ISO 37002:2021, czyli standaryzacja zarządzania systemami whistleblowingowymi – cz. 2

Zgodnie z postanowieniami ISO 37002 [1] system zarządzania zgłaszaniem nieprawidłowości powinien wspierać wszystkie etapy procesu ich zgłaszania takie jak:

Oprócz wytycznych dotyczących kwestii operacyjnych norma zaleca także wypracowanie odpowiedniej kultury korporacyjnej, główną w tym rolę przypisując kierownictwu najwyższego szczebla tj. zarządowi i kadrze zarządczej. Ich działania mają polegać m.in. na promowaniu systemu zarządzania zgłoszeniami, zapewnieniu jego dostępności oraz demonstrowaniu swojego zaangażowania w proces. Wszystko w zgodzie z zasadą , że stateczność systemu zarządzania zgłaszaniem nieprawidłowości zależy od tego, czy zainteresowane strony wierzą, że kierownictwo jest zaangażowane w system i będzie przestrzegać wyznaczonych zasad.

Kadrze zarządczej jest również przypisane zadanie ustanowienia funkcji zarządzania systemem zgłoszeń odpowiedzialnej za zapewnienie, że system jest zgodny z zaleceniami ISO 37002 oraz składanie zarządowi, osobom pełniącym najwyższe funkcje kierownicze i innym właściwym funkcjom takim jak compliance, sprawozdań z działania systemu. Część lub całość funkcji zarządzania może być powierzona osobom z zewnątrz organizacji. Organizacje, które nie mają osoby zajmującej się wyłącznie tą funkcją, mogą wyznaczyć jedną lub więcej osób, o ile nie występują konflikty interesów lub nie zachodzą wątpliwości w kwestii zaufania i bezstronności tych osób.

Norma podkreśla istotną rolę przekazywania informacji zwrotnej sygnaliście, feedback powinien być przekazywany na każdym etapie procesu zgłaszania nieprawidłowości. Potwierdzenie odbioru powinno być terminowe (np. natychmiastowe automatyczne potwierdzenie odbioru, a następnie spersonalizowana wiadomość w ciągu trzech dni roboczych). Przypomnijmy, że dyrektywa UE przewiduje siedem dni na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia sygnalisty, jednak jest to termin maksymalny. Jeśli dany etap trwa dłużej niż oczekiwano, należy przekazać sygnaliście pośrednią informację zwrotną, aby uaktualnić ramy czasowe.

Korzyści z systemu

Jak zbudowanie systemu zgłoszeń w oparciu o wytyczne ISO 37002 może pomóc organizacjom?

Potencjalne korzyści z zastosowania wskazówek i dobrych praktyk dokumentu obejmują m.in. zachęcanie i ułatwianie zgłaszania nieprawidłowości, a co za tym idzie umożliwienie organizacji zidentyfikowania i zajęcia się niewłaściwym postępowaniem przy najbliższej okazji, co może pomóc w wykryciu nieprawidłowości na wczesnym etapie, kiedy jeszcze nie doszło do szkody. Zminimalizowane ryzyko z kolei ogranicza wystąpienie niewłaściwych działań, a więc działa zapobiegawczo lub minimalizująco w kontekście utraty aktywów czy ryzyka reputacyjnego.

W celu budowy zaufania do systemu, norma udostępnia cenne wskazówki w zakresie wspierania i ochrony osób zgłaszających przypadki naruszeń i innych zainteresowanych stron. Wytyczne dotyczące właściwego i terminowego rozpatrywania zgłoszeń będą natomiast przydatne do zapewnienia skuteczności całego procesu. Poprawa kultury organizacyjnej i zarządzania w długofalowej perspektywie przyczynia się do zbudowania otoczenia, w którym występowanie nieprawidłowości jest oceniane jednoznacznie negatywne przez samych pracowników i innych interesariuszy, a co za tym idzie zmniejsza się liczba nieprawidłowych zachowań. Wskazówki normy pomogą w zapewnieniu zgodności z zasadami, procedurami oraz zobowiązaniami prawnymi i społecznymi organizacji, a poprzez demonstrowanie społeczeństwu, rynkom, organom regulacyjnym, właścicielom i innym zainteresowanym stronom rzetelnych i etycznych praktyk w zakresie zarządzania zastosowanie standardu wpływa na reputację firmy, zarówno wśród partnerów biznesowych, jak i pracowników czy konsumentów.