Kortbetalinger og moms i uddannelsesinstitutioner

Ved brug af betalingskort udstedt til medarbejdere skal væsentlige krav overholdes da fx momsfradrag ellers kan mistes.

For at lette den administrative byrde får uddannelsesinstitutioner ofte udstedt betalingskort til medarbejdere til brug ved køb af varer og ydelser til institutionen. Da betalingskortet er udstedt for at lette den administrative byrde, benyttes der ofte også en forenklet indkøbsprocedure.

Det er dog under alle omstændigheder vigtigt, at alle væsentlige krav fortsat overholdes, herunder også de krav, der gælder i forhold til moms.

Det er både i forhold til momsfradragsret fra Skattestyrelsen og momskompensation fra UVM/UFM en grundlæggende forudsætning, at institutionen er rette omkostningsbærer. Retten til momsfradrag/momskompensation kan derfor mistes, hvis uddannelsesinstitutionen ikke er rette omkostningsbærer.

Når man benytter et betalingskort til betaling af fx hotelophold, restaurantbesøg, bøger og udstyr til brug for institutionen, er det derfor vigtigt, at fakturaen for købet, også her, er udstedt til institutionen.

Det er ligeledes en forudsætning for momsfradrag/momskompensation, at den indkøbte vare eller ydelse, skal bruges af institutionen.

Grundlæggende fakturakrav ved momsfradrag fra Skattestyrelsen

Grundlæggende findes der to betingelser, som skal være opfyldt for, at en virksomhed har ret til momsfradrag:

• Varen eller ydelsen skal være leveret til den virksomhed, der skal tage momsfradraget og derfor ikke til medarbejderen (eller andre).
• Derudover er det en betingelse, at udgiften skal være afholdt (betalt) af en momsregistreret virksomhed og indkøbet skal være til brug i virksomheden.

Hvis der fremgår et andet navn end institutionens navn af fakturaen, kan fakturakravene ikke opfyldes, og dermed vil Skattestyrelsen have mulighed for at nægte momsfradragsret.

Momslovens øvrige generelle krav til fakturaindhold skal selvfølgelig ligeledes være overholdt.

Mulighed for kassebon

Alt efter købets beløbsmæssige størrelse gælder en række krav til den udstedte faktura. Såfremt en vare eller ydelse er købt med et salgsbeløb under 3.000 kr., er en er kassebon tilstrækkeligt.

Hvis en vare eller ydelse er købt med et salgsbeløb over 3.000 kr., skal fuld faktura udstedes. Der er flere krav til en fuld faktura, krav der som udgangspunkt også gælder, når uddannelsesinstitutionen selv udsteder faktura.

Særligt om fakturakrav ved momskompensation fra UVM/UFM

Reglerne om momskompensation fra UVM/UFM indeholder ikke de samme konkrete formalia krav, som momsfradrag fra Skattestyrelsen.  Det må dog antages, at der grundlæggende gælder de samme krav til dokumentationen for købet og dermed også retten til momskompensation.

Sammendrag

Ved køb af varer eller ydelser på et betalingskort, er det særligt vigtigt, at der også her er fokus på, at uddannelsesinstitutionens navn fremgår af fakturaen på det købte. Hvis dette ikke er tilfældet, kan retten til moms-fradrag/kompensation bortfalde.

Kontakt:

• Erik Worup, Manager, Moms og afgifter, tlf. +45 2529 3163
• Søren Flensborg, Manager, Moms og afgifter, tlf. +45 2529 3879