Należyta staranność w łańcuchu dostaw – aktualizacja EUDR 

Regulacja wprowadza także zmiany w zakresie obowiązków dotyczących składania Oświadczeń o należytej staranności (DDS). Podmioty handlowe działające dalej w łańcuchu dostaw nie są już zobowiązane do składania własnych oświadczeń DDS, choć w określonych przypadkach pozostaje po ich stronie obowiązek przeprowadzenia odpowiedniej weryfikacji dostawców znajdujących się na wcześniejszych etapach łańcucha. Uległ zmianie również harmonogram dotyczący rozszerzenia załącznika I – nowe przepisy przewidują, że rozszerzony zakres zacznie obowiązywać nie wcześniej niż od 30 czerwca 2030 r., co stanowi znaczące odsunięcie wcześniejszego terminu planowanego na 2025 r. Jednocześnie z regulacji wyłączono produkty przemysłu poligraficznego, takie jak etykiety czy instrukcje użytkownika, które nie będą podlegały EUDR.

Nowelizacja przewiduje także uproszczony reżim dla mikro i małych przedsiębiorstw, obejmujący m.in. możliwość złożenia jednorazowego oświadczenia zamiast wielokrotnych zgłoszeń, a także uproszczenia w zakresie geolokalizacji, w sytuacji, gdy niezbędne dane znajdują się już w krajowych rejestrach. Dodatkowo Komisja Europejska zapowiedziała dalsze działania upraszczające, których szczegóły mają zostać przedstawione do 30 kwietnia 2026 r., co oznacza, że przedsiębiorstwa powinny spodziewać się kolejnych istotnych doprecyzowań i udogodnień w pierwszej połowie przyszłego roku.

Konsekwencje braku zgodności z EUDR – na co muszą uważać firmy?

Brak spełnienia wymogów EUDR może skutkować dla przedsiębiorstw poważnymi sankcjami zarówno finansowymi, jak i operacyjnymi. Wśród kluczowych konsekwencji znajdują się:

• Zatrzymanie produktów na granicy - produkty niespełniające wymogów należytej staranności mogą zostać zatrzymane podczas odprawy.
• Dotkliwe kary finansowe - państwa członkowskie UE mają obowiązek ustalić wysokość kar, przy czym maksymalna kara może wynosić co najmniej 4% rocznego obrotu w UE.
• Konfiskata towarów oraz przychodów - organy mogą przejąć zarówno niezgodne produkty, jak i przychody uzyskane z ich sprzedaży.
• Wykluczenie z zamówień publicznych - firmy mogą zostać tymczasowo wyłączone z udziału w przetargach oraz procedurach administracyjnych – nawet na okres 12 miesięcy.
• Zakazy handlowe - w przypadku poważnych naruszeń możliwe jest czasowe wprowadzenie zakazu importu dla określonych kategorii towarów.
• Odpowiedzialność osobista – zgodnie z art. 3 ust. 2 lit. p) oraz art. 5 ust. 2 lit. d) Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1203 z dnia 11 kwietnia 2024 r. w sprawie ochrony środowiska poprzez prawo karne i zastępująca dyrektywy 2008/99/WE i 2009/123/WE (Dz. U. UE. L. z 2024 r. poz. 1203 z późn. zm.) - która ma zostać transponowana do prawa krajowego do 21 maja 2026 r., w przypadku umyślnego naruszenia przepisów możliwe jest nawet orzeczenie kary pozbawienia wolności do pięciu lat.

Od czego zacząć? Kluczowe działania dla firm

Aby właściwie przygotować się do stosowania EUDR, przedsiębiorstwa powinny podjąć działania w trzech podstawowych obszarach. Po pierwsze, konieczne jest zbudowanie odpowiedniej struktury organizacyjnej oraz przypisanie ról związanych z realizacją wymogów regulacji. W praktyce może objąć to m.in. wyznaczenie osoby pełniącej funkcję EUDR Compliance Officera, ustanowienie komitetu odpowiedzialnego za nadzór nad projektem, a także zaplanowanie prac i zapewnienie udziału właściwych jednostek operacyjnych. Jasne zdefiniowanie odpowiedzialności jest kluczowe, ponieważ brak wyraźnego przyporządkowania ról prowadzi do znacznego spowolnienia prac wdrożeniowych i utrudnia sprawne zarządzanie projektem.

Drugim istotnym obszarem jest ocena wpływu regulacji oraz rozpoczęcie systematycznego gromadzenia danych. Wymaga to analizy informacji pochodzących m.in. z systemów ERP, dokumentacji celnej, danych z systemu Intrastat oraz dokumentów zakupowych i dostawczych. Rzetelne przeprowadzenie tego etapu jest niezbędne, ponieważ bez kompleksowej analizy danych nie jest możliwe ustalenie, które produkty podlegają regulacji ani jakie obowiązki wynikają dla firmy z EUDR. To właśnie na podstawie tych informacji można określić skalę ryzyk, zakres koniecznych działań oraz potrzeby inwestycyjne.

Trzecim kluczowym elementem przygotowań jest nawiązanie i utrzymanie systematycznego dialogu z dostawcami. Obejmuje to przede wszystkim dystrybucję kwestionariuszy, aktualizację klauzul umownych oraz organizację szkoleń mających na celu podniesienie poziomu zgodności w całym łańcuchu dostaw. Wymogi EUDR opierają się na pozyskaniu szczegółowych i wiarygodnych danych od dostawców, dlatego aktywna współpraca z nimi stanowi warunek konieczny do prawidłowego wykonania obowiązków należytej staranności i zapewnienia pełnej zgodności z regulacją.

Podsumowanie

EUDR wprowadza jedne z najbardziej wymagających obowiązków w historii regulacji środowiskowych UE. Ostatnie aktualizacje i uproszczenia mają na celu ułatwienie wdrożenia, jednak nie zmienia to faktu, że przygotowania powinny rozpocząć się jak najwcześniej. Firmy, które już teraz zidentyfikują ryzyka, usprawnią przepływ danych i zbudują odpowiednie struktury, zyskają przewagę i unikną kosztownych konsekwencji.

Jeśli potrzebujesz pomocy w ocenie zgodności, budowie planu wdrożenia lub współpracy z dostawcami – możemy przygotować dla Ciebie dedykowane wsparcie.

Współautorką tekstu jest Kinga Borzęcka-Krzak, Senior w Zespole Podatków Pośrednich.