21 mar. 2023
Samarbejdsområde på kontor

Skær ned på kvadratmeterne – og skru op for intelligente løsninger

Af Claus Christensen

Workplace of the Future Strategy Leader, EY Danmark

Claus er passioneret omkring transformation af virksomheders måde at fungere på og ønsker at finde enkle løsninger på komplekse udfordringer, reducere omkostninger, redefinere vores måde at arbejde på samt at forbedre oplevelsen af arbejdspladsen og bæredygtigheden.

21 mar. 2023
Relaterede emner Consulting

Du kan kombinere attraktive og funktionelle arbejdspladser – OG gøre det til en god forretning. Det kræver dog nytænkning og investeringer.

Når jeg fortæller folk i branchen, at vi hos EY arbejder efter en målsætning om mellem 4 og 6 kvadratmeter per medarbejder i vores nye kontorbyggerier, bliver jeg ofte mødt med undren. Og når jeg så supplerer med, at vi på tværs af hele Norden oplever en voksende tilfredshed med vores arbejdspladser, øget effektivitet og faldende energiforbrug, bliver øjenbrynene i dén grad løftet.

Jeg forstår denne skepsis. Indtil for ganske nylig var normen, at et almindeligt kontorbyggeri opererede med mellem 12-15 kvadratmeter per bruger, hvis det var effektivt – og mange har sågar været oppe over 20 kvadratmeter per bruger. Det var dengang, hvor en del organisationer for nyligt havde forladt modellen med ’personlige skriveborde’ med billeder af familien og papirbunker og indført free seating og aktivitetsbaserede arbejdspladser. 

Og så kom pandemien. Vi fik sat skub i den hybride arbejdsmodel, der stadig eksisterer i dag. Formålet med det fysiske kontor har ændret sig og dermed også behovet for hvor mange kvadratmeter per bruger, der er nødvendige.

Mange organisationer har taget en ny KPI i brug, der beskriver, hvor mange dage deres medarbejdere møder ind på kontoret, og hver enkelt organisation må finde ud af, hvad der passer til netop dem, og hvordan de vil styre det. 

I EY har vi sparet

38 %

af vores workspace-omkostninger på Stockholm-kontoret

I EY kommer vores medarbejdere ind på kontorerne 40-60 %, altså 2-3 dage om ugen. Resten af tiden er de enten hos kunder eller arbejder hjemmefra. De 40-60 % passer fint med vores hybride strategi, hvor den enkelte selv bestemmer, ’hvor og hvornår’ de vil arbejde, og med nye arbejdspladskoncepter designet ud fra adfærdsdata fra fx Microsoft Workplace Analytics eller VIVA Insights. Denne data kan vi bruge til at skabe et meget nuanceret billede af, hvad der er behov for, og hvordan vi designer den nye hybride ’Workplace Experience’, altså medarbejdernes rejse gennem deres arbejdsdag med løsninger, der understøtter deres behov derhjemme, på kontoret, hos kunder og på farten.

Det er derfor helt naturligt, at mange virksomheder har behov for færre kvadratmeter i dag. Og som beskrevet ovenfor kan vi hos EY altså ’klare os’ med helt ned til 4 kvadratmeter ved at indtænke intelligente løsninger og se på medarbejdernes behov. Så det skal virke! Og gerne mere end det.

Det er for længst blevet tydeligt for alle, at den hybride model er kommet for at blive. Flere surveys viser endda, at medarbejderne kræver fleksibilitet. Hvis de ikke kan få det, så skifter de arbejdsgiveren ud med en, der kan give dem dette. Det kræver, at man nytænker kontorets funktion. Tilpasser arbejdspladsen denne nye virkelighed, hvor vi er lige så meget på arbejde hjemmefra – eller andre steder – som fra arbejdspladsen, og hvor antallet af møder er mangedoblet.

Det kan lyde dyrt og besværligt. Men rent faktisk mener jeg, at man ved at tænke alle aspekter ind fra starten af en ombygning eller nybygning kan kombinere både høj medarbejdertilfredshed, fed arkitektur OG god økonomi. Altså et Kinderæg af et kontor.

Det betaler sig – men det koster også.

Et godt eksempel på at gøre det med succes er EY’s nye kontor i Stockholm, der åbnede i 2021. Ved hjælp af moderne teknologi og en indsigt i, hvordan medarbejderne rent faktisk arbejder, når de er på kontoret, er der skabt en arbejdsplads, der gør alle glade – lige fra brugerne, arkitekterne, miljøet og økonomidirektøren. Vi har investeret en del tid og penge i EY-kontoret i Stockholm, men det har også muliggjort, at vi har sparet 70 % af vores CO2-udledning, 38 % af vores workplace-omkostninger, OG samtidigt har vi øget medarbejdernes tilfredshed med kontoret, og vi er super stolte af at vise det frem til vores kunder. Inspireret af denne succes er vi netop nu i gang med at bygge nye kontorer i Helsinki og Oslo, som åbner til sommer.

Så nej, funktionalitet, kreativitet og komfort er ikke nødvendigvis hinandens modsætninger. Finder man ud af at få elementerne til at spille sammen, kan sød musik opstå. Men det kræver, at man er villig til at investere og bruge nye metoder til at analysere og designe nye arbejdspladskoncepter.

Denne kronik blev bragt i Børsen 14. marts 2023.

Sammendrag

Claus F. Christensen, Workplace of the Future Strategy Leader, sætter i denne kronik spot på, at funktionalitet, kreativitet og komfort ikke nødvendigvis er hinandens modsætninger, når det handler om indretningen af det fysiske kontor.  

Om denne artikel

Af Claus Christensen

Workplace of the Future Strategy Leader, EY Danmark

Claus er passioneret omkring transformation af virksomheders måde at fungere på og ønsker at finde enkle løsninger på komplekse udfordringer, reducere omkostninger, redefinere vores måde at arbejde på samt at forbedre oplevelsen af arbejdspladsen og bæredygtigheden.

Related topics Consulting