Fra og med den 1. januar 2022 har virksomheder haft frivillig adgang til fakturering gennem det polske KSeF-system. På nuværende tidspunkt er modtagelse af fakturaer gennem systemet tilsvarende valgfrit, men kræver udtrykkelig accept fra modtageren af fakturaen – hvilket betyder, at hvis sælgeren udsteder en faktura gennem systemet, har modtageren mulighed for at modtage denne gennem systemet, men kan ligeledes fortsætte med at bruge en alternativ faktureringsmetode (fx i PDF-, e-mail- eller papirform), hvis modtageren ikke giver det nævnte samtykke.
Obligatorisk elektronisk fakturering
Europa Kommissionen har for nyligt godkendt Polens ønske om at gøre anvendelsen af KSeF-systemet obligatorisk og dermed indføre en system-bunden elektronisk fakturering.
Ændringen forventes at træde i kraft fra og med 1. april 2023.
Hvem bliver ramt?
Indførelsen medfører, at virksomheder etableret i Polen vil blive pålagt at anvende det polske KSeF-system i forbindelse med udstedelse og modtagelse af fakturaer. Det er usikkert, om de nye regler også rammer virksomheder, der har et momsmæssigt fast forretningssted i Polen.
Hvordan rammer ændringerne?
KSeF-systemet medfører bl.a., at elektroniske fakturaer vil få et standardiseret format (*.xml), at systemet automatisk vil validere fakturaen i forhold til de krævede oplysninger, og at fakturaerne vil blive opbevaret i systemet i 10 år fra udgangen af det år, hvor de blev udstedt. Systemet medfører videre, at fakturakravene skærpes, så fx også oplysninger om transporttype, betalingsbetingelser og leveringsbetingelser skal fremgå af fakturaen.
Hvilke konsekvenser har det?
Vi bemærker, at manglende overholdelse af de nye regler om obligatorisk elektronisk fakturering vil kunne medføre tvangsophør af den pågældende virksomhed, idet virksomheden således ikke vil kunne føre dokumentation for korrekt betaling og fakturering for leverede varer og tjenesteydelser.
Indførelsen af obligatorisk fakturering gennem KSeF-systemet vil derfor medføre udfordringer for berørte virksomheder, idet der skal foretages tilpasninger af ERP-systemer og IT-systemer, for at bringe disse i overensstemmelse med de nye regler.
Virksomheder, der endnu ikke er klar til at anvende KSeF-systemet, bør derfor allerede nu påbegynde forberedelserne hertil.
Vi har et team i Polen, der er klar til at hjælpe med en nærmere afklaring af de udfordringer, som de nye regler giver.
Vi anbefaler at være ude i god tid, da ændringen vedrører alle etablerede virksomheder i Polen.
Kontakt: Christopher K. Glinvad, tlf. 2529 5309 og Asger Engvang, tlf. 4040 2260
