Zapewnienie realizacji podwyżek w segmencie wynagrodzeń nie jest prostym zadaniem. W praktyce, budżet na wynagrodzenia jest już maksymalnie wykorzystany a zbliżający się koniec roku nierzadko wiąże się z perspektywą większych obciążeń dla pracodawców. Firmy i pracodawców czekają coroczne zmiany w podstawie wymiaru składek (minimalnej, jak również w zakresie ograniczenia wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe) oraz zwiększenie wynagrodzenia minimalnego do poziomu 3600 zł już w połowie 2023 r. Rosnące koszty działalności, inflacja i dodatkowe obciążenia fiskalne powodują, że pracodawcy często zadają pytania: czy fundusz wynagrodzeń może ulec zwiększeniu? A jeśli tak, w jaki sposób można to osiągnąć?
Identyfikacja nieefektywności receptą na oszczędności
Jednym z najlepszych sposobów na pozyskanie dodatkowych środków, które mogłyby zostać przeznaczone na zwiększenie wynagrodzeń stanowi dokładna analiza strony kosztowej działalności firmy. W obszarze tym można potencjalnie odnaleźć oszczędności, które mogłyby zostać przeznaczone na podwyżki dla pracowników.
Poszukując oszczędności warto zwrócić uwagę na takie obszary jak koszty PFRON. Pracodawcy często przywiązują mniejszą wagę do wpłat na PFRON, natomiast warto zauważyć, iż z punktu widzenia kosztów mają one podwójny wpływ: oprócz konieczności poniesienia tego wydatku, nie stanowią one również kosztu podatkowego (wydatków tych nie odliczymy kalkulując zobowiązanie podatkowe). Warto zwrócić uwagę, że obowiązkowa comiesięczna składka w firmach dynamicznie się rozwijających powoduje, że zobowiązania wobec funduszu często wzrastają. Organizacje zatrudniające osoby z niepełnosprawnością, mogą zmniejszyć swoje zobowiązania a tym samym osiągnąć dodatkowe oszczędności.
Innym sposobem na zidentyfikowanie nieefektywności kosztowej może być weryfikacja składki wypadkowej, w szczególności pod kątem powstania ewentualnych nadpłat z tytułu tej składki. Nie wszyscy pracodawcy mają świadomość, że istnieje możliwość weryfikacji historycznych rozliczeń i możliwość odzyskania ewentualnych nadpłat.
Jak efektywnie przekazywać świadczenia pracownikom?
Warto zwrócić także uwagę na obowiązujące przepisy umożliwiające pracodawcom bardziej korzystne rozliczenie przekazywanych świadczeń dla pracowników, tj. bez PIT i ZUS, w tym w szczególności bez części ZUS finansowanej przez pracodawcę.
Przykładem może być możliwość przekazywania świadczeń pracownikom pracującym zdalnie. Jeszcze przez 5 miesięcy można stosować regulacje, na podstawie których świadczenia dla pracowników w związku z pracą zdalną mogą być bez PIT/ZUS.
Więcej na ten temat pisaliśmy w artykule pt. "Praca zdalna i świadczenia dla pracowników a rozliczenie PIT i ZUS".
Pracodawcy do dyspozycji mają również ZFŚS i wypłacane z niego świadczenia. W związku z ogłoszeniem stanu epidemii COVID-19 ustawodawca podniósł z 1000 zł do 2000 zł kwotę wyłączenia z opodatkowania dotyczącego wartości otrzymanych świadczeń.
Kolejnym przykładem na zdiagnozowanie potencjalnych oszczędności mogą stanowić tzw. „świadczenia za złotówkę”. Firmy nie muszą odprowadzać składek od kosztów opłacanych za pracowników świadczeń, jeżeli spełnią warunki wyłączenia z oskładkowania wskazane w rozporządzeniu regulującym szczegółowe zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, do podstawy wymiaru składek nie zalicza się korzyści materialnych wynikających z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegających na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji.
Z praktycznego punktu widzenia preferencja ta oznacza, że wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne będzie podlegała wartość różnicy pomiędzy ceną nabycia usługi, a ponoszoną przez pracownika odpłatnością. Rozwiązanie to może okazać się szczególnie atrakcyjne dla firm zatrudniających wielu pracowników.
Na powyższych przykładach można zauważyć, że pomimo trudnej sytuacji ekonomiczno-gospodarczej firmy mogą identyfikować potencjalne źródła oszczędności i efektywności w obszarze wynagrodzeń. W procesie weryfikacji może pomóc audyt rozliczeń. Rozwiązanie to służy identyfikacji obszarów do poprawy efektywności kosztowej. Wykonując takie symulacje w ramach audytu rozliczeń, firmy zyskają pewność, że środki „nie uciekają”, a mogą zostać przeznaczone na inwestowanie w pracowników.
Podsumowanie
Obowiązujące przepisy umożliwiają pracodawcom zwiększenie efektywności kosztowej firmy. Proces takiej weryfikacji nie należy do najprostszych zadań. Nie zawsze wiadomo, w jakim obszarze poszukiwać potencjalnych oszczędności. Pomóc w tym procesie może audyt rozliczeń. Zaoszczędzone w ten sposób środki pracodawca można przeznaczyć na wzrost funduszu wynagrodzeń i w ten sposób zmotywować pracowników do pozostania w pracy.
