Obowiązkowy KSeF – wyzwania dla branży produkcyjnej

Wszystkie ręce na pokład

Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że obowiązkowy KSeF to nie tylko rozwiązanie techniczne, lecz także zmiana całej filozofii fakturowania, która wymaga zarówno wdrożenia odpowiednich systemów informatycznych, jak i zaangażowania całego przedsiębiorstwa. Wdrożenie nowego modelu ostatecznie pociągnie za sobą istotne zmiany w prowadzeniu samej działalności. Ustawodawca będzie wymagał faktury w jednym ustrukturyzowanym formacie, a to wymusi na podatnikach konieczność dokonania bardzo rzetelnej analizy wszystkich procesów i procedur w firmie, ustalenia, które z nich wymagają zmian i uaktualnienia, a które trzeba napisać na nowo. 

Nowa rzeczywistość, w jakiej firmy objęte obowiązkowym KSeF-em znajdą się najprawdopodobniej od stycznia 2025 r., będzie wymagała wzmożonej pracy działów IT, ale także struktur odpowiadających za finanse, logistykę, zamówienia itd. Lista danych niezbędnych do wystawiania faktur w KSeF-ie jest bowiem długa. Nie mają one tylko charakteru finansowego, co powoduje, że podatnik będzie musiał je wszystkie zebrać, połączyć i odpowiednio przetworzyć. Wszyscy uczestnicy tego procesu – począwszy od pracowników IT, przez działy księgowo-podatkowe, skończywszy na tych odpowiedzialnych za produkcję czy logistykę – muszą zatem wiedzieć, co należy do ich obowiązków. Powinni także zdawać sobie sprawę, jakie konsekwencje się z tym wiążą. 

Zmiany dla wystawcy i odbiorcy

Wprowadzenie obowiązkowego modelu e-Faktur pociągnie za sobą spore zmiany w dotychczasowych regulacjach dotyczących VAT. Przede wszystkim, zgodnie z nowymi przepisami, faktura będzie uznana za wystawioną, kiedy zostanie przesłana do KSeF-u i otrzyma swój numer.

Podatnicy będą musieli również jeszcze ostrożniej podchodzić do ewentualnych prób „anulowania” faktury. Co prawda także obecne przepisy o VAT nie przewidują możliwości oficjalnego anulowania faktur, ale praktyka była różna. Po przejściu na nowy system „wycofanie się” z faktury przesłanej do KSeF-u będzie jeszcze trudniejsze, a wręcz niemożliwe, bo gdy faktura trafi do systemu i zostanie jej nadany numer, dostanie się do obiegu prawnego. 

Firmy nie będą mogły używać not korygujących, więc jedyną dopuszczalną formułą będzie wystawianie faktur korygujących.

Fakturowanie ulegnie też ważnym modyfikacjom od strony odbiorcy faktury. Obowiązkowa faktura elektroniczna będzie uznana za otrzymaną w momencie, w którym trafi do KSeF-u, a nie wtedy, kiedy podatnik ją z niego pobierze. Szczególną uwagę powinny na to zwrócić firmy z branży manufacturingowej. Wiele z nich w swoich kontraktach uzależnia bowiem płatność od upływu np. 14 czy 30 dni od otrzymania faktury. Nierzadko taki warunek jest jeszcze uzupełniany o dodatkowy wymóg, np. to, żeby płatność taka była zrealizowana. Uznanie e-Faktury za otrzymaną w momencie, gdy trafi ona do KSeF-u, może więc spowodować, że termin płatności nieco się skróci. Warto o tym pamiętać i przygotować się na ewentualne wyzwania z tym związane.

Trudniejsze samofakturowanie 

Kolejną kwestią potencjalnie problematyczną dla branży wytwórczej będzie tzw. samofakturowanie. To często stosowana przez nią konstrukcja prawna, która sprowadza się do tego, że upoważniony do wystawienia faktury sprzedażowej jest nabywcą w imieniu podatnika. W tradycyjnym modelu fakturę, którą otrzymuje nabywca towaru czy usługi, wystawia ich sprzedawca. 

Problem w tym, że od stycznia 2025 r. samofakturowanie nie będzie już takie proste w przypadku firm, które kooperują z zagranicznymi kontrahentami. Wszystko przez to, że nasz ustawodawca wprowadził zasadę, zgodnie z którą faktury wystawione w mechanizmie samofakturowania, jeżeli są objęte polskimi przepisami, powinny być wystawione w KSeF-ie. 

Szkopuł w tym, że podmioty zagraniczne, które nie mają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności, nie będą musiały przystępować do KSeF-u, bo ten nie będzie dla nich obowiązkowy.

I tu pojawiają się schody. Po pierwsze, nie ma pewności, czy tacy kontrahenci będą w ogóle zainteresowani przystąpieniem do KSeF-u tylko po to, żeby kontynuować samofakturowanie. Będzie to przecież wiązało się z dodatkowym obciążeniem i wysiłkiem administracyjnym. Po drugie, nie ma jasności, w jaki sposób – nawet jeśli z dobrej woli na takie rozwiązanie się zdecydują – będą mogli przystąpić do systemu. Na razie Ministerstwo Finansów zaleciło jedynie, żeby zagraniczne podmioty logowały się do KSeF-u poprzez swój NIP. Resort zapomniał tylko, że jeżeli dany podmiot nie ma siedziby działalności w Polsce, to nie ma też polskiego NIP-u. Nie wiadomo więc, jak miałby zrealizować samofakturowanie przez KSeF bez NIP-u. Na razie nie rozwiązano tego problemu i można mieć tylko nadzieję, że pojawi się jakiś inny sposób uwierzytelniania w systemie, umożliwiający zagranicznym kontrahentom wystawianie faktur ustrukturyzowanych w imieniu sprzedawcy. 

Z wyłączeniem podmiotów zagranicznych, które nie mają stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, z obowiązkowym KSeF-em, wiąże się też inny problem. Chodzi o ustalenie, czy taki kontrahent faktycznie jest zwolniony z obowiązkowych faktur elektronicznych. W niektórych przypadkach zagraniczna firma nie zdaje sobie sprawy, że ma stałą siedzibę działalności w Polsce. W konsekwencji nie będzie też wiedziała, że ma obowiązek wystawiania faktur w KSeF-ie.

Upewnienie się, czy zagraniczny kontrahent nie musi przystąpić do KSeF-u, nie jest jednak rzeczą prostą. Niemniej dobrą formą zabezpieczenia się przed ewentualnymi konsekwencjami bezpodstawnego wystawiania faktur poza KSeF-em będzie wystąpienie do zagranicznego sprzedawcy o oficjalne potwierdzenie braku stałej siedziby prowadzenia działalności w Polsce. 

Ostatni dzwonek 

Firmy mają jeszcze ponad pół roku na przygotowanie się do obowiązkowego KSeF-u. Ale wbrew pozorom czasu nie jest dużo, bo zmiana modelu fakturowania to złożona i wymagająca operacja. Nie można jej sprowadzać do przeszkolenia i przygotowania działów IT ani zakupu czy aktualizacji programów do fakturowania. Będzie to wyzwanie technologiczne, które wymaga powiązania różnych danych, odpowiedniego zmapowania ich ze schemą e-Faktury wymaganą przez ustawodawcę. Trzeba też zweryfikować pliki, które będą wysyłane do KSeF-u, zwłaszcza pod kątem tego, czy są wystarczające i prawidłowe, by faktura mogła przejść przez system.

Przy tej okazji warto jeszcze raz dokonać ogólnej oceny poprawności rozliczeń podatkowych, prawnopodatkowej kwalifikacji różnego rodzaju zdarzeń gospodarczych i odpowiedniego dokumentowania transakcji. Jednym ze skutków ubocznych obowiązkowego KSeF-u będzie bowiem to, że do Ministerstwa Finansów trafi jeszcze więcej szczegółowych informacji o podatnikach. Dlatego powinni oni przywiązywać jeszcze większą wagę do prawidłowego wystawiania faktury, zarówno pod względem technicznym, jak i – a może przede wszystkim – merytorycznym. 

Niemniej ważnym elementem procesu wdrażania nowego modelu fakturowania powinno być przeanalizowanie wewnętrznych procedur, zakresu obowiązków poszczególnych struktur firmy, zwłaszcza pod kątem nowych obowiązków w zakresie wystawiania i odbierania faktur. Może się bowiem okazać, że konieczne będzie wdrożenie nowych procedur. Jedną z nich z pewnością powinna być tzw. procedura awaryjna na wypadek przerwania łączności systemów wewnętrznych z KSeF-em. Chodzi zarówno o rozwiązanie techniczne, które w przypadku awarii pozwoli wystawić i przesłać e-Fakturę do systemu, jak i o przeszkolenie pracowników, jak mają reagować na takie sytuacje.