Narzędzia rekrutacyjne – jak usprawnić pracę działu HR?

Jakie nowoczesne narzędzia rekrutacyjne warto wdrożyć?

Dzisiejsze metody rekrutacji pracowników oraz formy rekrutacji pracowników wykraczają poza tradycyjne ogłoszenia i ręczną weryfikację CV. Coraz więcej firm sięga po rozbudowane narzędzia rekrutacyjne i systemy automatyzujące najważniejsze etapy procesu.

• Systemy ATS (Applicant Tracking System), czyli narzędzie, które pozwala sprawnie przetwarzać aplikacje. ATS umożliwia m.in. publikowanie ofert w różnych miejscach. Można w nim również zarządzać bazą kandydatów, a także tworzyć raporty czy sortować CV według określonych kryteriów.
• Platformy do przeprowadzania testów. Niektóre systemy oferują moduły do tworzenia i przeprowadzania testów kompetencji branżowych. Tego rodzaju weryfikacja pozwala szybciej wyłapać osoby, które nie spełniają podstawowych wymagań.
• Aplikacje automatyzujące kontakt z kandydatami, czyli chatboty i zautomatyzowane powiadomienia mailowe, które minimalizują liczbę powtarzalnych zadań rekrutera. Dzięki temu kandydaci szybciej otrzymują potwierdzenia i odpowiedzi na podstawowe pytania, np. dotyczące zakresu obowiązków czy terminu rozmowy.

Nowoczesne narzędzia rekrutacji powinny być elastyczne i skalowalne. Mniejsze firmy mogą potrzebować zaledwie prostego oprogramowania do zarządzania CV, podczas gdy korporacje zazwyczaj interesują się rozbudowanymi ATS zintegrowane np. z systemem kadrowym czy CRM.

Automatyzacja procesów rekrutacyjnych – jakie narzędzia wspierają HR?

Usprawnienia w dziale HR koncentrują się wokół minimalizowania ręcznej pracy. Jakie narzędzie do rekrutacji przyspieszy selekcję kandydatów?

• Algorytmy AI automatycznie porównują treść życiorysu z wymaganiami stanowiska, co pozwala szybko zweryfikować CV i wskazać najbardziej obiecujące kandydatury.
• Zaawansowane raportowanie (zautomatyzowane) to usprawnienie systemowe, które polega na generowaniu raportów o liczbie rekrutacji w toku, liczbie nowych aplikacji czy stopniu dopasowania kandydatów.
• Obieg dokumentów online umożliwia zdalne podpisywanie umów bądź przesyłanie wypełnionych kwestionariuszy.

Jak wskazują dane Głównego Urzędu Statystycznego zawarte w raporcie: Społeczeństwo informacyjne w Polsce w 2024 r. ]1]: 5,9% przedsiębiorstw w Polsce deklaruje wykorzystywanie rozwiązań bazujących na sztucznej inteligencji. 1% pytanych przyznaje, że już AI pomaga im bezpośrednio w rekrutacji oraz zarządzaniu zasobami ludzkimi. Choć ten odsetek może wydawać się niewielki, stanowi jasny sygnał, że polskie firmy stopniowo przekonują się do automatyzacji w HR.

Co istotne, około 3,2% przedsiębiorstw, które jeszcze nie korzystają z AI, planuje wdrożenie takich rozwiązań w przyszłości. Jako problem wskazuje się braki kadrowe i niedostateczną wiedzę na ten temat.

Jak technologie pomagają skrócić czas rekrutacji?

Przy tradycyjnych metodach rekrutacji proces potrafi się przeciągać tygodniami. Pracodawca często ryzykuje utratę dobrego kandydata, który w międzyczasie zdecyduje się przyjąć inną ofertę. Podane poniżej nowoczesne narzędzia rekrutacyjne i rozwiązania znacznie skracają czas naboru.

• Wczesna selekcja przez testy online. Testy merytoryczne czy sprawdzające umiejętności miękkie pozwalają szybko wyeliminować osoby, które wyraźnie nie pasują do profilu. Rekruter otrzymuje z systemu sygnał o wyniku testu i może od razu zadecydować o zaproszeniu (bądź nie) na dalsze etapy.
• Automatyczne umawianie rozmów (czyli supernowoczesna „automatyczna sekretarka”). Dzięki zintegrowanemu kalendarzowi rekruter udostępnia wolne terminy w kalendarzu, a aplikant sam wybiera odpowiadający mu termin, co eliminuje liczne telefony czy wiadomości.
• Wideokonferencje. Pozwalają ocenić kandydata pod kątem sposobu komunikacji, motywacji oraz predyspozycji. Pracodawcy często decydują się na wideorozmowy jako pierwszy kontakt lub formę uzupełnienia testów kompetencyjnych. W ten sposób można uniknąć czasochłonnych dojazdów i dopasować się do kandydatów z różnych regionów kraju.
• Odciążenie zasobów zespołu. Chatboty mogą odpowiadać na pytania kandydatów, informować ich o statusie ich aplikacji i udzielać informacji o firmie w trybie 24/7, co zwiększa zaangażowanie kandydatów i odciąża pracowników z czasochłonnych oraz powtarzalnych czynności.

Więcej o automatyzacji dowiesz się z artykułu: Digital HR transformation, czyli cyfrowe innowacje w HR

Podsumowanie

Używanie automatyzacji i sztucznej inteligencji w rekrutacji przestaje być wyłącznie domeną największych korporacji. Skąd wynika ten trend? Po pierwsze, poprawia się dostępność narzędzi dla HR. Pojawiają się rozwiązania typu SaaS (Software as a Service), które można włączyć niemal od ręki. Po drugie, rynek pracy w Polsce staje się bardziej konkurencyjny i dlatego sprawna rekrutacja pozwala firmie przyciągnąć najlepszych specjalistów. Po trzecie, doświadczenia pokazują, że kandydaci doceniają szybkie odpowiedzi i transparentne etapy zatrudnienia.

Narzędzia rekrutacyjne, AI i procesy automatyzacji w obszarze HR nie oznaczają jedynie redukcji kosztów. Przede wszystkim pozwalają na budowanie bardziej przyjaznego, zorganizowanego i skutecznego procesu rekrutacji.