Implementacja JPK_CIT

Systemy księgowe zawierają większość danych wymaganych przez Ministerstwo Finansów, jednak nie wszystkie, szczególnie jeśli chodzi o plik JPK dotyczący środków trwałych. Dlatego też w pierwszej kolejności niezbędne jest zweryfikowanie, czy w systemach znajdują się wszystkie elementy określone w schemacie jako obowiązkowe. Dodatkowo należy sprawdzić, czy dostawca systemu zapewni możliwość wprowadzenia danych opisanych w notach podatkowych do sprawozdania finansowego oraz przygotowania przypisania planu kont do jednego z siedmiu słowników – znaczników. Należy również pamiętać, że podatnicy będą mieli obowiązek przekazywania szczegółowej ewidencji środków trwałych, która bardzo często jest prowadzona poza systemami księgowymi i nie jest tak szczegółowa, jak wymaga tego schemat, m.in. w ewidencjach brakuje numeru OT. Dlatego też konieczna jest analiza kompletności danych, aby mieć pewność, że od pierwszego dnia nowego roku podatkowego w systemie ERP będzie istniała możliwość ewidencjonowania wszystkich obligatoryjnych informacji.

Niewłaściwe wdrożenie JPK_CIT może prowadzić do szeregu błędów, które możemy podzielić na kilka rodzajów:

• Błędy techniczne – uniemożliwiające wygenerowanie pliku JPK_CIT lub generowanie pliku niepoprawnego pod kątem technicznym. Może to skutkować niezłożeniem pliku JPK_CIT na czas, co z kolei może wiązać się z nałożeniem grzywny lub kary z Kodeksu Karnego Skarbowego.
  
  
• Błędy w mapowaniu - jeśli proces mapowania jest przeprowadzony pobieżnie lub wdrożone jest rozwiązanie 'półkowe', które opiera się na standardowych transakcjach występujących u podatników. Takie mapowania nie uwzględniają specyfiki branży, nietypowych transakcji czy przeksięgowań, co może skutkować błędnym wykazaniem transakcji w pliku XML i generować dodatkowe zapytania lub czynności sprawdzające ze strony organów podatkowych.
  
  
• Błędy logiczne – związane z błędami w mapowaniu, które prowadzą do niewłaściwych zależności między polami lub pominięciem transakcji w pliku XML. Może to generować dodatkowe zapytania lub czynności sprawdzające ze strony organów podatkowych.
  
  
• Błędy merytoryczne – wynikające z braku analizy danych pod kątem podatkowo-księgowym, które mogą generować dodatkowe zapytania lub czynności sprawdzające ze strony organów podatkowych.

W procesie wdrożenia JPK_CIT kluczową rolę odgrywa prawidłowa analiza obecnego stanu dostępnych danych oraz porównanie ich z zakresem pól obligatoryjnych z perspektywy schematów JPK_CIT. Czas trwania procesu wdrożenia może być różny i zależy od wielu czynników, takich jak skomplikowanie rozliczeń w spółce, dostosowanie istniejących systemów księgowych i IT, a także od zaangażowania i gotowości organizacji do wprowadzenia zmian. Najbardziej czasochłonne może okazać się dostosowanie systemów do nowych wymagań, integracja z narzędziem JPK_CIT oraz szkolenie pracowników. Proces ten może trwać od kilku tygodni do kilku miesięcy.

EY wspiera podatników w kompleksowy sposób w procesie przygotowania do raportowania JPK_CIT. Zakres wsparcia jest każdorazowo dostosowywany do potrzeb przedsiębiorców i może być całościowy, tj. obejmować kompleksowe wsparcie spółki w procesie wdrożenia, począwszy od warsztatów i mapowania, aż po wdrożenie narzędzia. Jako EY zdajemy sobie sprawę, że ze względu na brak harmonizacji w obszarze CIT, specyfika procesów kalkulacji CIT różni się znacząco u poszczególnych podatników. W związku z tym, często to nasi klienci mają bardziej szczegółową wiedzę w zakresie swoich rozliczeń CIT i potrzebują jedynie punktowego wsparcia w procesie wdrożenia, np. poprzez weryfikację przygotowanych mapowań czy zmian w opracowanych schematach księgowych.

Nie można jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie ze względu na bardzo szeroki zakres zmiennych niezależnych od EY, które wpływają na to – począwszy od możliwości modyfikacji danych w systemie, kreowania planu kont, po zmiany w zakresie wewnętrznych procedur organizacji. Jako EY wspieramy klientów zarówno punktowo, jak i kompleksowo w obszarze CIT. Jeśli podatnik posiada możliwość ingerencji w systemy oraz potrzebuje holistycznego wsparcia i jednocześnie wdroży procedury oraz zmiany wypracowane wspólnie z EY, to zarówno proces przygotowywania JPK_CIT, jak i samej kalkulacji, mogą ulec znacznej automatyzacji. Należy jednak mieć na uwadze, że proces automatyzacji jest procesem czasochłonnym, wymagającym zaangażowania nie tylko zespołów IT czy księgowych, ale wszystkich zespołów mających wpływ na proces ewidencjonowania danych w systemach ERP.

Główne korzyści wynikają z faktu, że zarówno cały proces wdrożenia, jak i samo narzędzie są opracowywane i wspierane przez interdyscyplinarny zespół skupiający osoby z doświadczeniem w obszarach IT, podatkowych, księgowych oraz realizacji procesów wdrożeniowych w obszarze technologii podatkowej. Takie połączenie wiedzy i doświadczenia zapewnia kompleksowe wsparcie na każdym etapie projektu i pozwala na budowanie narzędzi, które z jednej strony są zgodne z przepisami podatkowo-księgowymi, a z drugiej strony dbają o bezpieczeństwo danych oraz oferują nowoczesny interfejs.

Tak, EY oferuje szkolenia w zakresie zarządzania JPK_CIT – niezależnie, czy przedsiębiorca zdecyduje się wdrożyć narzędzie EY, czy inne rozwiązanie. Każdorazowo szkolenie jest poprzedzone uzgodnieniem zakresu szkolenia oraz jego celem.

Tak, po zakończonym procesie wdrożenia EY zapewnia utrzymanie narzędzia, które obejmuje bieżące aktualizowanie narzędzia, informowanie użytkowników o potencjalnych zmianach czy pracach modernizacyjnych. Dodatkowo użytkownicy mogą za pomocą dedykowanej skrzynki zgłosić się z prośbą o pomoc w zakresie występujących problemów lub wątpliwości związanych z aplikacją. Warte podkreślenia jest również to, że zespół odpowiedzialny za obsługę i wsparcie powdrożeniowe składa się z polskich specjalistów współtworzących aplikację.

CIT nie jest podatkiem zharmonizowanym tak jak VAT, dlatego procesy związane z kalkulacją CIT w dużym stopniu różnią się w każdej organizacji. To prowadzi do trudności we wskazaniu elementów, które zmienią się co do zasady w organizacji po wprowadzeniu JPK_CIT. Niemniej, patrząc na doświadczenia projektowe, elementami, które często wymagają zmiany w związku z realizacją projektu JPK_CIT, są:

• schematy księgowe,
  
  
• wewnętrzne procedury w zakresie księgowania i odpowiedzialności za procesy,
  
  
• procedury dotyczące wewnętrznych weryfikacji danych i raportów,
  
  
• modyfikacje kalkulacji CIT.

Przed przystąpieniem do procesu ofertowania, EY każdorazowo spotyka się z potencjalnym klientem w celu przeprowadzenia wywiadu. Ma to na celu lepsze zrozumienie procesu kalkulacji CIT oraz prowadzonych procesów księgowych, a także zebranie danych, m.in. dotyczących ilości systemów, liczby kont w planie kont czy preferencji w zakresie narzędzi. Po zebraniu tych informacji, analizujemy je i na ich podstawie przygotowujemy ofertę, która odpowiada specyfice branży przedsiębiorcy, jak również zakresowi wsparcia, którego oczekuje spółka.