aby możliwe było podpisywanie dokumentów, wysyłki elektroniczne i bieżąca komunikacja z urzędami. Brak takich elementów może opóźnić rejestracje, zamknięcia okresów rozliczeniowych i sprawozdawczość.

Jak pomaga EY: Wspieramy w zaprojektowaniu modelu zatrudnienia i procesów payroll/PIT/ZUS, a także w obszarze imigracji pracowników i formalności zarządczych, tak aby zapewnić gotowość operacyjną od pierwszego dnia.

Gotowy, żeby zacząć? Porozmawiajmy.

Każda inwestycja jest inna — ale pytania, z którymi się wiąże, są zazwyczaj te same. W EY łączymy wiedzę podatkową, prawną i operacyjną po to, żeby Twój start na polskim rynku był przemyślany, bezpieczny i jak najsprawniejszy. Niezależnie od tego, na którym etapie jesteś — skontaktuj się z nami. Chętnie pomożemy.