Ochrona sygnalistów przed odwetem

Środki ochrony sygnalistów - odwrócony ciężar dowodu

Jeśli sygnalista uzna, że padł ofiarą działań odwetowych i poniósł z tego tytułu szkodę, to w ewentualnym postępowaniu sądowym ciężar dowodu spoczywa na osobie, która dopuściła się działań odwetowych. W takiej sytuacji np. firma będzie zobowiązana wykazać, że podejmowane działania nie były reakcją na dokonane zgłoszenie lub publiczne ujawnienia naruszenia.

Przed podjęciem jakichkolwiek akcji, które mogą zostać ocenione jako potencjalnie działania odwetowe, każda spółka musi mieć świadomość, że są one nielegalne. Dodatkowo dyrektywa zapewnia sygnalistom, którzy doświadczyli działań odwetowych, dostęp do środków ochrony prawnej i odszkodowania. Mogą to być takie rozwiązania, jak podjęcie działań przywracających stan sprzed zgłoszenia (np. ponowne zawarcie wypowiedzianej umowy) czy odszkodowania za utracone zarobki lub z tytułu innych szkód majątkowych (jak np. koszty ochrony prawnej czy leczenia).

Przesłanki konieczne

Przesłanki, które niesie ze sobą unijna dyrektywa można podzielić na konieczne i uzupełniające.

Konieczne, których realizacja ma sprzyjać ochronie sygnalistów, uwzględniają przede wszystkim:

1. ustanowienie poufnych kanałów przyjmowania zgłoszeń, w tym dla sygnalistów spoza organizacji,

2. wyznaczenie bezstronnej osoby lub wydziału w przedsiębiorstwie zajmującego się rozpatrywaniem zgłoszonych nieprawidłowości,

3. obowiązek informowania sygnalisty o przyjęciu zgłoszenia w terminie 7 dni od jego wpływu,

4. obowiązek przekazania sygnaliście informacji zwrotnych na temat podjętych działań następczych w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia,

5. udostępnienie w sposób przystępny informacji na temat warunków i procedur dokonywania zgłoszeń zewnętrznych,

6. zachowanie należytej staranności przy podejmowaniu działań następczych (m.in. wewnętrznych postępowań wyjaśniających),

7. prowadzenie rejestru zgłoszeń.

Wdrożenie powyższych elementów wymaga od przedsiębiorstwa poświęcenia czasu oraz dysponowania odpowiednimi kompetencjami. Pierwszym krokiem w tym procesie będzie przeprowadzenie tzw. analizy luki tj.: ustalenie rozbieżności między aktualną praktyką przedsiębiorstwa, a wymogami dyrektywy o ochronie sygnalistów, dokonanie diagnozy najbardziej naglących potrzeb, zaplanowanie kolejnych kroków wdrożenia nowych przepisów i zasad oraz zabezpieczenie niezbędnych środków i zasobów.

Przesłanki uzupełniające

Przesłanki uzupełniające są tłem dla wymogów formalnych. Mają inspirować przedsiębiorstwa do budowania lub wzmacniania kultury zgodności i dialogu. Ich rola jest istotniejsza niż pozornie mogłoby się wydawać. Jeśli zostaną zaadaptowane skutecznie, mogą zapobiegać zgłoszeniom zewnętrznym czy ujawnieniom publicznym. Zgłoszenia wewnętrzne pozwalają bowiem usuwać naruszenia szybciej, ograniczając tym samym straty finansowe, ryzyko reputacyjne i ryzyko ewentualnych sankcji czy paraliżu operacyjnego.

Kolejne kroki w wdrożeniu wymogów dyrektywy o ochronie sygnalistów

Skuteczne wdrożenie wymogów dyrektywy wymaga programowego podejścia. Realizując je firma powinna:

• podejść do zagadnienia pragmatycznie tzn. wyznaczyć osoby odpowiedzialne, ustalić harmonogram wdrożenia wymogów dyrektywy o ochronie sygnalistów i monitorować postępy projektu,

• zbudować interdyscyplinarny zespół wewnętrzny obsługujący zgłoszenia i prowadzący wewnętrzne postępowania wyjaśniające; spółka może wesprzeć zespół merytorycznie, a następnie uwiarygodnić w organizacji poprzez oficjalne przekazanie zakresu odpowiedzialności, ale też odpowiednich prerogatyw np. w postaci wysokiego stopnia niezależności i prawa do poufności prowadzonych działań,

• dopasować kanały do przyjmowania zgłoszeń sygnalistów do specyfiki organizacji,

• zapewnić narzędzie pozwalające na dyskretny, poufny dialog nawet z sygnalistami (najlepiej także z tymi, którzy chcą pozostać anonimowi),

• weryfikować, czy nieprawidłowości są zgłaszane (brak zgłoszeń to zwykle oznaka słabości systemu),

• proaktywnie zakomunikować przyjęte rozwiązania wewnątrz i na zewnątrz organizacji: przeszkolić pracowników, udostępnić informacje partnerom biznesowym, np. za pośrednictwem strony internetowej przedsiębiorstwa czy kampanii informacyjnej,

• komunikować reaktywnie, czyli w zakresie, w jakim jest to możliwe i konieczne, informować sygnalistów i pozostałych interesariuszy o podjętych działaniach i ich konsekwencjach,

• opracować strategię działania i komunikacji na wypadek zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego, mając na uwadze dobro sygnalistów i płynność operacyjną przedsiębiorstwa,

• nieustannie wspierać kulturę dialogu budującą zaufanie i poczucie bezpieczeństwa wśród pracowników i szerokiego grona interesariuszy, a w przypadku sytuacji, które mogą być odebrane przez sygnalistę jako działania odwetowe – reagować, aby niezwłocznie je powstrzymać.