Zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025 r.

Umowa o pracę i umowa zlecenie

Jednym z głównych punktów nowych regulacji miał być wymóg zatrudniania cudzoziemców na podstawie umowy o pracę. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS) początkowo forsowało ten wymóg, mimo sprzeciwu ze strony organizacji pracodawców i branżowych. Ostatecznie, po licznych konsultacjach i poprawkach, rząd zdecydował się na złagodzenie tego wymogu, umożliwiając zatrudnianie cudzoziemców również na podstawie umów cywilnoprawnych.

W celu zapewnienia większej ochrony zagranicznych pracowników wprowadzono jednak kilka istotnych zmian. Wraz z wejściem w życie nowych przepisów wymogiem będzie zawarcie z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej. W obecnym stanie prawnym ten wymóg obowiązywał jedynie cudzoziemców, którzy wymagają uzyskania zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy. Jedyny wyjątek to powierzenie pracy polegającej na pełnieniu funkcji członka zarządu, reprezentanta spółki komandytowej, komandytowo-akcyjnej lub prokurenta. W tych przypadkach nie będzie wymogu zawarcia umowy w formie pisemnej.

Nowe regulacje nakładają dodatkowe obowiązki w związku z pisemnym zawieraniem umów. W razie zawarcia z cudzoziemcem umowy tylko w językuobcym, pracodawca będzie zobowiązany, aby uzyskać tłumaczenie przysięgłe dokumentu na język polski i przechowywać je przez cały okres zatrudnienia oraz przez kolejne dwa lata od końca roku kalendarzowego po ustaniu okresu zatrudnienia. Nadal będzie możliwe zawieranie umowy w wersji dwujęzycznej i w takim przypadku uzyskanie tłumaczenia nie będzie konieczne. Ponadto pracodawcy zostaną zobowiązani do przekazywania umów zawartych z cudzoziemcem do odpowiednich organów przed rozpoczęciem zatrudnienia poprzez system teleinformatyczny. Dotyczy to przypadków, w których podmiot uzyskał dla cudzoziemca zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu pracy. Do tej pory podmioty nie miały obowiązku udostępniania umów organom.

Uproszczone procedury legalizacji pracy

Nowe przepisy wprowadzają uproszczone procedury legalizacji pracy cudzoziemców. Dotychczasowe regulacje wymagały w większości przypadków przeprowadzenia badania lokalnego rynku pracy, w celu potwierdzenia, że w bazie osób bezrobotnych nie ma obywateli RP, którzy spełniają wymagania na dane stanowisko pracy.  Wprowadzane regulacje likwidują obowiązek testu rynku pracy w związku z czym uzyskanie zezwolenia na pracę będzie w większości przypadków znacznie uproszczone. Ograniczy to listę wymaganych dokumentów oraz czas wymagany na uzyskanie zezwolenia na pracę. Natomiast w miejsce procedury badania rynku pracy nowe przepisy przewidują, że powstanie lista zawodów deficytowych. W tych przypadkach urzędy nie będą mogły wydać zezwolenia na pracę w celu ochrony polskich pracowników.

Na zakres listy w poszczególnych powiatach ma mieć wpływ stopa bezrobocia oraz wzrost liczby osób objętych zwolnieniami grupowymi. Wprowadzenie listy zawodów chronionych jest odpowiedzią na nieefektywną procedurę badania lokalnego rynku pracy, ale również zmiany na  rynku oraz coraz częściej występujące zwolnienia grupowe.

W samym 2024 r. według statystyk GUS pracodawcy zgłosili ponad 37 tys. zwolnień grupowych, co jest najwyższym wynikiem od czasów pandemii. Rok 2025 kontynuuje ten negatywny trend, albowiem tylko w pierwszych dwóch miesiącach tego roku pracodawcy zgłosili zwolnienie ponad 14,5 tys. pracowników w całej Polsce. Nowe przepisy mają zatem uszczelnić system zatrudniania cudzoziemców oraz chronić polskich pracowników. Należy przy tym pamiętać, że cudzoziemcy również mogą być objęci zwolnieniami grupowymi, a nowe przepisy nie przewidują ochrony w tych przypadkach.

Zaostrzone sankcje

Nowe przepisy mają na celu uszczelnienie procedur zatrudniania cudzoziemców oraz dostosowanie regulacji do zmieniającej się sytuacji na rynku pracy. Za nieprzestrzeganie nowych przepisów dotyczących zatrudniania cudzoziemców w 2025 roku przewidziane są sankcje. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wskazuje, że sankcje za nielegalne zatrudnienie cudzoziemców oraz przekazywanie nieprawdziwych danych dotyczących zatrudnienia cudzoziemców zostaną zaostrzone. Wysokość kary grzywny będzie ustalana proporcjonalnie do liczby nielegalnie zatrudnionych pracowników. Zmienione przepisy podwyższają kary za nieprawidłowości w zatrudnianiu cudzoziemców do kwot od 3000 PLN do 50 000 PLN za każdorazowo wykryte naruszenie. Obecnie są to kwoty od 1000 PLN do 30 000 PLN łącznie za wszystkie wykryte uchybienia. Dodatkowo, firmy będą musiały dostosować swoje procedury do nowych zasad legalizacji pracy cudzoziemców, w tym składania odpowiednich oświadczeń i wniosków o zezwolenia. Pracodawcy, którzy nie spełnią tych wymogów, mogą ponieść konsekwencje w postaci grzywien oraz ryzyka utraty prawa do zatrudniania obcokrajowców.

Ustawa rozszerza również uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy i Straży Granicznej. Organy będą mogły przeprowadzić kontrole bez uprzedniej zapowiedzi. Obecnie musiały one uprzedzić podmiot o kontroli z przynajmniej 7-dniowym wyprzedzeniem

Cyfryzacja procedur

Nowe przepisy wprowadzają elektronizację procedur związanych z uzyskaniem zezwoleń na pracę. Cała procedura łącznie ze składaniem wniosków, wyjaśnień. odwołań oraz dokumentacji będzie się odbywała wyłącznie poprzez system teleinformatyczny. Następnym krokiem ma być częściowa elektronizacja procedur legalizacji pobytu. Wprowadzenie cyfryzacji procesu pobytu i pracy cudzoziemców oznacza, że wszystkie wnioski o zezwolenie na pobyt będą składane elektronicznie.

Aby umożliwić zatrudnienie cudzoziemca w Polsce w 2025 roku, pracodawcy muszą podjąć kilka kluczowych kroków. Pracodawca będzie musiał złożyć wniosek o zezwolenie na pracę lub rejestrację oświadczenia dla cudzoziemca za pośrednictwem dedykowanego systemu elektronicznego. Proces ten ma na celu skrócenie czasu oczekiwania na decyzję oraz zmniejszenie biurokracji. Pracodawca musi monitorować legalność pobytu i pracy cudzoziemca, w tym regularnie zgłaszać warunki pracy oraz wynagrodzenia do odpowiednich organów.

Przepisy wprowadzają również nowe obowiązki dla pracodawców, które mają być realizowane poprzez system teleinformatyczny. Pracodawca będzie zobowiązany do przekazania organom kopii podpisanej umowy zawartej z cudzoziemcem, przed rozpoczęciem pracy. Obowiązek dotyczy cudzoziemców, dla których uzyskano zezwolenie na pracę lub zarejestrowano oświadczenie o powierzeniu pracy. Omawiane przepisy dotyczą również zagranicznych spółek delegujących pracowników do Polski.

Ponadto podmiot, który zarejestrował oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy będzie musiał poinformować organ, iż cudzoziemiec nie podjął pracy lub zakończył ją przed datą określoną w oświadczenia. Dokument zostanie unieważniony z mocy praca.

Pracodawca musi zapewnić wynagrodzenie odpowiadające średnim stawkom w danym sektorze, aby zapobiec nieuczciwym praktykom płacowym. Firmy, które inwestują w programy integracyjne, takie jak kursy językowe czy szkolenia zawodowe, mogą otrzymać wsparcie finansowe od państwa.