E-Doręczenia – nowy obowiązek dla spółek kapitałowych

E-doręczenia – ustawa

Ustawa o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1077) ma w założeniu usprawnić procesy administracyjne. Zakłada ona wdrożenie krajowego systemu doręczeń elektronicznych opartego na publicznym dostawcy usług doręczeń elektronicznych. Taka usługa ma umożliwić bezpłatny przepływ korespondencji związanych z podmiotami publicznymi. Dodatkowo możliwa będzie odpłatna korespondencjami z podmiotami prywatnymi.

Głównym celem ustawy jest zastąpienie tradycyjnej korespondencji w kontaktach z organami administracji oraz podmiotami gospodarczymi. Pozwoli to na:

• prowadzenie korespondencji bez względu na miejsce zamieszkania (siedzibę),
• ograniczenie kosztów,
• przyspieszenie trwających postępowań.

Wprowadzone ustawą przepisy nie nałożyły jednak obowiązku posiadania „e-skrzynek” przez wszystkich zainteresowanych. Sytuację zmienił wspomniany komunikat Ministra Cyfryzacji.

Skutek e-doręczeń

Podmioty, które są zobowiązane do wdrożenia e-doręczeń, będą mogły korzystać z wygodnych i bezpiecznych sposobów przekazywania korespondencji. Dodatkowo, doręczenia elektroniczne mają równoważną moc prawną jak tradycyjne przesyłki polecone z potwierdzeniem odbioru.

E-doręczenia dla spółek prawa handlowego

Podmioty podlegające wpisowi do rejestru przedsiębiorców KRS są zobowiązane do (i) posiadania elektronicznej skrzynki doręczeń, oraz (ii) dokonania wpisu do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).

Dokonanie wpisu do BAE jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na doręczanie korespondencji na wskazany adres elektroniczny. Będzie on podlegał wykorzystywaniu w postępowaniach administracyjnych oraz cywilnych, co ma na celu uproszczenie procesu doręczeń i zastąpienie formy papierowej dokumentami elektronicznymi. Zmiany te mają przyczynić się do znacznego uproszczenia oraz przyspieszenia postępowań.

Wyzywania i możliwości dla przedsiębiorców

Wprowadzenie e-doręczeń może stanowić wyzwanie dla wielu spółek prawa handlowego. Pomimo, że obowiązek zostanie wprowadzony pod koniec tego roku, to Ministerstwo Cyfryzacji już teraz zachęca do uczestnictwa w testach nowej usługi. Nie bez znaczenia jest fakt, że wdrożenie tego rozwiązania będzie wymagało zmian w wewnętrznych procedurach i potencjalnie niektórych systemach informatycznych. Wcześniejsza implementacja tych rozwiązań w ramach testów, do których zachęca Ministerstwo, da odpowiedni czas i ułatwi dostosowanie się do nowego rozwiązania. Jest to szczególnie istotne dla podmiotów dużych i średnich, a także tych, które wdrożyły już elektroniczny obieg dokumentacji (w tym uczestników zagranicznych grup kapitałowych, które często używają centralnych (nierzadko zagranicznych) systemów IT).

E-doręczenia – Ustawa o doręczeniach elektronicznych

Nie można zapomnieć też o ustawie o doręczeniach, która wprowadziła szereg obowiązków dotyczących doręczania korespondencji mających zastosowanie do e-doręczeń. Uregulowała ona m.in.

• zasady doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej,
• zasady i warunki świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej oraz 
• zasady wykorzystywania kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego do wymiany korespondencji z podmiotami publicznymi. Ich szczegóły omówimy w kolejnym wpisie.

E-doręczenia – jak to działa? Uzyskanie adresu e-doręczeń

W celu pozyskania adresu e-doręczeń oraz dedykowanej skrzynki na platformie e-doręczeń należy złożyć odpowiedni wniosek elektroniczny oraz uzyskać wpis w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE). BAE jest publicznym rejestrem prowadzonym przez Ministra Cyfryzacji. Uzyskanie tego wpisu jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na dostarczanie korespondencji wyłącznie w formie elektronicznej przez organy administracji korespondencji.

Podsumowanie

Wprowadzenie e-doręczeń to prawdziwa rewolucja jeśli chodzi o komunikację z administracją publiczną. Jest to krok naprzód, który przyspieszy wiele procesów oraz, zgodnie z zamysłem twórców, ma ułatwić komunikację z administracją publiczną. Przedsiębiorcy muszą jednak pamiętać o konieczności uwzględnienia kwestii związanych z cyberbezpieczeństwem, aby zapewnić bezpieczeństwo swoich danych i przestrzeganie odpowiednich procedur, a także zapewnić płynne i bezpieczne wdrożenie.