Ustawa o sygnalistach. Czy wprowadzi obowiązek rozpatrywania zgłoszeń anonimowych?

Z perspektywy sygnalisty i przedsiębiorcy należy wyróżnić dwie szczególnie istotne propozycje zmian zgłoszone w ramach opiniowania projektu ustawy. Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej (dalej „MFiPR”) wnioskuje o obligatoryjne rozpatrywanie zgłoszeń anonimowych, a także zwraca uwagę na regulacje dotyczące preferencji dla zgłoszeń wewnętrznych [2].
 

Zgłoszenia wewnętrzne, a zgłoszenia zewnętrzne
 

W  Serwisie Audytorów Śledczych EY Polska publikowaliśmy podsumowanie raportu „Report to the Nations” autorstwa ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) [3]. Zgodnie z raportem oszustwa na szkodę firm w naszym regionie były najczęściej wykrywane dzięki zgłoszeniu nieprawidłowości. W ten sposób firmy wykryły oszustwo w 51% przypadków. Aż 45% zgłoszeń pochodziło od pracowników, na kolejnych miejscach były zgłoszenia od klientów - 26% oraz od kontrahentów - 11%.
 

Również MFiPR odniosło się do kwestii zgłoszeń wewnętrznych powołując się na art. 7 ust 2 dyrektywy, zgodnie z którym „państwa członkowskie zachęcają do zgłaszania za pośrednictwem wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń przed dokonaniem zgłoszenia za pośrednictwem zewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń (…)”. Ministerstwo podkreśla, iż zgłaszanie wewnętrzne nieprawidłowości powinno być preferowanym sposobem postępowania, umożliwiając szybkie działania korygujące. Zgłoszenia zewnętrzne powinny ograniczać się do specjalnych sytuacji, na przykład gdy zgłoszenie wewnętrzne nie przyniosło rezultatów lub gdy istnieje obawa przed odwetem w organizacji.
 

Podsumowując, dane empiryczne wskazują na istotną rolę zgłoszeń wewnętrznych w organizacji. W efekcie, zgłoszenia wewnętrzne stanowią nie tylko skuteczne narzędzie wykrywania działań niepożądanych, ale także kluczowy mechanizm obniżający ryzyko w przedsiębiorstwie oraz ograniczający potrzebę korzystania ze zgłoszeń zewnętrznych.
 

Zgłoszenia anonimowe
 

„Postulujemy, aby w treści ustawy wprowadzić wyraźny przepis nakazujący podmiotom oraz organom publicznym rozpatrywanie zgłoszeń anonimowych.” – taką rekomendację zamieściło MFiPR. Ministerstwo przytacza argumenty potwierdzające tezę, iż umożliwienie dokonywania zgłoszeń anonimowych daje jasny przekaz sygnalistom, że nie jest istotne, kto sygnalizuje, tylko sam fakt wskazywania na możliwość występowania działań niepożądanych. Wartość zgłoszeń anonimowych została przedstawiona m.in. na przykładzie „EU Sanctions Whistleblower Tool” wprowadzonego przez Komisję Europejską służącego do anonimowego zgłaszania naruszeń sankcji na Rosję lub Białoruś. Mechanizm przyjęty przez Komisję zakłada, że jeżeli w zgłoszeniu znajdą się jakiekolwiek informacje identyfikujące sygnalistę, zostaną one usunięte przez Komisję, zanim szczegóły zgłoszonego przypadku naruszenia sankcji zostaną udostępnione stronom trzecim w celu zbadania. Jeżeli pomimo usunięcia wszelkich danych osobowych nie można zagwarantować anonimowości sygnalisty, a sygnalista nie zgodził się na ujawnienie swojej tożsamości, zgłoszenie nie zostanie udostępnione.  Przyjęte rozwiązanie zapewnia sygnaliście pełną ochronę anonimowości, co efektywnie minimalizuje obawy potencjalnego sygnalisty [4].
 

Jak wskazywaliśmy w artykule pt. „Anonimowe zgłoszenia od sygnalistów” [5] opublikowanym w ramach cyklu „Ochrona sygnalistów w praktyce” istnieje ryzyko wystąpienia blokady przed zgłoszeniami nie anonimowymi. Zgodnie z wynikami Światowego Badania Uczciwości w Biznesie przeprowadzonego przez EY w 2022 r., 42% pracowników na stanowiskach niższego szczebla wyraża obawy przed konsekwencjami czy działaniami odwetowymi w przypadku ujawnienia nieprawidłowości w miejscu pracy. W Polsce, jak i na całym świecie, co trzeci respondent (32% w Polsce, 30% na arenie międzynarodowej) posiadał pewne podejrzenia, ale ostatecznie nie zdecydował się na zgłoszenie, a 50% respondentów z Polski i 49% na globalnie czuło nacisk, aby nie zgłaszać tych kwestii. Wskazane zostały również wyniki badania przeprowadzonego przez Fundację Stefana Batorego w 2019 r. „Gnębieni, podziwiani i… zasługujący na ochronę. Polacy o sygnalistach” [6] wskazujące, że 36% uczestników badania postrzega obawę przed oskarżeniem o donosicielstwo jako główną przeszkodę w zgłaszaniu nieprawidłowości. Biorąc pod uwagę tę sytuację, umożliwienie efektywnego anonimowego zgłaszania naruszeń może być rozwiązaniem, które odpowiada na potrzeby potencjalnych sygnalistów.  
 

Wszystko wskazuje na to, że kwestia obligatoryjnego wprowadzenia zgłoszeń anonimowych wciąż stanowi przedmiot dyskusji, a jego znaczenie w perspektywie sygnalisty i przedsiębiorstwa jest podkreślane co raz częściej. O tym czy projektodawca zdecyduje się nakazać przedsiębiorcom wprowadzenia mechanizmów zgłoszeń anonimowych będziemy informować Państwa na bieżąco.