Jak zadbać o pracownika podczas pracy zdalnej lub hybrydowej? Wskazówki dla pracodawców

1. Komunikacja – ważne, by była ona wielopoziomowa, zrozumiała i permanentna.
2. Zrozumiałe, osiągalne cele i ich jasna weryfikacja w powiązaniu z udzielaniem feedbacku czy też różnymi formami doceniania zaangażowania pracownika.
3. Dbałość o work-life balance.
4. Odpowiednie narzędzia do pracy – w tym rozwiązania technologiczne.

Skuteczna komunikacja czyli jak budować narrację wobec pracowników?

Praca zdalna, ze względu na swoją formułę, tworzy oczywisty dystans. Jedną z najważniejszych rzeczy, o którą pracodawca powinien zadbać jest prosta, szybka oraz zrozumiała komunikacja.

Stały kontakt z pracownikami to klucz do utrzymania należytej relacji, zapewnienia odpowiedniego przepływu informacji oraz okazja do stworzenia namiastki firmowej atmosfery dla ludzi, z którymi nie ma bezpośredniego kontaktu w biurze. Zbudowanie efektywnej komunikacji w firmie przynosi wymierne korzyści. Pracownicy wyposażeni w stale aktualizowane informacje o kondycji firmy, aktualnych priorytetach i planowanych zmianach, czują się w pracy pewnie i bezpiecznie.

Jak komunikować się z pracownikami?

• szczere komunikaty w formie wiadomości e-mail / newslettera

Niewiedza powoduje domniemania i generuje plotki, a te nie są pożądane w budowaniu poczucia bezpieczeństwa wśród pracowników.

• cykliczne spotkania z użyciem narzędzi audio i wideo

Pracownicy powinni mieć przeświadczenie, że grają w jednej drużynie. Konstruktywne spotkania online spełniają to zadanie.

• użyteczny komunikator

Pracownicy powinni mieć zachowaną możliwość komunikowania się również między sobą. Zamiennikiem porannej kawy przy biurowym ekspresie może być serdeczne powitanie lub krótka rozmowa przez komunikator.

• Intranet

To miejsce, w którym może odbywać się wszelka oficjalna komunikacja pracodawcy. Pracownicy powinni mieć swobodny dostęp do dokumentów, regulaminów, informacji na temat benefitów i planowanych zmian w firmie.

Zrozumiałe i osiągalne cele. Wyznaczaj je razem z pracownikami

Współpraca w formie zdalnej nie jest łatwa. Brak bezpośrednich kontaktów podczas codziennych rozmów może wpłynąć na zaangażowanie pracowników. Cele i zadania, które przełożeni zlecają swoim zespołom, powinny być wyznaczane w trakcie grupowych i indywidualnych spotkań online.

Ważne, aby cele do których mają dążyć pracownicy były S.M.A.R.T, czyli:

• Specific - konkretne i jasne do zrozumienia zarówno dla pracodawcy i pracownika.
• Measurable - mierzalne, czyli skonstruowane tak, by w sposób ilościowy można było określić czy realizacja celu powiodła się lub nie. 
• Achievable - osiągalne - zarówno pracownik jak i pracodawca muszą realnie spojrzeć na zmienioną formułę pracy i rozważyć wszystkie czynniki, które mogą wpłynąć na realizację celów.
• Relevant - istotne - pracownik powinien mieć poczucie, że realizacja postawionych przed nim  celów realnie wpływa na działalność firmy, nawet, jeśli dokłada do niej tylko małą cegiełkę.
• Time-bound - określone w czasie – wyznaczone cele i zadania powinny mieć konkretny termin wykonania. Deadline może działać na pracowników motywująco, jeśli zostanie wypracowany wspólnie z pracownikiem. Dzięki temu poczuje się on bardziej odpowiedzialny za dotrzymanie wyznaczonego terminu.

Work-life balance: praca zdalna a zdrowie psychiczne

Work-life balance to hasło, które powtarzane było jak mantra jeszcze w czasach tradycyjnej pracy świadczonej w biurze. Kiedy sytuacja pandemiczna spowodowała zmianę tej formuły i wielu pracowników pracuje z domu, pojęcie równowagi pomiędzy życiem zawodowym i prywatnym nabrało nowego znaczenia.

Jak wprowadzić zasadę work-life balance do codzienności, kiedy praca, życie prywatne, rodzinne i relaks mają miejsce w tych samych, zamkniętych czterema ścianami przestrzeniach? Jak zachować balans, kiedy firmowy sprzęt jest wykorzystywany również do celów prywatnych? W jaki sposób wspierać pracowników w zachowaniu balansu pomiędzy pracą i życiem prywatnym?

76% pracowników sądzi, że ich przedsiębiorstwa powinny robić więcej, aby chronić ich kondycję psychiczną. [1]

Zmiana formy pracy na zdalną miała również wpływ na modyfikację oczekiwań pracowników w kwestii pozapłacowych benefitów. Z raportu EY Organizacja pracy w czasie pandemii. Wyzwania dla HR w 2021 roku, w którym wzięło udział 246 firm, wynika, że 21% respondentów chce wprowadzić lub już wprowadziło konsultacje psychologiczne telefoniczne albo online dla swoich pracowników, 5% badanych chce zainwestować w prywatną opiekę psychologiczną, a kolejne 5% a ankietowanych chce rozszerzyć aktualną ofertę prywatnej opieki medycznej [2]. To fundamentalna zmiana, która zaszła w 2020 roku.

Dostęp do odpowiednich narzędzi to dobre samopoczucie pracowników

Praca zdalna w 2020 roku odmieniła wiele branż. Po wprowadzeniu twardych obostrzeń wynikających z pandemii pracodawcy nie mieli już czasu na dostosowanie się do mającej miejsce ewolucji technologicznej. W jej miejsce nastała rewolucja.

Po roku doświadczeń zarówno pracodawcy, jak i liderzy zespołów wypracowali już tymczasowe systemy pracy zdalnej czy też hybrydowej, które muszą systematycznie ulepszać, stawiając czoła codziennym wyzwaniom:

• Jak zadbać o efektywność pracowników podczas pracy zdalnej?
• Jak zarządzać zespołem wirtualnie?
• Jak wspierać pracowników w ich codziennej pracy?
• Jak właściwie rozdzielać obowiązki, zadania oraz projekty?

Odpowiedzi na te pytania przynosi technologia – na przykład narzędzia takie jak EY IPD.

EY IPD - Intelligent Process Discovery – narzędzie, które wspomaga zarządzanie pracą

By wesprzeć pracodawców nie tylko w zarządzaniu organizacją w nowym trybie pracy, ale również umożliwić im odpowiedź na potrzeby pracowników, EY przygotował spersonalizowane narzędzie dla kadry zarządzającej – w tym managerów i team leaderów.

EY IPD – narzędzie, które pozwala gromadzić informacje podczas codziennej pracy zespołów oraz dokonuje ich analizy, co pomaga w wyciąganiu wniosków i podejmowaniu trafnych decyzji.

Narzędzie to wspiera liderów w podejmowaniu codziennych – często trudnych - decyzji związanych z zarządzaniem. Nie muszą oni zastanawiać się nad przyczynami zaistniałej sytuacji, ale mają szansę odpowiednio zareagować w oparciu o dane, które nie pozostawiają wątpliwości:

• Dlaczego pracownicy opuszczają swoje zespoły?
• Które zespoły mają najwięcej pracy i potrzebują wsparcia?
• Którzy pracownicy są najbardziej efektywni i powinni zostać za to szczególnie docenieni?

Więcej dowiesz się, oglądając webcast: Czy potrafisz wykorzystać posiadane dane, by poprawić efektywność pracy?

Dzięki EY IPD dowiesz się o:

• efektywności pracowników, czyli o tym, kto lepiej a kto gorzej dostosował się do modelu pracy zdalnej i jak można wesprzeć pracowników w poprawieniu ich efektywności, a także czyje zaangażowanie  warto docenić?
• nowych nawykach pracowników, czyli m.in. o tym jak liczba spotkań online wpływa na przepływ informacji oraz  czy to pomaga czy rozprasza podczas realizacji codziennych zadań?
• liczbie zadań w zespołach, czyli o tym, który zespół ma ich za dużo i potrzebuje dodatkowego wsparcia, a który jest mniej obciążony?
• produktywności czyli o tym, kiedy pracownik jest produktywny, a przez jaki czas pozostaje bezproduktywny (zakładając, że jest ona tak samo potrzebna w pracy zdalnej jak produktywność co wynika np. z wykorzystywania przysługujących pracownikom przerw).
• procesach czyli o tym, w jaki sposób pracownicy zdalni z nich korzystają i gdzie znajdują się tzw. wąskie gardła oraz jakie czynności zajmują najwięcej czasu,
• pracy zespołów czyli o tym, który zespół wykonuje swoje zadania efektywnie i jest w stanie wspomóc inne zespoły w ich działaniach. Te dane wspierają też działy HR w podejmowaniu decyzji o awansach poziomych.

Analiza i interpretacja tych danych może być mocnym impulsem do wprowadzenia koniecznych zmian w zarządzaniu zdalnym zespołem, a nawet całą organizacją. Dzięki informacjom, które można pozyskać wykorzystując EY IPD można m.in.:

• wypracować politykę firmy dotyczącą spotkań online (liczba, długość, godziny, agendy, wyznaczanie prowadzącego, spotkania  wideo itp.),
• zapewnić pracownikom poczucie bezpieczeństwa, dzięki dbałości o higienę pracy (równomierne rozłożenie zadań, taki sam czas pracy we wszystkich zespołach etc.).

EY IPD może być swobodnie „customizowane” w zależności od potrzeb konkretnej firmy. Dobranie odpowiednich parametrów to najważniejszy krok na etapie wprowadzania tego narzędzia. To właśnie od nich będzie zależała jakość zbieranych i analizowanych danych, a także propozycje automatyzacji i wniosków, które usprawnią działanie firmy.