Oświadczenia w zakresie podatku u źródła – nie należy składać ich za wcześnie

Nowa linia interpretacyjna Szefa KAS

W przywołanych interpretacjach Szef KAS jednoznacznie stwierdził, że oświadczenie WH-OSC może zostać skutecznie złożone dopiero po przekroczeniu limitu 2 mln zł.

Szef KAS odrzucił dotychczasową, akceptowaną wcześniej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, argumentację podatników, zgodnie z którą zwrot „nie później niż” użyty w art. 26 ust. 7c Ustawy o CIT daje prawo do wcześniejszego złożenia oświadczenia. W ocenie KAS, przepis ten określa jedynie termin graniczny, a nie dopuszcza składania oświadczeń przed przekroczeniem ustawowego limitu.

W konsekwencji oświadczenie złożone przed miesiącem, w którym faktycznie przekroczono limit, nie wywołuje skutków z art. 26 ust. 7a ustawy o CIT. Oznacza to, że płatnik mimo złożonego dokumentu pozostaje zobowiązany do poboru WHT według stawek ustawowych oraz – w razie braku poboru – może narazić się na odpowiedzialność z tytułu nieprawidłowego wykonania obowiązków płatnika.

Szef KAS podkreślił przy tym, że weryfikacja momentu przekroczenia limitu 2 mln zł ma charakter obiektywny i kwotowy – dopiero faktyczne osiągnięcie tego progu otwiera możliwość złożenia skutecznego oświadczenia. Intencje płatnika czy przewidywania dotyczące przyszłych wypłat pozostają bez znaczenia dla skutków podatkowych.

Konsekwencje dla płatników

Interpretacje te istotnie zawężają praktykę stosowania preferencji WHT. Wiele spółek dotychczas składało WH-OSC „z wyprzedzeniem”, chcąc uniknąć ryzyka opóźnienia lub błędów technicznych przy raportowaniu. Po najnowszych rozstrzygnięciach takie podejście może zostać uznane za nieskuteczne, a oświadczenia złożone zbyt wcześnie – za pozbawione mocy prawnej.

W praktyce oznacza to, że:

• dopiero po przekroczeniu limitu 2 mln zł płatnik może skutecznie złożyć WH-OSC i nie stosować mechanizmu pay and refund,
• oświadczenia złożone przedwcześnie nie chronią płatnika – konieczne może być złożenie nowego, prawidłowego oświadczenia lub korekta rozliczeń,
• w przypadku braku poboru podatku na podstawie oświadczenia uznanego za nieskuteczne, organ może zakwestionować rozliczenia oraz nałożyć sankcje wynikające z przepisów Ordynacji podatkowej i Kodeksu karnego skarbowego.

Jak ograniczyć ryzyko?

Nowe stanowisko Szefa KAS w praktyce wymaga od płatników większej precyzji w ustalaniu momentu przekroczenia limitu 2 mln zł i planowaniu terminu złożenia oświadczenia WH-OSC. Warto zatem zadbać o właściwe procedury monitorowania wypłat oraz o to, by proces przygotowania oświadczenia był spójny z rzeczywistym harmonogramem rozliczeń.

Dobrą praktyką może być również okresowy przegląd stosowanych procedur WHT oraz dokumentacji związanej z oświadczeniami, tak aby upewnić się, że sposób działania pozostaje zgodny z najnowszymi wytycznymi organów. W przypadku wątpliwości interpretacyjnych lub planowanych wypłat o znacznej wartości, warto rozważyć uzyskanie interpretacji indywidualnej lub opinii o stosowaniu preferencji.

Współautorem tekstu jest:
Kaja Lickiewicz, asystentka w w Zespole Podatków Międzynarodowych