7 min. czytania 4 lut 2021
Jak koncepcja Lean Office pomaga w zarządzaniu pracą zdalną?

Jak koncepcja Lean Office pomaga w zarządzaniu pracą zdalną?

Autorzy
Piotr Laube

EY Polska, Business Consulting, Senior Manager w Zespole Finance Transformation,

Ekspert w procesach typu „order to cash” i wdrożeniach Centrów Usług Wspólnych. Prywatnie miłośnik rugby, morza i Sopotu, gdzie mieszka od urodzenia.

Magda Białymazur-Michalak

EY Polska, Business Consulting, Supply Chain & Operations, Procurement, Manager

Ekspertka w zakresie projektów transformacji i zarządzania zakupami. Prywatnie pasjonatka dobrego jedzenia (najchętniej kuchni Dalekiego i Bliskiego Wschodu), książek, jogi oraz podróży.

7 min. czytania 4 lut 2021

Zarządzanie pracą zdalną to dziś duże wyzwanie. By uzyskać pożądaną efektywność podczas pracy wirtualnej warto przeanalizować, jak przeprowadziliśmy wdrożenie nowego modelu pracy i które obszary wymagają poprawy.

Czym jest koncepcja Lean Office

Tworzenie wartości dla klienta, identyfikacja i eliminacja strat w procesach oraz zaangażowanie pracowników są podstawą koncepcji lean. Celem tego podejścia jest ciągłe dążenie do doskonalenia i podnoszenie efektywności.

Rozwiązania Lean tradycyjnie wywodzą się z obszaru związanego z produkcją, ale praktyki te można zastosować przy podnoszeniu wydajności pracy w biurze, która na przestrzeni ostatnich miesięcy przeniosła się do świata wirtualnego (więcej o tym w artykule Lean Office - zarządzanie pracą zdalną).

Potrzebny wzrost efektywności

W skutecznym modelu pracy zdalnej dążenie do efektywności to coś więcej niż zapewnienie pracownikom narzędzi takich jak laptop czy aplikacji umożliwiających zdalną komunikację (np. MS Teams czy Zoom). Efektywna praca zdalna wymaga zaangażowania zarówno od pracownika, jak i pracodawcy. Jak więc wdrożyć pracę zdalną?

Obecna sytuacja spowodowana epidemią COVID19 zmusiła wiele firm do szybkiego dostosowania się do nowych warunków i przejścia w tryb pracy zdalnej. Przejście to często traktowane było jako tymczasowa konieczność. Dziś coraz bardziej prawdopodobny jest scenariusz, w którym model pracy hybrydowej - łączącej współdziałanie zespołów zarówno w przestrzeni fizycznej, jak i wirtualnej, stanie się nową rzeczywistością.

Czy wiesz, jak wygląda efektywność wdrożenia pracy wirtualnej w Twojej firmie?

Dowiedz się, korzystając z modelu dojrzałości biura wirtualnego.
Pobierz PDF 

Model dojrzałości biura wirtualnego

W tworzeniu oceny efektywności wdrożenia pracy zdalnej pomocny jest model dojrzałości biura wirtualnego. Pokazuje on w formie matrycy kilka głównych obszarów, które powinny zostać poddane weryfikacji. Pomaga również określić, na jakim etapie w danym obszarze znajduje się organizacja oraz jak wdrożyliśmy pracę zdalną.

Ocena efektywności wdrożenia pracy zdalnej

Tworząc własną ocenę efektywności wdrożenia skutecznego modelu pracy zdalnej, warto przygotować sobie zestaw pytań. Odpowiedzi na te pytania pozwolą na wyznaczenie odpowiednich wskaźników do oceny. To dzięki nim możliwa będzie poprawa efektywności pracy zdalnej.

  • W jaki sposób w firmie wdrożono pracę zdalną?
  • Jak ta zmiana wpłynęła na pracowników i jaki efekt przyniesie w dłuższej perspektywie?
  • Czy pracownicy zostali przygotowani do pracy zdalnej?
  • Czy przeszli niezbędne szkolenia i potrafią korzystać z dostępnych narzędzi online? 
  • Jak wyglądają codzienne interakcje w zespołach? Jak zmieniły się ich nawyki po wprowadzeniu pracy zdalnej?
  • Jak dostosowano procesy biznesowe do wymagań pracy wirtualnej? 
  • Czy istnieją określone wskaźniki mierzące pracę w środowisku zdalnym? 
  • Jaka jest ogólna wydajność pracy od momentu przejścia organizacji na pracę hybrydową bądź wirtualną?
  • Jaka jest wizja pracy po zakończeniu pandemii – czyli „nowa normalność”?

To kilka z przykładowych pytań, jakie warto sobie zadać. Szczególnie istotne jest skupienie się na pracowniku. To poczucie sensu i przynależności pracownika wpływa w znacznym stopniu na efektywność pracy zdalnej. Ostatecznie to poprzez jego działania możliwe jest usprawnienie pracy zdalnej.

Intelligent Lean Office, czyli „nowa normalność”

Nie wszyscy chcą pracy zdalnej

Z pogłębionych wywiadów oraz wewnętrznej ankiety przeprowadzonej wśród pracowników EY w listopadzie 2020 wynika, że nie wszyscy pracownicy chętnie korzystają z możliwości pracy zdalnej. Wśród głównych powodów takiej decyzji wymieniane są:

  • trudne warunki lokalowe,
  • możliwość lepszego skupienia się w biurze, 
  • chęć postawienia granicy i oddzielenie życia prywatnego od pracy,
  • potrzeba kontaktu z ludźmi.

 

Jak usprawnić pracę zdalną?

  1. Pomóż pracownikom w organizacji odpowiedniego miejsca do pracy wirtualnej. Zapewnij im meble oraz niezbędny sprzęt.
  2. Zastanów się nad dostosowaniem godzin pracy elastycznie do wymagań zespołu oraz wprowadzeniem umownej „etykiety” pracy zdalnej.
  3. Uwzględnij w planie dnia pracowników czas na aktywność fizyczną i krótkie przerwy. Zdrowie emocjonalne pracowników to podstawa ich efektywności.
  4. Zaspokój potrzebę kontaktu z innymi organizując regularne spotkania, np. poranna kawa z włączoną kamerką. Dodatkowo warto wdrożyć systematyczne spotkania zespołów, podczas których będą omawiane bieżące postępy. Pomoże to w aktualizacji informacji o statusie zadań lub dostępności pracowników i wzmocni poczucie przynależności do zespołu.

Więcej na temat efektywności pracy zdalnej pisaliśmy tutaj.

 

Praca zdalna, hybrydowa czy rotacyjna?

Ocena poprawy efektywności pracy zdalnej pozwoli na uzyskanie aktualnego obrazu sytuacji. Dodatkowo, na podstawie informacji zwrotnej i oczekiwań pracowników, łatwiej będzie podjąć decyzję na ile w przyszłości pozostaniemy przy pracy zdalnej, hybrydowej, czy rotacyjnej. A także na jakie aspekty warto zwrócić uwagę w kontekście doskonalenia i zaangażowania pracowników.

Spotkania online to wyzwanie

Jeszcze przed przejściem w tryb pracy zdalnej w wielu organizacjach panowała opinia, iż spotkań jest zbyt wiele i są one nieefektywne. Spotkania zdalne stają się więc jeszcze większym wyzwaniem:

1. Liczba uczestników 

Łatwiej zaprosić więcej osób, w związku z czym rzadziej zastanawiamy się, czy naprawdę każdy z uczestników jest niezbędny na danym spotkaniu.

2. Zasady spotkań

Choć często niepisane, zasady spotkań w biurze były pracownikom znane i przekazywane nowym osobom. Czy takie zasady zostały określone przy spotkaniach wirtualnych? Dobrą praktyką jest np. kończenie spotkań 5 min przed pełną godziną, żeby umożliwić pracownikom swobodne przeniesienie się na kolejne spotkanie.

3. Kamera

Podczas rozmowy wideo jesteśmy w stanie śledzić mimikę, mowę ciała i inne niewerbalne komunikaty rozmówcy, co ułatwi nam komunikację. Dodatkowo będziemy w stanie bardziej efektywnie uczestniczyć w spotkaniu.  Z drugiej strony, źle ustawiony obraz jest w stanie rozpraszać uczestników.

4. Dostępne narzędzia

Prowadzenie warsztatów w środowisku wirtualnym może być niemniej ciekawe, jeśli wykorzystamy do tego odpowiednia narzędzia. Na rynku istnieje wiele aplikacji, które mogą nam pomóc zaangażować pracowników i ułatwić im współpracę, jak np. Mural, czy Menti.

5. Struktura spotkania

Bardzo ważne jest prowadzenie spotkań w taki sposób, aby uczestnicy znali agendę i cel spotkania, a także czuli się zaangażowani w konwersację. Warto więc wraz z zaproszeniem przesłać plan spotkania wszystkim uczestnikom.

Wskaźniki efektywności w środowisku online

Innym aspektem stanowiącym wyzwanie jest monitorowanie efektywności pracowników i wizualizacje wskaźników. Skuteczny model pracy zdalnej Praca wirtualna wymaga przeglądu Kluczowych Wskaźników Efektywności (eng. KPI - Key Performance Indicators) stworzonych dla środowiska „fizycznego”. Istotne jest uzgodnienie konkretnych i transparentnych oczekiwań w zależności od stanowiska. Wskaźniki powinny być udostępniane pracownikom w formie dashboardów i wykorzystywane w inicjatywach optymalizacyjnych.

Bezpośrednio na maila

Bądź na bieżąco i subskrybuj newsletter EY 

Subskrybuj

Podsumowanie

Podczas podejmowania strategicznych decyzji związanych ze sposobem pracy w przyszłości, powinniśmy spojrzeć przez pryzmat długoterminowych celów. Warto zastanowić się, kiedy musimy być w biurze, dlaczego istnieje taka konieczność, na ile damy pracownikom wybór. Decyzje te powinny być dostosowane do zmieniających się potrzeb firmy, a przede wszystkim jej najważniejszego kapitału - pracowników. Jeśli chcemy uzyskać oczekiwaną efektywność, powinniśmy codziennie inwestować w ich dobre samopoczucie oraz motywację do pracy, ponieważ to właśnie kadra pracownicza pozostaje siłą napędową każdej organizacji.

Kontakt

Chcesz dowiedziec sie wiecej?

Skontaktuj sie z nami.

Informacje

Autorzy
Piotr Laube

EY Polska, Business Consulting, Senior Manager w Zespole Finance Transformation,

Ekspert w procesach typu „order to cash” i wdrożeniach Centrów Usług Wspólnych. Prywatnie miłośnik rugby, morza i Sopotu, gdzie mieszka od urodzenia.

Magda Białymazur-Michalak

EY Polska, Business Consulting, Supply Chain & Operations, Procurement, Manager

Ekspertka w zakresie projektów transformacji i zarządzania zakupami. Prywatnie pasjonatka dobrego jedzenia (najchętniej kuchni Dalekiego i Bliskiego Wschodu), książek, jogi oraz podróży.