Droga do e-Faktury – odcinek 3: Rozplanowanie prac w ramach projektu wdrożenia e-Faktur

Jaki jest cel projektu i jaki efekt firma chce osiągnąć?

Podstawowym celem projektu wdrożenia e-Faktur jest przygotowanie organizacji do sprawnego i poprawnego wystawiania faktur sprzedażowych, a także odbierania faktur zakupowych w ustrukturyzowanej formie elektronicznej. Aby cel ten można było uznać za faktycznie osiągnięty, obsługa e-Faktur musi oczywiście być prawidłowa pod kątem merytorycznym, spójna z celami biznesowymi, sprawnie działająca i niezawodna (pod kątem systemowym, narzędziowym, ale także procesowym) oraz bezpieczna dla firmy i jej interesariuszy (minimalizująca ryzyko biznesowe, karne oraz karno-skarbowe).

Wdrożenie e-Faktur może być również okazją do realizacji innych, równolegle realizowanych celów przedsiębiorstwa. Korzystanie w pełni z e-Faktur ustrukturyzowanych może zdecydowanie usprawnić obieg dokumentów.

Celem takiego projektu może być również usprawnienie procesów wewnętrznych, które związane są z procesami obiegu dokumentów czy prowadzeniem rozliczeń podatkowych. Jest to również okazja na przeprowadzenie weryfikacji procesów kontroli dokumentów funkcjonujących w organizacji, uaktualnienie procedur wewnętrznych realizowanych w ramach strategii podatkowej, weryfikację prawidłowości rozliczeń podatkowych, w tym samego sposobu wystawiania i prawidłowości wystawianych faktur. 

Jasne ustalenie i doprecyzowanie celu (czy będzie to osiągnięcie przywołanego celu „podstawowego” czy również innych celów, które miałyby być zrealizowane jednocześnie w ramach tego projektu) jest kluczowe, aby odpowiednio rozplanować zasoby wymagające zaangażowania (osoby/działy niezbędne do projektu po stronie firmy, wsparcie zewnętrzne – merytoryczne, IT i inne, środki finansowe), czas trwania projektu, jego harmonogram, zapewnienie odpowiedniego poziomu przetestowania wprowadzonych rozwiązań, czy choćby przeszkolenia pracowników w zakresie  nowych obowiązków oraz korzystania z wprowadzonych rozwiązań. 

Istotne jest również optymalne harmonogramowanie projektu, które - po przeprowadzeniu analizy biznesowej i systemowej - docelowo zapewni osiągnięcie zgodności z przepisami podatkowymi.

Od czego zacząć i jakie kolejne kroki wykonać, czyli ustalenie zakresu niezbędnych prac?

W zależności od ustalonego celu/celów projektu, zakres prac niezbędnych w jego ramach może znacząco się różnić. Dlatego jednym z pierwszych kroków, które warto podjąć, jest wstępna ocena na ile złożone i skomplikowane będzie wdrożenie nowego sposobu obsługi e-Faktur, tj.. 

• ile i jakich działów dotknie ta zmiana, 
• jaki jest wolumen transakcji dokumentowanych fakturami, a jaki zdarzeń niedokumentowanych fakturami, ale wpływających na rozliczenia VAT, ile jest typów dokumentów, 
• na ile zróżnicowana jest prowadzona działalność i proces wystawiania faktur, 
• z ilu i jakich systemów korzystamy na potrzeby wystawiania i przyjmowania faktur.

Istotne jest również: 

• jaka jest skala faktur korygujących, 
• jak często zdarzają się przypadki anulowania faktur, 
• jakie informacje zawarte są w załącznikach do faktur, 
• jakie kluczowe lub specyficzne ustalenia mamy z kontrahentami pod kątem treści zawartych na fakturach. 

Kluczowym elementem określającym trudność wdrożenia jest również ustalenie na ile szczegółowe, a także w jakim stopniu stosowane są w praktyce procedury wewnętrzne obiegu dokumentów i procedury prowadzenia rozliczeń podatkowych.

Analiza tego typu czynników może doprowadzić do wniosku, że projekt wdrożenia e-Faktur stanowi nie tylko istotną zmianę w zakresie sporządzania/otrzymywania dokumentów, ale jest złożonym tematem zarówno z podatkowego punktu widzenia, jak również biznesowego, technicznego i zarządczego. 

W przypadku projektów o dużej złożoności niejednokrotnie może się pojawiać konieczność wsparcia zewnętrznego np. punktowo, w zakresie: prawnym, podatkowym, merytorycznym, systemowym, IT lub holistycznie, poprzez zapewnienie pełnego wsparcia prawno-biznesowego, jak również elementu zarządzania projektem poprzez ustalenie roli Project Managera, zajmującego się całościowym zarządzaniem projektu w organizacji (niekiedy w postaci zewnętrznego wsparcia PMO). Dlatego na wstępnym etapie warto określić jakimi zasobami dysponujemy (zarówno finansowymi, jak i ludzkimi). Mając również na uwadze złożoność całego przedsięwzięcia, już na samym początku należy określić w jaki sposób zarządzać projektem, tak by jego przeprowadzenie poszło jak najsprawniej i jak najbardziej efektywnie.

Z pewnością zakres niezbędnych prac będzie musiał obejmować zagadnienia merytoryczne, tj. takie, które pozwolą osobom zaangażowanym w proces fakturowania zrozumieć e-Faktury (pod kątem przepisów, funkcjonalności oraz czytelności schemy w powiązaniu z organizacją która planuje wdrożyć narzędzie), przeanalizowanie procedur wewnętrznych oraz stosowanych systemów i określenie, w których obszarach wymagają one dostosowania do nowych wymogów oraz przeprowadzenie odpowiedniego mapowania danych pomiędzy schemą a gromadzonymi przez firmę informacjami dot. zawieranych transakcji. Zgromadzenie powyższych danych prowadzi do odpowiedzi na kluczowe pytanie, które z dostępnych narzędzi należy wybrać w celu zaspokojenia potrzeb biznesowych i które z nich pozwoli na sprawne i wydajne wystawianie e-Faktur.

Istotnym punktem w planie projektu powinno być również skonsultowanie się z kontrahentami w zakresie przejścia na e-Faktury i wypracowanie stosownych warunków w ramach danej relacji biznesowej.

Ile czasu zajmie realizacja całego projektu?

Czas trwania projektu może być bardzo zróżnicowany i zależny od wielu czynników.

Duże firmy, które mają wdrożone złożone systemy zarządzania ERP, kilka źródeł danych, dużą ilość dokumentów, zagraniczne zespoły IT, długi czas oczekiwania na wprowadzenie zmiany w systemie, ograniczone zasoby kadrowe, szerokie portfolio kontrahentów z niestandardowymi umowami itd., w większości mają już świadomość, że nawet kilkumiesięczny okres na przeprowadzenie takiego projektu może być zbyt krótki. W konsekwencji, nawet roczny horyzont czasu, zanim e-Faktury ustrukturyzowane będą obowiązkowe, staje się okresem, który trzeba dobrze rozplanować i wykorzystać.

Wiele firm ogranicza planowanie przejścia na proces e-Faktury do wyboru i implementacji narzędzia, które będzie komunikować się z KSeF i umożliwi wystawianie oraz odbieranie faktur w nowej formie. Mimo, iż proces wyboru i wdrożenia narzędzia może być czasochłonny, to należy pamiętać, że równie ważne i wymagające czasu może się okazać odpowiednie przygotowanie organizacji pod kątem merytorycznym, tj. zapoznanie się z wymogami schemy e-Faktury, analiza danych, które mają być w niej ujmowane, przegląd dokumentów pod kątem ich zawartości, analiza wpływu wprowadzanych zmian na procesy obiegu dokumentów, rozliczania VAT i odpowiednio na stosowane w spółce procedury wewnętrzne. Rekomendujemy, aby ten zakres prac został przeprowadzony w pierwszej kolejności, przed przejściem do etapu technicznej implementacji po stronie IT.

Warto zwrócić uwagę, że etap testów powinien zakończyć się odpowiednio wcześniej, przed momentem, gdy e-Faktury staną się obligatoryjne. W przeciwnym razie, jeżeli okaże się, że wybrane i wdrożone przez firmę rozwiązania wymagają poprawek i nie jest możliwe wystawianie ani odbieranie faktur w KSeF (a transakcje będą mogły być dokumentowane już tylko w ten sposób), to spowoduje całkowite zatrzymanie biznesu i zawierania transakcji (brak możliwości wystawiania faktur sprzedażowych oznaczać będzie zazwyczaj brak dokonania płatności, przez kontrahenta).

Kolejnym etapem, który powinien być uwzględniony w planowaniu projektu i znacząco może wpłynąć na harmonogram wdrożenia jest przeszkolenie pracowników w zakresie zmienionego zakresu obowiązków pod kątem systemowym, procesowym, a także biznesowym.

Jakie działy powinny wziąć udział w projekcie?

Projekt wdrożenia e-Faktur jest procesem, w którym podatnik powinien uwzględnić całościowo wszystkie obszary prowadzonego przez siebie biznesu. Podatnicy powinni odpowiedzieć na pytanie, czy dysponują odpowiednimi zasobami, czy też celowe jest skorzystanie z pomocy zewnętrznych dostawców. Do przeprowadzenia projektu wymagane jest połączenie wiedzy podatkowej, systemowej, IT oraz biznesowej, a połączenie wszystkich tych obszarów daje pewność powodzenia i skutecznej implementacji. Jednym z zadań projektowych będących przykładem wymaganej kooperacji jest analiza schemy oraz mapowanie pól z obecnych systemów do struktur zdefiniowanych przez regulatora.

Należy pamiętać, że poza zaangażowaniem ze strony działu podatków wymagane będzie zaangażowanie osób odpowiedzialnych za realizowanie działań operacyjnych, odpowiedzialnych za księgowanie faktur zakupu oraz sprzedaży. Częstą praktyką jest wystawianie faktur przez pracowników działów sprzedaży oraz zakupów, którzy będą musieli zmienić model swojego działania i obsługiwać nową formę fakturowania. Niezbędne może okazać się również dostosowanie procedury obiegu dokumentów w organizacji.

Konieczne może okazać się również zaangażowanie działów IT, specjalistów od systemów księgowo-rozliczeniowych, specjalistów systemów ERP oraz osób odpowiedzialnych za relacje z kontrahentami, szczególnie w momencie, gdy wymagane będzie wystawianie faktur na rzecz podmiotów zewnętrznych np. w procesie samo-fakturowania.  

Niezbędne jest również dostosowanie systemów informatycznych z zachowaniem zdolności operacyjnych do realizacji procesów biznesowych, aby mapowanie danych źródłowych do schemy e-Faktury uwzględniało wszystkie wymagane transakcje, jakie podatnik prowadzi w ramach swojej działalności. Analiza sposobu, w jaki dotychczas dokumentowane są operacje w systemie, powinna uwzględniać wszystkie przypadki tak, aby przy stosowaniu e-Faktur, podatnik był w stanie ująć narzędziem wszystkie wymagane dane. Jako przykład można podać mapowanie danych, w ramach którego należy mieć pewność, że nie zostały zignorowane pola dotyczące warunków płatności (które w ramach schemy są polami opcjonalnymi), nawet jeżeli dotychczasowy sposób fakturowania nie zakładał ich podawania na fakturze, tak ich brak uniemożliwi w przyszłości wystawienie faktury, a co za tym idzie może zaburzyć funkcjonujący system płatności u podatnika.

Nie można wykluczyć zaangażowania pracowników IT oraz konsultantów odpowiedzialnych za utrzymanie systemu po implementacji rozwiązania w związku z aktualizacjami i zmianami wymagań ze strony Ministerstwa Finansów.

Ważnym aspektem jest również uwzględnienie zmian na poziomie uprawnień użytkowników do systemu oraz zachowania bezpieczeństwa w zakresie dostępu do danych. Podatnik powinien uważnie rozważyć kto będzie posiadał uprawnienia do KSeF oraz w jaki sposób zapewnić by przekazywane do KSeF dane były bezpieczne i niedostępne dla osób nieuprawnionych.

Jak wybrać najbardziej optymalne rozwiązanie technologiczne?

Rozplanowanie prac jest również uzależnione od rozwiązania technologicznego, jakie firma planuje wdrożyć. Zastosowanie bardziej złożonego narzędzia może wpłynąć na czas trwania projektu, w tym na czas wymagany na implementację, testy, czy też szkolenia pracowników. Implementacja rozbudowanego narzędzia pozwoli jednak w przyszłości zminimalizować czas poświęcany na działania operacyjne związane z fakturowaniem.

Jaki budżet trzeba przewidzieć na projekt?

Zarówno tzw. timeline, jak i budżet mogą różnić się w zależności od poziomu złożoności projektu. Nie da się przewidzieć ogólnego budżetu wdrożenia, gdyż każde jest inne, a finalnie na całość składa się zbyt wiele czynników tj. narzędzie, czas, zaangażowanie zasobów wewnętrznych i zewnętrznych, testy itp. Niebagatelne znaczenie stanowi również czynnik ludzki, od którego zależy realizacja poszczególnych etapów, czas przeprowadzania testów i poziom absorpcyjności i adaptacji zmian na poziomie przeprowadzania szkoleń. Wiele z czynników nie da się również usystematyzować, założyć ani wycenić w początkowych fazach projektu. W przypadku chęci założeń ogólnego budżetu takich wdrożeń pochylić można się jedynie nad swego rodzaju estymacją, która w konfrontacji z realnie zdefiniowanym celem, założeniami, przewidywaniami, a przede wszystkim skalą i złożonością wdrożenia, może się okazać zwodnicza. 

W celu prawidłowego i sprawnego przygotowania firmy do wystawiania i odbierania e-faktur z KSeF polecamy wsparcie naszych specjalistów w następujących opcjach: