Rozbieżność w datach
Na tym polu pojawi się kilka poważnych ryzyk. Pierwsze to rozbieżności w datach. Systemy podatnika będą dalej generować fakturę z daną datą, ale momentem jej wystawienia na gruncie VAT będzie przesłanie dokumentu do KSeF-u. Ze względu na masowość tego procesu i specyfikę usług telekomunikacyjnych może pojawić się potencjalnie wiele rozbieżności w datach. To z kolei niesie duże ryzyko związane z prawidłowym ustaleniem momentu powstania obowiązku podatkowego, kursu walutowego dla przeliczenia kwot z faktury dla celów podatkowych czy księgowaniem. Skutkiem ubocznym wdrożenia obowiązkowego KSeF-u w firmach telekomunikacyjnych mogą być także trudności w komunikacji z klientami i wynikające z tego opóźnienia w płatnościach czy problemy z windykacją należności. Rozwiązaniem dla wskazanych trudności mogło być postulowane na etapie uchwalania nowych przepisów ujednolicenie dat granicznych. Tak się jednak nie stało i spółki telekomunikacyjne, podobnie jak inne przedsiębiorstwa, np. energetyczne, które wystawiają miesięcznie miliony faktur z różnymi datami, muszą mieć świadomość tego zagrożenia. Żeby ograniczyć jego skutki, należy zadbać o odpowiednią konfigurację systemów finansowo-księgowych.
Dodatkowym wyzwaniem będzie to, że wiele faktur za usługi telekomunikacyjne dotyczy konsumentów, którzy ostatecznie zostali przez ustawodawcę wyłączeni z KSeF. W tym kontekście niezbędne będzie wypracowanie skutecznej procedury weryfikacji konsumentów.
Komunikacja marketingowa – layout faktury
Warto zwrócić uwagę na jeszcze jedną ważną, a często pomijaną kwestię związaną ze specyfiką usług telekomunikacyjnych. Dla firm z tej branży faktury są nie tylko nośnikiem podstawowej funkcji podatkowo-księgowej. To również istotne narzędzie komunikacji z klientem, jeżeli chodzi o marketing. Dlatego każda firma dużo czasu poświęca na wypracowanie odpowiedniego layoutu faktury, tak aby była ona maksymalnie czytelna dla odbiorcy. Po przystąpieniu do obowiązkowego KSeF-u takie podejście pewnie się nie zmieni. Tym samym, w wyniku konieczności dostosowania faktur do wymogów KSeF-u firmy mogą zacząć wdrażać dwutorowe wystawianie faktur sprzedaży. Z jednej strony faktura odpowiadająca obowiązującemu schematowi będzie trafiać do klientów profesjonalnych za pośrednictwem KSeF-u. Z drugiej firmy mogą utrzymywać też drugi, bezpośredni kanał umożliwiający przesłanie do odbiorcy końcowego, dodatkowego dokumentu, przygotowanego w miarę możliwości według dotychczasowego szablonu, do którego jest on przyzwyczajony. Podwójny system będzie wymagał szczególnej uwagi.
Okiem eksperta EY
Najlepiej, żeby oba dokumenty były maksymalnie do siebie zbliżone, a dodatkowy obraz faktury przesyłany w celach marketingowych powinien być generowany już po przekazaniu dokumentu do KSeF-u. Pomoże w tym dobre zmapowanie danych, które muszą zostać ujęte w fakturach ustrukturyzowanych i ustawienie wewnętrznego systemu tak, żeby uzupełniał je jedynie dodatkowymi danymi, które mają trafić do klienta. Należy jednak pamiętać, że na wizualizacjach faktur niezbędne będzie zamieszczanie kodów QR zapewniających tożsamość faktury właściwej i jej wizualizacji w zakresie podstawowych informacji.
Podsumowanie
Oczywiście to tylko część problemów, z jakimi mogą zderzyć się firmy telekomunikacyjne po przejściu na obowiązkowy KSeF. W praktyce lista może okazać się znacznie dłuższa, zwłaszcza że już dziś są na niej m.in. trudności z masowym pobieraniem i przechowywaniem numerów KSeF, wbudowaniem danych przekazywanych obecnie w załącznikach w treść faktury czy konieczność zapewnienia tzw. procedur awaryjnych. Do tego telecomy, tak jak wszyscy podatnicy współpracujący z zagranicznymi kontrahentami, będą musiały jeszcze raz przyjrzeć się ich statusowi na gruncie VAT.
Jak EY może pomóc
Doradztwo podatkowe w zakresie e-Faktur
Oferujemy pełne wsparcie merytoryczne związane z wprowadzeniem obowiązkowych e-Faktur w firmie.
Czytaj więcejLider
EY Polska, Doradztwo Podatkowe, Tax Technology and Transformation, Partner
EY Polska, Doradztwo Podatkowe, Partner
