Digitaliser din sagsstyring og oplev øget effektivitet gennem systemintegration

Digital udvikling handler ikke om at arbejde hårdere, men derimod om at gøre tingene på en smartere måde. Sagsstyringsværktøjer kan hjælpe jer med at arbejde smartere.

Den digitale udvikling tvinger os alle til konstant udvikling og optimering. Det er dog ikke nødvendigvis et spørgsmål om at arbejde hårdere, men derimod om at gøre tingene smartere og på en mere effektiv måde. Moderne digitale værktøjer kan hjælpe jer med at nedsætte tiden brugt på manuelle processer, så medarbejdere kan fokusere på vækst og værdiskabelse. Digitalisering bør ikke ses som en strukturel trussel imod virksomheden, men som værktøjer til at forbedre forretningsmodellen.

Et digitalt værktøj, som nemt og effektivt kan hjælpe jeres forretningsmodel, er sagsstyring. Det er umiddelbart det mindste problem at finde softwareløsning – prøv blot en internetsøgning. Spørgsmålet er snarere: ”Hvordan finder vi det bedst egnede system, som kan hjælpe os med digitalisering af administrative opgaver og frigøre tid til værdiskabende arbejde i stedet?”

Sags- og opgavestyringsværktøjer kan ofte optimere administrative processer, men fordi der er stor forskel på funktionaliteten og integrationsmuligheder i de enkelte systemer, kan det synes uoverskueligt at finde det bedst egnede system til netop jeres behov.

Planlægning

Når vores konsulenter besøger kunder, oplever vi ofte, at der bruges mange ressourcer på manuelle planlægningsprocesser, der foregår som de ”plejer”. Ved manuelle processer findes en naturlig risiko for at miste overblikket over opgaverne eller, at ekstraarbejde aldrig bliver viderefaktureret.
En lang række sagsstyringssystemer er kendetegnet ved, at de bidrager til netop planlægningsoverblikket for igangværende såvel som færdigmeldte projekter og/eller services. Det er med til at sætte projekterne i system og skabe en nem, tilgængelig og fleksibel planlægningsallokering. Den sagsansvarlige har mulighed for at tildele personer, tid og ressourcer direkte til sagerne, hvorefter de relevante informationer er tilgængelige for øvrige kolleger på projektet. Fra produktionssiden kan medarbejderne registrere tid, ekstraarbejde og materialeforbrug. Således kan man nemt holde styr på ressourcetilgængelighed, mens løbende projektinput understøtter virksomheden i evaluerings- og faktureringsøjemed. Alt dette kan endda gøres over tablets og smartphones.

Medarbejdernes direkte registreringer i sagsstyringssystemer sparer typisk virksomheden for en del papir- og tastearbejde, foruden at det understøtter overlevering af information. Det er alt sammen noget, der sænker risikoen for fejl. Den største gevinst er måske den nedsatte risiko for at tabe penge på manglende viderefakturering af ekstraarbejde.